👆 Таке питання надійшло до сервісу «AI-Консультант». Наш AI-Консультант проаналізував ситуацію та надав детальну відповідь 🤖, яку перевірили експерти редакції:
Чи можна не відшкодовувати витрати у відрядженні, якщо виплачуються добові
Чи можна не відшкодовувати вартість квитків житла та інші витрати працівника за час перебування у відрядженні? Добові виплачуємо. Лише витрати не будемо компенсувати
Роботодавець не має права ігнорувати документально підтверджені витрати працівника на проїзд, проживання та інші витрати у відрядженні, якщо вони фактично понесені; виплата лише добових допустима тільки тоді, коли в працівника реально немає інших витрат або він не подає документів на їх відшкодування, а для неоподаткування добових потрібний наказ про відрядження і хоча б один документальний доказ перебування у відрядженні.
Обґрунтування
Гарантії працівнику у відрядженні за трудовим законодавством. Відповідно до ст. 121 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) працівникам, які направляються у відрядження, обов’язково виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад, витрати по найму жилого приміщення. Це гарантія, а не право роботодавця на вибір. Якщо працівник реально ніс витрати на проїзд і проживання та подав підтвердні документи, роботодавець зобов’язаний їх компенсувати. Виплата лише добових без компенсації підтверджених витрат суперечить цій нормі, крім випадків, коли витрат у працівника не було (службовий транспорт, проживання за рахунок приймаючої сторони тощо).
Коли можна обмежитися тільки добовими. Якщо працівник не ніс витрат на проїзд і проживання (їх оплатив роботодавець напряму або приймаюча сторона, чи працівник користувався службовим авто і жив у знайомих), то компенсувати йому «нічого», і в такій ситуації виплата лише добових не порушує ст. 121 КЗпП. Аналогічно, якщо працівник не надає підтвердних документів на проїзд/проживання, роботодавець не зобов’язаний компенсувати непідтверджені суми, але добові за наказом про відрядження все одно мають бути виплачені. Такий підхід узгоджується з вимогами ст. 121 КЗпП та тим, що відшкодовуються саме понесені й документально підтверджені витрати.
Податкові вимоги до витрат на відрядження і добових. За пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) витрати на відрядження (проїзд, проживання, інші дозволені витрати) не включаються до оподатковуваного доходу працівника за наявності підтвердних документів, а добові не оподатковуються в межах установлених норм (0,1 МЗП по Україні, 80 євро за кордон) за умови підтвердження фактичних днів відрядження. Якщо роботодавець не компенсує документально підтверджені витрати, податкових наслідків для працівника немає, але це порушення трудових гарантій. Якщо ж добові виплачено без будь-яких документальних доказів перебування у відрядженні, вони стають оподатковуваним доходом працівника.
Документи, що підтверджують перебування у відрядженні та зв’язок із діяльністю. Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається за наказом про відрядження за наявності одного чи кількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відмітки прикордонних служб, проїзні документи, рахунки на проживання та/або будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні) згідно з абз. 2 пп. 170.9.1 ПКУ. До документів, що підтверджують зв’язок відрядження з господарською діяльністю, належать запрошення сторони, програма заходу, документи про участь у конференції, договори тощо. У вашій ситуації квитки на конференцію, штампи про перетин кордону, бейджі, програма заходу є належними доказами перебування та ділової мети, тож їх достатньо для: а) неоподаткування добових у межах норм; б) підтвердження права на компенсацію інших витрат, якщо працівник надасть документи на їх суму.
Практичний підхід до внутрішніх і закордонних відряджень. Для внутрішніх відряджень діють ті самі базові правила: наказ + підтвердні документи на витрати, а добові не потребують окремих чеків, але дні відрядження мають бути підтверджені хоча б одним документом (квиток, довідка приймаючої сторони, службова записка тощо) відповідно до п. 170.9.1 ПКУ. Для закордонних відряджень, крім наказу, зазвичай використовують: штампи про перетин кордону або довідку ДПСУ, квитки, рахунки за проживання, документи про участь у заході. За наявності таких документів роботодавець повинен компенсувати підтверджені витрати, а добові в межах норм не оподатковуються. Виплата лише добових при наявності підтверджених витрат є порушенням трудових гарантій, незалежно від того, чи це внутрішнє, чи закордонне відрядження.
Читайте більше:
Штраф за невиплату добових: 2 мінзарплати за кожного працівника чи за кожне відрядження
Податківці пояснили, які добові не оподатковуються під час відрядження у 2026 році
ТОП-7 важливих моментів при виплаті добових на відрядження
Нові правила суспільно важливих перевезень можуть запрацювати з 1 січня 2028 року
Для громадського обговорення представлено 2 законопроєкти, які мають комплексно змінити підхід до суспільно важливих пасажирських перевезень. Серед пропозицій – звільнення окремих перевезень від ПДВ, нова система компенсацій, визначення операторів маршрутів, автоматизований облік оплати проїзду та електронний квиток

