
Працевлаштування, переведення
05.10.2026
Особливості формування особової справи працівника-іноземця та вимоги до легалізації документів педпрацівника у 2026 році
Яка специфіка формування особової справи іноземця? Які документи мають бути нотаріально перекладені/апостильовані? Цікавлять перш за все педпрацівники

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Законодавство не містить жодних спеціальних вимог щодо ведення особової справи працівника-іноземця. Формування та ведення особової справи здійснюється за загальними правилами діловодства.
При формуванні особової справи необхідно керуватися п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5.
В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення). До складу особової справи вносяться:
- заява про прийняття на роботу;
- письмовий трудовий договір (контракт);
- копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу;
- особовий листок з обліку кадрів та доповнення до нього;
- автобіографія;
- копія паспорта (або іншого документа, що посвідчує особу іноземця, з нотаріально засвідченим перекладом українською мовою);
- копія облікової картки платника податків (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера та мають відповідну відмітку у паспорті);
- копія військового квитка (за наявності);
- копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
- заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних;
- копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво;
- копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності);
- копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові);
- характеристики;
- копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання);
- документи з атестації;
- заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи.
Легалізація документів про освіту та нотаріальний переклад
Для педагогічних працівників наявність відповідної освіти є обов'язковою кваліфікаційною вимогою. Документи про освіту, видані навчальними закладами іноземних держав, підлягають обов’язковій процедурі визнання (нострифікації) та легалізації в Україні.
Визнання іноземних документів про освіту здійснюється відповідно до Порядку визнання здобутих в іноземних закладах вищої освіти ступенів вищої освіти, затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України від 05.05.2015 №504.
Вимоги до легалізації та перекладу документів іноземця:
- Апостиль або консульська легалізація: документи про освіту та паспортні документи повинні мати штамп «Apostille» (для країн-учасниць Гаазької конвенції 1961 року) або пройти процедуру консульської легалізації (якщо між Україною та країною видачі немає міжнародного договору про скасування легалізації).
- Нотаріальний переклад: паспортний документ іноземця, а також іноземний диплом разом із додатком підлягають обов'язковому перекладу українською мовою з нотаріальним засвідченням справжності підпису перекладача.
- Свідоцтво про визнання (нострифікація): підтвердженням права педагогічного працівника обіймати відповідну посаду в Україні є Свідоцтво про визнання іноземного документа про освіту, видане Міністерством освіти і науки України (або закладом вищої освіти в межах установленого порядку). Копія цього свідоцтва додається до особової справи.
Обов'язкові умови працевлаштування іноземця
При укладанні трудового договору з іноземним громадянином роботодавець повинен суворо дотримуватися вимог ст. 42 Закону України від 05.07.2012 №5067-VI «Про зайнятість населення» та попередньо отримати дозвіл на застосування праці іноземців та осіб без громадянства в регіональному центрі зайнятості (за винятком випадків, передбачених законом, зокрема для іноземців, які мають посвідку на постійне проживання в Україні). Копія такого дозволу або посвідки також долучається до матеріалів особової справи.
Читайте більше:
Іноземцям можуть спростити працевлаштування в Україні: зареєстровано законопроєкт №16073
Працевлаштування іноземців можуть перевести в цифровий формат через «Дію»
Робота іноземців в Україні: 90-денний строк, електронне подання договору та ризики для роботодавця
Прийняття на роботу іноземця: дозвіл, заробітна плата, звітування
Працевлаштування іноземців: які вимоги до оплати праці діють зараз
Як подати документи на дозвіл працевлаштування іноземця: важливі нюанси
Що має надати іноземець при прийомі на роботу в українське ТОВ
Заробітна плата
05.10.2026
Оплата праці вчителя англійської у дитсадку у 2026 році: зарплата та вимоги
Який тарифний розряд встановити вчителю англійської мови у закладі дошкільної освіти, якщо рівень володіння мовою – В2, а педагогічного стажу немає? Розбираємо, які вимоги до освіти та професійної кваліфікації діють і як відсутність фахової освіти впливає на можливість призначення та оплату праці

