Чи можна не відшкодовувати витрати у відрядженні, якщо виплачуються добові

Чи можна не відшкодовувати вартість квитків житла та інші витрати працівника за час перебування у відрядженні? Добові виплачуємо. Лише витрати не будемо компенсувати

3

9

👆 Таке питання надійшло до сервісу «AI-Консультант». Наш AI-Консультант проаналізував ситуацію та надав детальну відповідь 🤖, яку перевірили експерти редакції:

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


Роботодавець не має права ігнорувати документально підтверджені витрати працівника на проїзд, проживання та інші витрати у відрядженні, якщо вони фактично понесені; виплата лише добових допустима тільки тоді, коли в працівника реально немає інших витрат або він не подає документів на їх відшкодування, а для неоподаткування добових потрібний наказ про відрядження і хоча б один документальний доказ перебування у відрядженні.


Обґрунтування


Гарантії працівнику у відрядженні за трудовим законодавством. Відповідно до ст. 121 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) працівникам, які направляються у відрядження, обов’язково виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад, витрати по найму жилого приміщення. Це гарантія, а не право роботодавця на вибір. Якщо працівник реально ніс витрати на проїзд і проживання та подав підтвердні документи, роботодавець зобов’язаний їх компенсувати. Виплата лише добових без компенсації підтверджених витрат суперечить цій нормі, крім випадків, коли витрат у працівника не було (службовий транспорт, проживання за рахунок приймаючої сторони тощо).


Коли можна обмежитися тільки добовими. Якщо працівник не ніс витрат на проїзд і проживання (їх оплатив роботодавець напряму або приймаюча сторона, чи працівник користувався службовим авто і жив у знайомих), то компенсувати йому «нічого», і в такій ситуації виплата лише добових не порушує ст. 121 КЗпП. Аналогічно, якщо працівник не надає підтвердних документів на проїзд/проживання, роботодавець не зобов’язаний компенсувати непідтверджені суми, але добові за наказом про відрядження все одно мають бути виплачені. Такий підхід узгоджується з вимогами ст. 121 КЗпП та тим, що відшкодовуються саме понесені й документально підтверджені витрати.


Податкові вимоги до витрат на відрядження і добових. За пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) витрати на відрядження (проїзд, проживання, інші дозволені витрати) не включаються до оподатковуваного доходу працівника за наявності підтвердних документів, а добові не оподатковуються в межах установлених норм (0,1 МЗП по Україні, 80 євро за кордон) за умови підтвердження фактичних днів відрядження. Якщо роботодавець не компенсує документально підтверджені витрати, податкових наслідків для працівника немає, але це порушення трудових гарантій. Якщо ж добові виплачено без будь-яких документальних доказів перебування у відрядженні, вони стають оподатковуваним доходом працівника.


Документи, що підтверджують перебування у відрядженні та зв’язок із діяльністю. Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається за наказом про відрядження за наявності одного чи кількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відмітки прикордонних служб, проїзні документи, рахунки на проживання та/або будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні) згідно з абз. 2 пп. 170.9.1 ПКУ. До документів, що підтверджують зв’язок відрядження з господарською діяльністю, належать запрошення сторони, програма заходу, документи про участь у конференції, договори тощо. У вашій ситуації квитки на конференцію, штампи про перетин кордону, бейджі, програма заходу є належними доказами перебування та ділової мети, тож їх достатньо для: а) неоподаткування добових у межах норм; б) підтвердження права на компенсацію інших витрат, якщо працівник надасть документи на їх суму.


Практичний підхід до внутрішніх і закордонних відряджень. Для внутрішніх відряджень діють ті самі базові правила: наказ + підтвердні документи на витрати, а добові не потребують окремих чеків, але дні відрядження мають бути підтверджені хоча б одним документом (квиток, довідка приймаючої сторони, службова записка тощо) відповідно до п. 170.9.1 ПКУ. Для закордонних відряджень, крім наказу, зазвичай використовують: штампи про перетин кордону або довідку ДПСУ, квитки, рахунки за проживання, документи про участь у заході. За наявності таких документів роботодавець повинен компенсувати підтверджені витрати, а добові в межах норм не оподатковуються. Виплата лише добових при наявності підтверджених витрат є порушенням трудових гарантій, незалежно від того, чи це внутрішнє, чи закордонне відрядження.


Читайте більше:


Штраф за невиплату добових: 2 мінзарплати за кожного працівника чи за кожне відрядження

Податківці пояснили, які добові не оподатковуються під час відрядження у 2026 році

Добові на відрядження 2026

ТОП-7 важливих моментів при виплаті добових на відрядження

Добові на відрядження 2027

Працівник відмовився від добових: чи можна не платити

Відрядження за кордон: як правильно відшкодувати витрати

3

9

1

4

1

6

1

5

1

6

1

4

1

5

3

22

2

19

4

275

3

30

4

30

4

1137

4

107

4

22

3

36

4

440

5

96

3

39

3

31

4

434