Недостатньо страхового стажу: В ПФУ пояснили, як набути право на пенсію у 2026 році
Самого досягнення пенсійного віку недостатньо – у 2026 році право на пенсію залежить, зокрема, від тривалості страхового стажу. Якщо його не вистачає, можна вийти на пенсію пізніше, добровільно сплачувати внески або спочатку перевірити, чи всі періоди роботи враховані

Втрачені документи на нерухомість: Мін'юст пояснює, як підтвердити право власності під час війни
Втрата паперових документів на квартиру чи будинок не припиняє права власності, а відомості про майно можуть зберігатися в архівах або БТІ. Мін'юст розповідає, як відновити підтвердження права, коли можна звернутися до державного реєстратора чи нотаріуса, а коли доведеться звертатися до суду

Як тимчасово замінити мобілізованого працівника: роз’яснення Держпраці
Держпраці роз’яснила, як роботодавцю оформити нового працівника на період відсутності мобілізованого працівника. У заяві та наказі слід зазначити, що строковий трудовий договір укладається до дня фактичного виходу основного працівника на роботу

Стипендія понад 4 660 грн: податки беруть лише із «зайвої» суми
Підприємства та організації можуть виплачувати стипендії учням і студентам за договорами із закладами освіти. У 2026 році стипендія в межах 4 660 грн на місяць не оподатковується ПДФО та військовим збором, а з суми перевищення утримуються 18% ПДФО та 5% військового збору

ТЦК сказав не включати сумісника до списків: чи варто виконувати таку вимогу
Під час звіряння ТЦК вимагав не включати працівників-сумісників до списків персонального військового обліку, пояснюючи це правилами визначення квоти для бронювання. Розбираємося: чи справді обмеження щодо врахування сумісників у квоті означає, що їх можна не обліковувати, та як діяти роботодавцю

Коли у фіскальному чеку потрібно вказувати Код УКТ ЗЕД у 2026 році
Під час продажу підакцизних товарів суб’єкти господарювання мають забезпечити їх належне програмування в РРО або ПРРО. Для кожної товарної позиції потрібно зазначати, зокрема, найменування, код УКТ ЗЕД, ціну та кількість, а для окремих алкогольних напоїв – також реквізити акцизної марки. Неправильний або відсутній код УКТ ЗЕД у фіскальному чеку може стати підставою для застосування фінансової санкції

ФОП планує одночасно провадити незалежну професійну діяльність: як стати на облік ЄСВ у 2026 році
ФОП та особи, які провадять незалежну професійну діяльність, є платниками єдиного внеску, однак порядок їх обліку має свої особливості. Зокрема, для незалежної професійної діяльності передбачене подання заяви за формою №1-ЄСВ протягом 10 календарних днів після державної реєстрації. Окремі правила діють і для фізособи, яка одночасно має статус ФОП та здійснює незалежну професійну діяльність. Після припинення підприємницької діяльності така особа не знімається з обліку як самозайнята, якщо продовжує провадити незалежну професійну діяльність

