Подорожній лист і пальне: як правильно списувати, щоб не було штрафів

1. Подорожній лист: обов’язкові реквізити
2. Подорожній лист: додаткові реквізити
3. Подорожній лист, як підстава для списання пального
4. Висновки

У 2011 році держава зробила перший крок до спрощення облікових вимог. Таким чином у 2013 році нормативні акти, що встановлювали типові форми подорожніх листів, були офіційно скасовані, це:

1. для легкових авто – наказ Держстату від 17.02.1998 №74 «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування»,
2. для вантажних – наказ Мінінфраструктури та Мінекономрозвитку від 10.12.2013 №1005/1454 «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Міністерства транспорту України, Міністерства статистики України від 29 грудня 1995 року № 488/346».

Чи потрібні вони сьогодні?

Формально – ні.

Але на практиці подорожні листи виконують важливу функцію документального підтвердження витрат на пальне.

Подорожній лист: обов’язкові реквізити

Щоб легально використовувати подорожні листи, підприємство має затвердити їх форму власним наказом, включивши:

1. всі обов’язкові реквізити первинного документу, як це передбачено ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»

та

1. спеціальні реквізити, заради яких він власне і заповнюються – показники, що підтверджують обсяг виконаних транспортних робіт і витрат палива, зокрема інформацію про маршрут, пробіг та дані про пальне.

Хоча законодавство не вимагає заповнювати подорожній лист щодня, практика показує, що саме такий підхід є найнебезпечнішим для підприємства.

Складання одного листа на місяць може здаватися зручнішим, але виникає низка проблем із підтвердженням витрат.

Аналізуючи судову практику, бачимо, що податківці вимагають щоденну фіксацію даних. Тобто зазначення пробігу, витрат палива, маршруту за кожен день окремо. Інакше сумарні місячні показники без конкретики можуть не прийматися як достовірні.

Отже, якщо підприємство вирішило затвердити порядок, за яким подорожній лист складають раз на місяць, то в порядку має бути зазначено, що дані в такий лист вносяться щодня, коли автомобіль працював.

Для контролю за господарським використанням подорожній лист повинен містити також:

1. маршрут, навіть якщо це стандартний шлях між однотипними пунктами. Бажано вносити не тільки адресу, але й назву підприємства чи підрозділу, до якого прямував автомобіль, ціль поїздки,
2. показники спідометра на початок і кінець кожного робочого дня.

Якщо ці дані відсутні, податкова поставить під сумнів зв’язок витрат із господарською діяльністю підприємства.

Подорожній лист: додаткові реквізити

Підприємство може включити на свій розсуд і інші додаткові дані та реквізити.

Підпис медичного працівника про проходження передрейсового медогляду, який є обов'язковим для водіїв транспортних засобів, як реквізит подорожнього листа може бути передбачений у внутрішньому розпорядку підприємства (ст. 18 Закону України від 05.04.2001 №2344-III «Про автомобільний транспорт» та п. 4.6 Положення про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів, затвердженого наказом МОЗ від 31.01.2013 №65/80). Але це не обов’язково, оскільки цей факт відображається в інших документах про перевірку стану водія.

Підписи інших відповідальних осіб в подорожньому листі – диспетчера, механіка – також включаються або ні в реквізити за бажанням підприємства.

Коли подорожній лист складається за місяць, можливо, що дані в нього будуть вносити різні водії, тому в цьому разі доцільно передбачити реквізити «Автомобіль здав» та «Автомобіль прийняв» – для фіксації факту передачі від одного водія іншому.

Подорожній лист, як підстава для списання пального

Подорожній лист – це документ, де фіксуються дані про пробіг автомобіля, маршрут і використане пальне, але він не містить розрахункової бази для списання палива за нормами. А норми – це спосіб уникнути конфліктів з податківцями щодо раціональності витрат.

Законодавство не встановлює прямої вимоги списувати паливо виключно за затвердженими нормами, але використання нормативів надає підприємству захист під час перевірок.

Сьогодні, замість наказу Мінтранспорту від 10.02.1998 №43 «Про затвердження Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті», що втратив чинність у 2023 році, діють розроблені ДП «ДержавтотрансНДІпроект» Методичні рекомендації з нормування витрат палива, які включають базові норми.

Ці норми мають рекомендаційний характер і не затверджені Мінінфраструктури. Тому підприємства можуть ухвалювати рішення щодо їх застосування на власний розсуд. Для цього керівник видає відповідний наказ.

Отже, порядок дій для списання пального на підставі подорожнього листа:

1. Перевірка заповнення подорожнього листа. Переконайтесь, що всі обов’язкові реквізити подорожнього листа, як первинного документа, присутні:

1. назва документа, дата, інформація про підприємство;
2. дані про автомобіль: марка, держномер, пробіг на початок і кінець дня;
3. показники палива (залишок на початок, витрачено, залишок на кінець);
4. підпис водія та відмітки медогляду, якщо це передбачено внутрішнім розпорядком.

2. Підготовка акту або бухгалтерської довідки. Подорожній лист фіксує витрати в натуральних одиницях, тому для розрахунку сумових витрат рекомендують складати акт на списання палива. Він містить:

1. загальну суму витраченого палива за даними подорожнього листа,
2. вартість витраченого палива, яку слід списати на рахунки витрат.

3. Заповнення відомості на списання (за місяць або інший період). При великих обсягах даних за кілька подорожніх листів (особливо для вантажних авто) можна скласти зведену відомість, яка буде підставою для списання всіх витрат.

4. Перевірка правильності та відповідності нормам. Зокрема, порівнюйте фактичні витрати пального з нормами, затвердженими на підприємстві. Перевищення норм потребує пояснень від водія або підтвердження пов'язаності з господарською діяльністю.

5. Дотримання затвердженої форми і внутрішніх правил. Якщо підприємство затвердило форму подорожнього листа і порядок його обробки, ці вимоги мають дотримуватися. Недотримання затвердженого порядку може призвести до відмови у визнанні витрат на пальне податковими органами.

Висновки

1. Подорожній лист – це важливий документ, який виконує функцію документального підтвердження витрат на пальне.
2. Форма подорожнього листа на підприємстві затверджується відповідним наказом.
3. Подорожній лист має обов'язкові та додаткові реквізити.
4. Подорожній лист фіксує витрати, які можна пов'язати із господарською діяльністю підприємства.
5. На основі подорожнього листа можна списати витрати палива за нормами.

Олена СТЕПАНОВА, консультант з обліку та оподаткування, практикуючий головний бухгалтер

Шаблони та зразки документів:

Подорожній лист вантажного автомобіля

Подорожній лист службового легкового автомобіля

Наказ про затвердження форми подорожнього листа вантажного автомобіля

Журнал обліку подорожніх листів

Читайте більше:

Норми витрат пального: чи варто на них орієнтуватися в обліку

Пальне за паливними картками: чи обов’язково зберігати фіскальні чеки

Як правильно списувати пальне з 203 рахунку: чи можна вести облік без розподілу по кожному авто

Чи законно оформлювати один подорожній лист на місяць для авто з кількома водіями

Один місячний подорожній лист автомобіля на одне авто не заборонено

Електромобіль на підприємстві: як обліковувати зарядку і чи потрібен подорожній лист