ПФУ йде на перевірки у IV кварталі: 10 незручних запитань до бухгалтера

1. Що саме перевірятиме ПФУ
2. Тимчасова втрата працездатності
3. Страхування від нещасного випадку на виробництві
4. Що ПФУ може запитати у бухгалтера під час перевірки
5. Висновки

Пенсійний фонд розпочав оприлюднення квартальних планів документальних перевірок страхувальників щодо правильності використання страхових коштів. Станом на 15 вересня вже оприлюднено плани в окремих регіонах, і їх перелік надалі доповнюватиметься.

Тому перше, що варто зробити бухгалтеру, – перевірити план перевірок свого регіонального управління ПФУ. Їх перелік є у матеріалі на нашому сайті. Знайдіть квартальний план перевірок свого регіонального управління ПФУ та перевірте назву підприємства, код ЄДРПОУ і період, який підлягає контролю. Не обмежуйтеся пошуком за назвою: у списках найнадійніше шукати саме за кодом ЄДРПОУ.

Якщо підприємство є у графіку, це ще не означає, що перевіряльники прийдуть завтра. Планову перевірку ПФУ має розпочати не раніше ніж через 10 календарних днів після повідомлення страхувальника про її проведення. Тобто час на підготовку є.

Але відкладати її до моменту отримання повідомлення – погана ідея. Особливо якщо за останні роки на підприємстві були численні лікарняні, декретні, виплати на поховання або виплати, пов’язані з нещасними випадками на виробництві.

Що саме перевірятиме ПФУ

Порядок проведення перевірок страхових коштів затверджений постановою правління ПФУ від 10.10.2025 №33-1, яка чинна з 16 грудня 2025 року.

Контроль здійснюють під час документальних планових і позапланових перевірок.

План-графік документальних планових перевірок ПФУ має оприлюднювати до 20 числа останнього місяця кварталу, що передує плановому. Отже, щодо перевірок у IV кварталі 2026 року відповідні плани з’являються протягом вересня.

Предмет перевірки – не вся діяльність підприємства, а передусім правильність використання страхових коштів.

Під контроль можуть потрапити виплати за двома напрямами.

Тимчасова втрата працездатності

Йдеться про:

1. допомогу по тимчасовій непрацездатності;
2. допомогу по вагітності та пологах;
3. допомогу на поховання.

До допомоги по тимчасовій непрацездатності належать також випадки догляду за хворою дитиною та інші передбачені законодавством випадки.

Страхування від нещасного випадку на виробництві

ПФУ може перевіряти:

1. допомогу по тимчасовій непрацездатності через нещасний випадок на виробництві або професійне захворювання;
2. виплати у разі тимчасового переведення потерпілого на легшу, нижчеоплачувану роботу;
3. витрати на поховання потерпілого та пов’язані з ними ритуальні послуги.

Що ПФУ може запитати у бухгалтера під час перевірки

Під час перевірки недостатньо показати ревізору готову суму лікарняних. Потрібно бути готовим пояснити, чому саме так її розрахували, на підставі яких документів і чому підприємство мало право отримати та використати страхові кошти.

Тому перед перевіркою варто поставити бухгалтеру самому собі 10 запитань.

1. На підставі якого документа ви призначили цю допомогу?

Не «тому що лікарняний є в кабінеті», а конкретно: який документ підтверджує страховий випадок, коли він виник і на підставі чого комісія/уповноважена особа прийняла рішення про призначення допомоги.

Що має бути під рукою: е-лікарняний та документи, які підтверджують прийняття рішення про призначення виплати.

2. Чому саме така сума лікарняних?

Якщо перевіряльник візьме будь-який лікарняний і попросить відтворити розрахунок, бухгалтер має швидко показати:

розрахунковий період → виплати → календарні дні → середньоденну зарплату → страховий стаж → відсоток оплати → суму допомоги.

Якщо для пояснення однієї суми потрібно пів дня шукати інформацію в різних файлах – це сигнал, що документи краще впорядкувати до перевірки.

3. Звідки ви взяли страховий стаж працівника?

Це одне з питань, на якому легко «поплисти», якщо бухгалтер пам’ятає лише кінцевий відсоток. Потрібно розуміти, на підставі яких даних визначали страховий стаж саме на дату настання страхового випадку.

