Чому потрібно мати штатний розпис у 2026 році: судова практика та ризики для роботодавця

Штатний розпис має реальне юридичне значення і залишається ключовим документом у трудових правовідносинах, навіть за відсутності прямої вимоги КЗпП. Саме він підтверджує законність прийому на роботу, зміну істотних умов праці, рівень оплати та підстави для скорочення персоналу. Судова практика Верховного Суду послідовно доводить: без належно оформленого штатного розпису роботодавцю складно обґрунтувати свої рішення та захистити їх під час перевірок і трудових спорів

3

30


Штатний розпис – це не просто формальність. Він має конкретне юридичне значення і часто є доказом при перевірках та вирішенні трудових спорів.


Чому потрібно мати штатний розпис


1. Підстава для прийому на роботу


Наявність вакантної посади в штатному розписі є передумовою для прийняття нового працівника. Кадрова служба добирає персонал саме на вакантні посади, передбачені штатним розписом. Якщо потрібної посади у штатному розписі немає, роботодавець спершу вносити зміни до розпису (створює нову посаду), і лише потім оформлює прийняття на роботу. Таким чином, штатний розпис формалізує структуру і не дозволяє «довільно» створювати посади без відповідного рішення керівника.


2. Доказ у спорах про зміну істотних умов праці та оплати


Зміна структури підприємства часто тягне за собою зміну істотних умов праці для працівників (ст. 32 Кодексу законів про працю України, далі – КЗпП). Наприклад, зміну посадових обов'язків, перейменування посади або зменшення окладу. У таких справах суди також звертаються до штатного розпису: перевіряють, чи відбулися відповідні зміни у «штатці» (чи змінено назву посади, її категорію, розмір посадового окладу тощо).


Верховний Суд в Постанові від 24.01.2024 року у справі №758/8646/20 встановив, що працівника перевели на іншу посаду з меншим окладом саме через введення нової організаційної структури та відповідні зміни у штатному розписі. Водночас у наказі про звільнення було зазначено іншу підставу – відмову від зміни умов оплати праці, встановлених внутрішнім актом (без прив'язки до штатного розпису). Це дало суду підстави критично оцінити дії роботодавця. Таким чином, будь-яке коригування посад чи окладів має бути закріплене у штатному розписі, інакше роботодавцю важко довести законність таких змін.


3. Документальне підтвердження при звільненні за скороченням


Однією з найпоширеніших підстав звільнення є скорочення штату або чисельності (п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП). У таких спорах суди обов'язково перевіряють, чи справді відбулися зміни в організації виробництва і праці – зокрема, чи було фактично скорочено посади чи кількість працівників, чи змінилась структура тощо.


Верховний Суд у постановах від 18.08.2021 №659/51/20, від 02.10.2019 №127/1778/18, від 04.03.2021 №753/11171/19, від 31.03.2021 №554/3264/18 неодноразово наголошував, що у справах про вивільнення суди мають здійснювати порівняння штатних розписів:

для встановлення реальних змін в організації виробництва і праці; для встановлення реального скорочення чисельності або штату працівників; для встановлення вакантних посад на момент попередження працівника про вивільнення та на момент його звільнення.

4. Повернення до штатного розпису посади, яку було скорочено


У разі прийняття судом рішення про визнання незаконним звільнення за скороченням та поновлення на роботі повернення посади (поновлення на посаді) відбувається:


  1. або введенням посади скороченого працівника шляхом внесення змін у штатний розпис та поновлення працівника на раніше займаній посаді, тобто видати наказ про внесення змін на підставі рішення суду,
  2. або шляхом поновлення на рівнозначній посаді (яка є в штатному розписі).


Про це неодноразово писав Верховний Суд у Постановах від 21.05.2025 року по справі №357/2597/22, №947/25509/21, №947/9470/21, №947/1843/21.


Джерело: Трудові нотатки Ганни Лисенко


Читайте більше:


Штатний розпис 2026: розробка та складання

Чи потрібен штатний розпис без Господарського кодексу: аналіз адвокатки з трудових спорів

КЗпП буде регулювати штатний розпис підприємств: законопроєкт №14343

Штатний розпис: Мінекономіки пояснило, чому він є обов’язковим

Ідеальний штатний розпис: поради адвокатки з трудового права

Як правильно внести зміни до штатного розпису та не порушити трудове законодавство: поради від адвокатки


Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
3

30

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

3

2

1

1387

3

3

2

27

3

15

2

38

2

2818

3

13816

2

2532

2

26

3

34

4

1133

2

55

2

1140

3

155

3

2223

3

379

3

24

2

216