Податкова та фінзвітність
05.10.2026
Квитанції №1 і №2 з різними датами: яка дата вважається датою подання документа
Квитанції №1 і №2 можуть мати різні дати. Пояснюємо, у який строк формується Квитанція №2, яка дата вважається датою прийняття документа та що робити, якщо контролюючий орган затримав квитанцію

Податкова та фінзвітність
05.10.2026
Звіт подали вчасно, а ДПС нарахувала штраф через збій: що робити платнику
Через технічний збій ДПС у вересні 2026 року платники отримували повідомлення «Нецілісний пакет» навіть за правильно сформованої звітності. Пояснюємо, як довести своєчасність подання, заперечити акт перевірки та оскаржити штраф

ФОП
05.10.2026
Як ФОП правильно оформити довіреність: роз'яснення ДПС
Фізична особа – підприємець може доручити іншій особі представляти свої інтереси, у тому числі у взаємовідносинах із податковими органами. Проте для цього необхідно правильно оформити довіреність. ДПС нагадує, у яких випадках документ має бути нотаріально посвідчений та які вимоги Цивільного кодексу слід врахувати

Самозайняті особи
05.10.2026
Як змінити, чи додати вид діяльності фізособі – незалежнику у 2026 році
Податківці розповіли, як заповнюються поля 4 «Основний вид діяльності за КВЕД» та 4а «Другорядні види діяльності за КВЕД» заяви за ф. №5-ОПП з позначкою «Зміни», якщо фізична особа яка провадить незалежну професійну діяльність додає або вилучає види діяльності

ПДФО
05.10.2026
Як розрахувати податкову знижку у зв’язку з переобладнанням авто у 2026 році
Фізичні особи можуть скористатися правом на податкову знижку за витратами, пов’язаними з переобладнанням транспортного засобу, подавши документи до 31 грудня 2026 року. Як розрахувати таку знижку пояснюють ДПС

ПДВ
05.10.2026
Бюджетне відшкодування ПДВ: хто має право та як отримати
Отримання бюджетного відшкодування ПДВ залишається одним з найскладніших випробувань для бухгалтера, незважаючи на обіцяне спрощення цієї процедури. У статті з’ясуємо, хто має право на відшкодування та за яких умов, як заповнити ПДВ-декларацію з додатками для отримання відшкодування, які перевірки може призначити податкова та як до них підготуватися

Судова практика
05.10.2026
Засмічення землі та забруднення ґрунту: ВС визначив, які докази підтверджують шкоду
ВС дійшов висновку, що для підтвердження шкоди, заподіяної забрудненням і засміченням земель, суд має оцінювати докази в сукупності, а не формально відкидати розрахунок через відсутність окремих документів. Акт перевірки, припис, протоколи вимірювань ґрунту, розрахунок за затвердженою методикою та визнання відповідачем факту порушення стали достатніми доказами для стягнення шкоди

Єдиний податок
05.10.2026
ФОП продає цифрові продукти через платформу нерезидента: як ДПС визначає роялті та дохід
ДПС роз’яснила, як оподатковувати виплати ФОП – платнику єдиного податку від нерезидента за продаж цифрових продуктів та передачу прав на об’єкти інтелектуальної власності. Якщо умови передачі прав дають змогу відчужувати права або йдеться про придбання електронних примірників для кінцевого використання, виплата не є роялті та включається до доходу єдинника

ПДВ
05.10.2026
Гарантійний платіж не зараховують в орендну плату: чи виникають ПДВ та дохід у орендодавця
Якщо за договором гарантійний платіж має виключно забезпечувальну функцію, не зараховується в оплату оренди та підлягає поверненню орендарю, його сума не збільшує базу оподаткування ПДВ. ДПС також зазначає, що такий платіж не включається до оподатковуваного доходу ФОП на загальній системі, а податкова накладна при його отриманні не складається

