Питання | Відповідь | Питання | Відповідь | Ситуація |
Купуєте товар через підзвітну особу? | ТАК | Придбали запаси через підзвітну особу з оплатою готівкою ? | ТАК | 1.Облік придбання товарів через підзвітну особу з оплатою готівкою |
НІ | 2.Облік компенсації працівнику, що придбав товари власним коштом | |||
НІ | 3. Облік розрахунків за відрядженням, коли своєчасно провели розрахунки | |||
НІ | 4.Облік розрахунків з відрядженням у разі виплати понаднормативних добових | |||
НІ | 5.Облік розрахунків за відрядженням з використанням корпоративної платіжної картки (КПК) |
Ситуація 1. Облік придбання товарів через підзвітну особу з оплатою готівкою
ТОВ «Вікторія», платник податку на прибуток та ПДВ видало готівкою аванс підзвітній особі – 12 500 грн. За рахунок підзвітних сум придбали канцтовари – 8400 грн, в т.ч. ПДВ (20%) – 1400 грн. Залишок невикористаної готівки повернув в касу. Податкову накладку від постачальника підзвітна особа не отримала.
№з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума | |
Д-т | К-т | |||
1 | Видали аванс під звіт | 372 | 301 | 12 500 |
2 | Придбали у постачальника канцтовари | 209, 22* | 631 | 8400 |
3 | Закрили рахунки обліку розрахунків | 631 | 372 | 8400 |
4 | Невикористаний аванс повернули в касу (12 500 грн – 8400 грн) | 301 | 372 | 4100 |
Примітки *Оскільки постачальник не оформив податкову накладну (ПН) на підприємство-покупця, права на податковий кредит з ПДВ не виникає. Сума ПДВ збільшить первісну вартість запасів, як непрямий податок, що не відшкодовується підприємству (п. 9 НП(С)БО 9 «Запаси») | ||||
Ситуація 2. Облік компенсації працівнику, що придбав товари власним коштом
Працівник відділу закупівель ТОВ «Вікторія», платник податку на прибуток та ПДВ за свій рахунок придбав канцтовари на суму 6000 грн, у т.ч. ПДВ (20%) – 1000 грн. ПН на ім’я підприємства постачальник зареєстрував. Витрати працівник поніс згідно трудових обов’язків*. Витрати компенсували безготівково.
№з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума | |
Д-т | К-т | |||
1 | Затверджений звіт керівником на компенсацію вартості придбаних канцтоварів | 209, 22 | 631 | 5000 |
2 | Відображений податковий кредит з ПДВ на підставі зареєстрованої у ЄРПН податкової накладної | 641/пдв | 631 | 1000 |
3 | Закрили рахунки обліку розрахунків | 631 | 372 | 6000 |
4 | Відшкодували витрати працівнику з рахунку в банку | 372 | 311 | 6000 |
Примітки * Суму компенсації витрачених власних коштів працівника за придбання для роботодавця не оподатковується податком на доходи фізосіб (ПДФО) і військовим збором (ВЗ), якщо працівник несе витрати у межах трудової функції працівника (Узагальнююча податкова консультація, затверджена наказом Мінфіну від 26.04.2019 №181) | ||||
Ситуація 3. Облік розрахунків за відрядженням коли своєчасно провели розрахунки
ТОВ «Вікторія», платник податку на прибуток та ПДВ перерахували безготівково під звіт аванс на відрядження по території України – 12 000 грн. Працівник адміністративного відділу подав звіт, що підтверджує витрати вчасно та долучив до нього:
- квитки на проїзд – 2400 грн в т.ч. ПДВ (20%) – 400 грн;
- рахунок готелю та фіскальний чек на оплату – 5400 грн в т.ч. ПДВ (20%) – 900 грн;
Сума добових у межах неоподатковуваних сум – 1720 грн (860 грн × 3 дні).
З підзвітною особою виконали остаточні розрахунки.
№з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума | |
Д-т | К-т | |||
1 | Перерахували аванс на відрядження з рахунку в банку | 372 | 311 | 12 000 |
2 | Затвердили витрати на відрядження:
| 92 92 92 | 372 372 372 | 1720 2000 4500 |
3 | Нарахували податковий кредит з ПДВ на підставі документів на проїзд та проживання | 641/пдв | 372 | 1300 |
4 | Підзвітна особа повернула на рахунок в банку невикористаний аванс (12 000 грн – 1720 грн – 2000 грн – 4500 грн – 1300 грн) | 311 | 372 | 2480 |
Ситуація 4. Облік розрахунків з відрядженням у разі виплати понаднормативних добових
ТОВ «Вікторія», платник податку на прибуток та ПДВ перерахували безготівково під звіт аванс на відрядження по території України – 8000 грн. Працівник відділу збуту подав звіт, що підтверджує витрати вчасно та долучив до нього:
- квитки на проїзд – 1200 грн в т.ч. ПДВ (20%) – 200 грн;
- рахунок готелю та фіскальний чек на оплату – 2400 грн в т.ч. ПДВ (20%) – 400 грн;
Сума добових – 3000 грн (1000 грн × 3 дні).
