
Штатний розпис – це не просто формальність. Він має конкретне юридичне значення і часто є доказом при перевірках та вирішенні трудових спорів.
Чому потрібно мати штатний розпис
1. Підстава для прийому на роботу
Наявність вакантної посади в штатному розписі є передумовою для прийняття нового працівника. Кадрова служба добирає персонал саме на вакантні посади, передбачені штатним розписом. Якщо потрібної посади у штатному розписі немає, роботодавець спершу вносити зміни до розпису (створює нову посаду), і лише потім оформлює прийняття на роботу. Таким чином, штатний розпис формалізує структуру і не дозволяє «довільно» створювати посади без відповідного рішення керівника.
2. Доказ у спорах про зміну істотних умов праці та оплати
Зміна структури підприємства часто тягне за собою зміну істотних умов праці для працівників (ст. 32 Кодексу законів про працю України, далі – КЗпП). Наприклад, зміну посадових обов'язків, перейменування посади або зменшення окладу. У таких справах суди також звертаються до штатного розпису: перевіряють, чи відбулися відповідні зміни у «штатці» (чи змінено назву посади, її категорію, розмір посадового окладу тощо).
Верховний Суд в Постанові від 24.01.2024 року у справі №758/8646/20 встановив, що працівника перевели на іншу посаду з меншим окладом саме через введення нової організаційної структури та відповідні зміни у штатному розписі. Водночас у наказі про звільнення було зазначено іншу підставу – відмову від зміни умов оплати праці, встановлених внутрішнім актом (без прив'язки до штатного розпису). Це дало суду підстави критично оцінити дії роботодавця. Таким чином, будь-яке коригування посад чи окладів має бути закріплене у штатному розписі, інакше роботодавцю важко довести законність таких змін.
3. Документальне підтвердження при звільненні за скороченням
Однією з найпоширеніших підстав звільнення є скорочення штату або чисельності (п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП). У таких спорах суди обов'язково перевіряють, чи справді відбулися зміни в організації виробництва і праці – зокрема, чи було фактично скорочено посади чи кількість працівників, чи змінилась структура тощо.
Верховний Суд у постановах від 18.08.2021 №659/51/20, від 02.10.2019 №127/1778/18, від 04.03.2021 №753/11171/19, від 31.03.2021 №554/3264/18 неодноразово наголошував, що у справах про вивільнення суди мають здійснювати порівняння штатних розписів:
для встановлення реальних змін в організації виробництва і праці; для встановлення реального скорочення чисельності або штату працівників; для встановлення вакантних посад на момент попередження працівника про вивільнення та на момент його звільнення.
4. Повернення до штатного розпису посади, яку було скорочено
У разі прийняття судом рішення про визнання незаконним звільнення за скороченням та поновлення на роботі повернення посади (поновлення на посаді) відбувається:
- або введенням посади скороченого працівника шляхом внесення змін у штатний розпис та поновлення працівника на раніше займаній посаді, тобто видати наказ про внесення змін на підставі рішення суду,
- або шляхом поновлення на рівнозначній посаді (яка є в штатному розписі).
Про це неодноразово писав Верховний Суд у Постановах від 21.05.2025 року по справі №357/2597/22, №947/25509/21, №947/9470/21, №947/1843/21.
Джерело: Трудові нотатки Ганни Лисенко
Читайте більше:
Штатний розпис 2026: розробка та складання
Чи потрібен штатний розпис без Господарського кодексу: аналіз адвокатки з трудових спорів
КЗпП буде регулювати штатний розпис підприємств: законопроєкт №14343
Штатний розпис: Мінекономіки пояснило, чому він є обов’язковим
Ідеальний штатний розпис: поради адвокатки з трудового права



