Документообіг, первинні документи
05.10.2026
Відмовилися від РНОКПП через релігійні переконання, а потім змінили їх: чи можна отримати номер через представника у 2026 році
Фізична особа, яка раніше відмовилася від РНОКПП через релігійні переконання, але згодом змінила їх, може зареєструватися у ДРФО через представника. Для цього представник подає форму №1ДР та пред’являє паспорт довірителя або його чітку копію, власний документ, що посвідчує особу, і нотаріально посвідчену довіреність

ЗЕД
05.10.2026
Довідка про резидентство без апостиля: ДПС пояснила правила для Грузії та Молдови за ст. 103 ПКУ
Для застосування положень міжнародного договору про уникнення подвійного оподаткування нерезидент має підтвердити свій статус податкового резидента відповідною довідкою, оформленою за правилами ст. 103 ПКУ. ДПС зазначає, що для довідок резидентів Грузії та Молдови потрібен апостиль, у тому числі в електронній формі, а договори про правову допомогу не звільняють від цієї вимоги

Працевлаштування, переведення
05.10.2026
Досвід роботи ≠ професійна кваліфікація: що має перевірити роботодавець перед працевлаштуванням
Досвід роботи, диплом або сертифікат після курсів не завжди означають наявність професійної кваліфікації, необхідної для конкретної роботи. Розбираємо, коли закон вимагає спеціальної кваліфікації, освіти, атестації чи допуску, що має перевірити роботодавець і які ризики виникають через неправильне визначення професії або трудової функції

Охорона праці
05.10.2026
Пожежна безпека для працівників: 5 видів інструктажів, правила для дистанційної роботи та оформлення
Законодавство передбачає 5 видів інструктажів з пожежної безпеки, які проводять залежно від часу та обставин роботи. Розповідаємо, коли потрібен кожен із них, як оформлюють результати та як проводять і підтверджують інструктаж для дистанційних працівників

Документообіг, первинні документи
05.10.2026
Податковий розрахунок: скільки зберігати, чи друкувати та як оформити архів
Експерт детально розібрав, як зміни до правил діловодства, запроваджені наказом Мін’юсту №667/5, вплинули на порядок зберігання персоніфікованих відомостей про заробітну плату працівників. У статті пояснено, які саме документи необхідно включати до відповідної справи, скільки їх зберігати та чому для об’єднаної звітності застосовується строк у 75 років. Окрему увагу приділено формату зберігання: чи достатньо електронних документів, коли обов’язково створювати паперові копії та як правильно організувати комбінований архів. Ви знайдете практичні рекомендації щодо формування паперових справ, структури електронного архіву, зберігання квитанцій ДПС і підготовки документів до перевірок або передачі в архів

Кадрова робота
05.10.2026
Працівник заперечує підпис на заяві: службове розслідування та дії роботодавця
Заперечення підпису працівником може створити проблеми з оформленням кадрових рішень. Розбираємо, як провести службове розслідування, скласти акт та що робити з наказом про відпустку залежно від того, чи скористався працівник нею

Податкова та фінзвітність
05.10.2026
Помилка у Д4 до декларації з ПДВ: ДПС пояснила, як її виправити
Помилки в додатку 4 (Д4) до декларації з ПДВ виправляють шляхом подання уточнюючого розрахунку разом із Д4 з відміткою «Уточнюючий». Для таблиць 1 і 2 показники, що виправляються, сторнують зі знаком «-», а правильні наводять у наступному рядку; у таблицях 3 і 4 зазначають одразу правильні показники

Особи з інвалідністю
05.10.2026
Звіт про внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю: ДПС назвала форми для юросіб і ФОП
Форму Звіту про нарахування, обчислення та сплату внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю затверджено наказом Мінфіну від 25 вересня 2026 року №453. ДПС повідомила, що електронні форми Звіту мають ідентифікатори J0500701 – для юридичних осіб та F0500701 – для фізичних осіб



