Делегування права підпису касових ордерів та особливості інвентаризації каси

Відповідь:

Підписання касових документів може бути делеговано уповноваженій особі підприємства на підставі наказу керівника. Для здачі виручки можна укласти договір аутстафінгу (лізингу) персоналу. Форму акта інвентаризації дозволено застосовувати під час проведення будь-якої інвентаризації.

Щодо підпису касових документів

Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна (п. 2.12 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 №88).

Разом з цим, правила приймання/видачі готівки з кас, а також підписання касових документів визначені в п. 25, 26 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148 (далі – Положення №148):

1. Приймання готівки в касу проводиться за прибутковим касовим ордером, підписаним головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником установи/підприємства. До прибуткових касових ордерів можуть додаватися документи, які є підставою для їх складання.
2. Видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. До видаткових ордерів додаються заяви на видачу готівки, розрахунки.

Крім того, пунктом 45¹ розділу IV Положення №148 передбачено, що керівник установи/підприємства визначає відповідним внутрішнім розпорядчим актом перелік посад та кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи, задля забезпечення оптимального процесу документообігу та контролю.

Таким чином підписання прибуткових та видаткових касових ордерів може бути делеговано посадовим особам, які визначені відповідним внутрішнім розпорядчим актом керівника Підприємства.

Аналогічний висновок наведено в ІПК ГУ ДПС у Полтавській обл. від 25.04.2024 №2343/ІПК/16-31-07-05-11, від 07.03.2019 №945/ІПК/16-31-14-04-29.

Водночас в ІПК від 05.10.2021 №3703/ІПК/99-00-07-05-01-06 зазначено:

Лише керівник підприємства може визначити внутрішнім розпорядчим актом посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи, без можливості передовіряти виконання дорученої роботи іншим особам.

У випадку покладання повноважень з підписання касових ордерів на працівника:

1. відповідні обов’язки мають бути прямо передбачені його посадовою інструкцією;
2. повноваження на їх здійснення надано наказом керівника підприємства;
3. з таким працівником слід укласти договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, пов’язану з виконанням обов’язків касира.

Такі вимоги згадано, зокрема, в ІПК ГУ ДПС ум. Києві від 22.06.2020 №2499/10/26-15-05-09-01/ІПК.

Щодо здавання виручки в банк

За п. 16 Положення №148 СГ можуть отриману виручку здавати в банк самостійно, через службу інкасації, або шляхом переказу через відповідні установи. Під час самостійної здачі виручки ці функції виконує касир.

Водночас згідно з п. 44 р. ІV Положення №148 керівник установи/підприємства для здійснення функцій касира може ухвалити рішення щодо виконання таких функцій працівником іншої/іншого установи/підприємства, залученого на підставі укладеної між установами/підприємствами угоди на надання послуги з надання персоналу, в якій обов’язково зазначається вимога про повну матеріальну відповідальність такого працівника.

Відповідно до п. 45 р. ІV Положення №148 касир/працівник іншої/іншого установи/підприємства, залучений на підставі укладеного договору на надання послуги з надання персоналу, несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей відповідно до законодавства України.

Касиру/працівнику іншої/іншого установи/підприємства, залученому на підставі укладеного договору на надання послуги з надання персоналу, забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.

Тобто Положення №148 передбачає законодавчу можливість виконання функцій касира не штатним працівником Підприємства, а працівником іншого суб’єкта, який надається в розпорядження за договором аутстафінгу (лізингу) персоналу. Проте під час передачі функцій касира працівнику, якого надано в розпорядження Підприємству, доцільно:

1. видати рішення (наказ) щодо покладення функцій касира на працівника іншого суб’єкта господарювання, який наданий у розпорядження Підприємству за договором аутстафінгу (лізингу) персоналу;
2. у договорі аутстафінгу (лізингу) персоналу або в додатках до нього обов’язково зазначити, що касир, який надається в розпорядження Підприємства несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей.

Зверніть увагу, що йдеться покладання на сторонню особу всіх функцій касира, а не лише окремих дій стосовно здавання виручки в банк

Також зауважимо, що компанія, яка надає персонал у лізинг, повинна бути включена до Переліку суб’єктів господарювання, які надають послуги з посередництва у працевлаштуванні, та суб’єктів господарювання, які здійснюють наймання працівників для подальшого виконання ними роботи в Україні в інших роботодавців.

Щодо інвентаризації готівки

Відповідно до п. 46 Положення №148 установи/підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію каси. Матеріально відповідальні особи до початку проведення інвентаризації дають розписку, форма якої визначена в додатку 7 до Положення №148.

Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всієї готівки, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок. Акт складається у двох примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою. Один примірник акта передається до бухгалтерії установи/підприємства, другий залишається в матеріально відповідальної особи.

Інвентаризація кас проводиться в/на кожній/кожному установі/підприємстві в строки, установлені керівником, з перерахуванням усієї готівки та перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за книгами обліку. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, уважається надлишком готівки в касі. У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряється сума наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку із сумою, зазначеною у звіті РРО (у РК та КОРО). У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку цінностей у касі в акті зазначається сума нестачі або надлишку і з’ясовуються обставини їх виникнення. Сума нестачі відшкодовується відповідно до законодавства України, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід відповідної/відповідного установи/підприємства.

Таким чином норми Положення №148 передбачають застосування Акта про результати інвентаризації наявних коштів за формою із додатка 7 під час проведення будь-якої інвентаризації каси в строки, передбачені керівником Підприємства.

Джерело: Консалтингова компанія White Consulting

Читайте більше:

Касові документи: як заповнити (зі зразками)

Ліміт каси підприємства

Інвентаризація: як організувати та провести

Роль головного бухгалтера в інвентаризації на підприємстві, функції та відповідальність

Інвентаризація: від загальних положень до практичних ситуацій

Інвентаризація грошових коштів