Заряджайте знання – оформлюйте передплату і отримуйте павербанк🎁

Особливості формування особової справи працівника-іноземця та вимоги до легалізації документів педпрацівника у 2026 році

Яка специфіка формування особової справи іноземця? Які документи мають бути нотаріально перекладені/апостильовані? Цікавлять перш за все педпрацівники

3

7

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Законодавство не містить жодних спеціальних вимог щодо ведення особової справи працівника-іноземця. Формування та ведення особової справи здійснюється за загальними правилами діловодства.


При формуванні особової справи необхідно керуватися п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5.


В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення). До складу особової справи вносяться:


  1. заява про прийняття на роботу;
  2. письмовий трудовий договір (контракт);
  3. копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу;
  4. особовий листок з обліку кадрів та доповнення до нього;
  5. автобіографія;
  6. копія паспорта (або іншого документа, що посвідчує особу іноземця, з нотаріально засвідченим перекладом українською мовою);
  7. копія облікової картки платника податків (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера та мають відповідну відмітку у паспорті);
  8. копія військового квитка (за наявності);
  9. копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
  10. заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних;
  11. копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво;
  12. копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності);
  13. копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові);
  14. характеристики;
  15. копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання);
  16. документи з атестації;
  17. заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи.


Легалізація документів про освіту та нотаріальний переклад


Для педагогічних працівників наявність відповідної освіти є обов'язковою кваліфікаційною вимогою. Документи про освіту, видані навчальними закладами іноземних держав, підлягають обов’язковій процедурі визнання (нострифікації) та легалізації в Україні.


Визнання іноземних документів про освіту здійснюється відповідно до Порядку визнання здобутих в іноземних закладах вищої освіти ступенів вищої освіти, затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України від 05.05.2015 №504.


Вимоги до легалізації та перекладу документів іноземця:


  1. Апостиль або консульська легалізація: документи про освіту та паспортні документи повинні мати штамп «Apostille» (для країн-учасниць Гаазької конвенції 1961 року) або пройти процедуру консульської легалізації (якщо між Україною та країною видачі немає міжнародного договору про скасування легалізації).
  2. Нотаріальний переклад: паспортний документ іноземця, а також іноземний диплом разом із додатком підлягають обов'язковому перекладу українською мовою з нотаріальним засвідченням справжності підпису перекладача.
  3. Свідоцтво про визнання (нострифікація): підтвердженням права педагогічного працівника обіймати відповідну посаду в Україні є Свідоцтво про визнання іноземного документа про освіту, видане Міністерством освіти і науки України (або закладом вищої освіти в межах установленого порядку). Копія цього свідоцтва додається до особової справи.


Обов'язкові умови працевлаштування іноземця


При укладанні трудового договору з іноземним громадянином роботодавець повинен суворо дотримуватися вимог ст. 42 Закону України від 05.07.2012 №5067-VI «Про зайнятість населення» та попередньо отримати дозвіл на застосування праці іноземців та осіб без громадянства в регіональному центрі зайнятості (за винятком випадків, передбачених законом, зокрема для іноземців, які мають посвідку на постійне проживання в Україні). Копія такого дозволу або посвідки також долучається до матеріалів особової справи.


Читайте більше:


Іноземцям можуть спростити працевлаштування в Україні: зареєстровано законопроєкт №16073

Працевлаштування іноземців можуть перевести в цифровий формат через «Дію»

Робота іноземців в Україні: 90-денний строк, електронне подання договору та ризики для роботодавця

Прийняття на роботу іноземця: дозвіл, заробітна плата, звітування

Працевлаштування іноземців: які вимоги до оплати праці діють зараз

Як подати документи на дозвіл працевлаштування іноземця: важливі нюанси

Що має надати іноземець при прийомі на роботу в українське ТОВ

Чи можуть іноземці звертатися до Служби зайнятості

3

7

2

6

2

40

9

2

246

4

977

4

272

3

17

3

17

2

10

2

10

2

13

2

15

2

11

2

14

2

19

Податковий розрахунок: скільки зберігати, чи друкувати та як оформити архів

Експерт детально розібрав, як зміни до правил діловодства, запроваджені наказом Мін’юсту №667/5, вплинули на порядок зберігання персоніфікованих відомостей про заробітну плату працівників. У статті пояснено, які саме документи необхідно включати до відповідної справи, скільки їх зберігати та чому для об’єднаної звітності застосовується строк у 75 років. Окрему увагу приділено формату зберігання: чи достатньо електронних документів, коли обов’язково створювати паперові копії та як правильно організувати комбінований архів. Ви знайдете практичні рекомендації щодо формування паперових справ, структури електронного архіву, зберігання квитанцій ДПС і підготовки документів до перевірок або передачі в архів

відео прев’ю для Податковий розрахунок: скільки зберігати, чи друкувати та як оформити архів
10

2917

4

23

2

16

2

35