4. Чому до розрахунку середньої зарплати потрапила саме ця виплата?

Перевіряльник може попросити не просто показати середню зарплату, а розшифрувати її склад. Тому варто заздалегідь перевірити нестандартні виплати у розрахунковому періоді: премії, матеріальну допомогу, відпускні, лікарняні, виплати за час відрядження та інші суми.

5. Чому ці дні ви включили до розрахункового періоду, а ці – ні?

Особливо уважно перевірте випадки, коли працівник мав відпустку, лікарняний, простій, відрядження або інші періоди, які впливають на розрахунок. На перевірці важлива не тільки правильна формула, а й правильні вихідні дані.

6. Чому перші п’ять днів оплатило підприємство, а решту – за рахунок страхових коштів?

Бухгалтер має чітко розмежовувати джерела фінансування. Якщо ревізор відкриє конкретний лікарняний, ви повинні без додаткових пошуків показати, яка частина виплати здійснена за рахунок роботодавця, а яка – за рахунок страхових коштів.

7. Коли ви отримали страхові кошти і коли виплатили їх працівнику?

Тут варто звірити три дати:

призначення допомоги → надходження коштів → виплата працівнику.

Якщо між ними є значний проміжок, бухгалтер має розуміти, чому він виник і чим підтверджується.

8. Чому сума у заяві-розрахунку відрізняється від суми, яку ви показуєте в обліку?

Це питання може виникнути, якщо бухгалтер не провів попередню звірку. Тому перед перевіркою варто зіставити:

заяви-розрахунки + фінансування ПФУ + бухгалтерський облік + фактичні виплати працівникам.

Будь-яка розбіжність має мати пояснення.

9. А чому ви взагалі мали право призначити цю допомогу?

Це вже питання не про арифметику. Перевіряльник може оцінювати не тільки правильність розрахунку, а й наявність підстав для самої виплати. Тому за нестандартними страховими випадками особливо важливо мати повний комплект підтвердних документів.

10. Покажіть усі документи за цим страховим випадком.

І ось тут бухгалтеру стане зрозуміло, наскільки добре він підготувався. Ідеальна ситуація – коли за конкретним лікарняним можна послідовно показати:

страховий випадок → е-лікарняний → рішення про призначення → розрахунок → заява-розрахунок → фінансування → виплата працівнику → відображення в обліку.

Якщо один документ доводиться шукати в пошті, другий – у бухгалтера, який уже звільнився, а третій – у старій папці на сервері, це забере багато часу в період перевірки. Тому якщо ваше підприємство вже є у плані ПФУ на IV квартал, зараз саме час провести власну перевірку.

Краще знайти помилку самим, поки є час її виправити та підготувати пояснення, ніж уперше побачити її у матеріалах перевірки ПФУ.

Висновки

1. Підсумуємо, що ж зробити бухгалтеру до приходу ПФУ:
2. не потрібно чекати повідомлення про перевірку, щоб почати підготовку;
3. зробіть власну мініперевірку. Візьміть кілька найбільших або найбільш нестандартних страхових випадків і пройдіть їх від початку до кінця;
4. якщо за кожним страховим випадком ви можете за кілька хвилин пояснити, чому, скільки і за рахунок яких коштів виплатили та якими документами це підтверджується, – ви вже значно краще підготовлені до перевірки;
5. а якщо десь виникає питання «не пам’ятаю», «зараз пошукаю» або «це робила попередня бухгалтерка» – саме це місце варто перевірити першим.
6. ПФУ перевірятиме не лише цифри, а й підстави для кожної виплати та документи, що її підтверджують. Тому найкраще підготуватися заздалегідь – щоб на кожне запитання перевіряльника у бухгалтера була чітка відповідь і підтвердження.

Читайте більше:

ПФУ оприлюднює плани перевірок на ІV квартал 2026 року (є вже 15 графіків): шукайте у сервісі Моніторинг перевірок

Перевірки ПФУ у 2026 році: планові та позапланові, підстави, строки, документи

Перевірки страхових коштів ПФУ: 5 критеріїв для планових та 10 підстав для позапланових перевірок