Оподаткування витрат на проїзд і проживання при роз’їзному характері робіт
Податківці роз’яснили, що відшкодування витрат на проїзд і найм житла працівникам із роз’їзним характером робіт вважається компенсаційною виплатою. Такі суми включаються до заробітної плати та оподатковуються ПДФО за ставкою 18%

Ненормований робочий день не означає постійних переробок: де межа з надурочною роботою у 2026 році
Ненормований робочий день не означає, що працівник має постійно працювати понад установлену тривалість робочого дня. Такий режим передбачає можливість епізодичного виконання роботи понад нормальний час через особливості трудового процесу, але не може використовуватися як виправдання для систематичних затримок. Водночас за ненормований робочий день працівнику може надаватися додаткова щорічна відпустка до 7 календарних днів. Якщо ж працівник щодня змушений працювати на кілька годин довше через додаткові завдання, слід перевіряти, чи не йдеться про надурочну роботу, яка має оплачуватися за правилами ст. 106 КЗпП

Доплата за заміщення хворого працівника: у якому місяці нарахувати
В липні у зв'язку з хворобою працівника було створено наказ від 27.07.2026 на доплату 30% працівнику, який виконував обов'язки хворіючого. Працівник хворів з 23.07.2026 по 28.07.2026. Наказ в бухгалтерію потрапив в кінці серпня. Чи можна нарахувати цю доплату за серпень і показати її в Об'єднаному звіті за серпень?

Встигніть до 15 вересня – пенсіонерам дали дедлайн: що потрібно зробити
З 1 жовтня 2026 року АТ «Укрексімбанк» припинить обслуговування рахунків, через які Пенсійний фонд України виплачує пенсії, субсидії, пільги та інші соціальні виплати. Одержувачам необхідно до 15 вересня обрати інший уповноважений банк і повідомити про це Пенсійний фонд, інакше виплати надходитимуть через АТ «Укрпошта»

Як оплатити ліквідацію пожежі у вихідний день: приклад розрахунку
Відповідно до колективного договору робота працівників при ліквідації пожежі оплачується у подвійному розмірі. Робота у вихідний день також оплачується в подвійному розмірі. Яку суму необхідно нарахувати працівникові за ліквідацію пожежі у вихідний день, якщо денна тарифна ставка становить 500 грн?

Як перевізнику отримати статус критичного підприємства: типові помилки під час подання документів у 2026 році
Підприємства-перевізники можуть отримати статус критично важливих через Укртрансбезпеку, подавши необхідний пакет документів через ЄКІС. Водночас навіть формальні неточності в документах можуть стати причиною проблем із розглядом заяви. Серед типових помилок – неправильне оформлення довідки про відсутність заборгованості, подання податкового розрахунку без усіх додатків та Квитанції №2, а також використання неактуальних паперових дозволів на автобусні маршрути

Перевірки ДПС у 2026 році: Гетманцев закликав захистити добросовісний бізнес від необґрунтованого контролю
Великий дохід за мінімальної кількості працівників сам по собі не свідчить про порушення податкового законодавства. Водночас поєднання малого штату з різким зростанням оборотів, мінімальними активами, збитковістю чи непрозорою структурою власності може бути сигналом для оцінки податкових ризиків. У Верховній Раді вважають, що систему відбору платників для перевірок потрібно вдосконалити, зробивши її прозорішою та водночас забезпечивши захист добросовісного бізнесу. Акцент, за словами Данила Гетманцева, має бути не на кількості перевірок, а на виявленні схем і збільшенні фактичних надходжень до бюджету

ВС: коли ДПС не може вимагати розкриття банківської таємниці платника
Верховний Суд підтвердив, що податкова служба не має права вимагати розкриття банківської таємниці щодо платника податків, якщо вона не доведе вжиття всіх передбачених законом заходів для вручення наказу про перевірку та належного встановлення місцезнаходження підприємства

З 14 листопада банки зменшать ліміти!
Банки посилюють єдність підходів до фінмоніторингу та контролю операцій клієнтів. Як зміняться ліміти на операції для бізнесу з 14 листопада, кого стосуватимуться оновлені підходи та на які операції підприємцям і компаніям варто звернути особливу увагу?