З підзвітною особою виконали остаточні розрахунки.
№з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума | |
Д-т | К-т | |||
1 | Перерахували аванс на відрядження з рахунку в банку | 372 | 311 | 8000 |
2 | Затвердили витрати на відрядження:
| 93 93 93 | 372 372 372 | 2594,10 1000 2000 |
3 | Нарахували податковий кредит з ПДВ на підставі документів на проїзд та проживання | 641/пдв | 372 | 600 |
4 | Відобразили оподатковувану суму добових (1000 грн – 864,70 грн) × 3 дні | 663 | 372 | 405,90 |
5 | Нарахували дохід працівника у сумі оподатковуваних добових (405,90 грн × 1,219512)** | 93 | 663 | 495 |
6 | Утримали ПДФО із суми оподатковуваних добових (495 грн × 18%) | 663 | 641/пдфо | 89,10 |
7 | Утримали ВЗ із суми оподатковуваних добових (405,90 грн × 5%) | 661*** | 642 | 20,30 |
8 | Перерахували ПДФО | 641/пдфо | 311 | 89,10 |
9 | Перерахували ВЗ | 642 | 311 | 20,30 |
10 | Підзвітна особа повернула на рахунок в банку невикористаний аванс (8000 грн - 2594,10 грн – 1000 грн – 2000 грн – 600 грн – 405,90 грн) | 311 | 372 | 1400 |
Примітки * Неоподатковувана максимальна сума добових по території України – 10% від розмірі мінімальної зарплати станом на 1 січня звітного року. У 2026 році – не більше 864,70 грн. **Якщо виплачуєте добові понад максимальний неоподатковуваний розмір добових, утримайте ПДФО (18%) та ВЗ (5%) із суми перевищення. Щоб утримати ПДФО застосовуйте коефіцієнт додаткового блага – 1,219512 *** Щоб утримати із суми понаднормативних добових ВЗ, підвищуючий коефіцієнт не застосовуйте. ВЗ утримайте із доходу працівника (зарплати) | ||||
Ситуація 5. Облік розрахунків за відрядженням з використанням корпоративної платіжної картки (КПК)
ТОВ «Вікторія», платник податку на прибуток та ПДВ перерахувало працівників виробництва аванс на відрядження – 25 000 грн. З КПК оплачено:
- добові у межах неоподатковуваних сум – 6400 грн (800 грн × 8 днів);
- проїзд – 3600 грн в т.ч. ПДВ (20%) – 600 грн;
- проживання – 12 000 грн, в т.ч. ПДВ (20%) – 2000 грн.
Працівник зняв у банкоматі готівку. Комісія банку – 20 грн. Витрати на проїзд та проживання оплатив з КПК без комісії банку.
Залишок невикористаного авансу працівник повернув не вчасно, готівкою.
№з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума | |
Д-т | К-т | |||
1 | Перерахували кошти на КПК | 313 | 311 | 25 000 |
2 | Знято готівку у банкоматі | 372 | 333 | 9400 |
3 | Списали з КПК готівку | 333 | 313 | 9400 |
4 | Списали з КПК комісію банку за зняття готівки | 92 | 313 | 20 |
5 | Оплатили вартість:
| 372 372 | 333 333 | 12 000 3600 |
6 | Списали з КПК вартість:
| 333 333 | 313 313 | 12 000 3600 |
7 | На підставі затвердженого звіту працівника визнали витрати (6400 грн + 3000 грн + 10 000 грн) | 23 | 372 | 19 400 |
8 | Нарахували податковий кредит з ПДВ на підставі документів на проїзд та проживання | 641/пдв | 372 | 2600 |
9 | Утримали ПДФО із суми несвоєчасно поверненого залишку авансу* (9400 грн + 12 000 грн + 3600 грн – 19 400 грн – 2600 грн) = 3000 грн × 1,219512 × 18% | 661 | 641/пдфо | 658,54 |
10 | Утримали ВЗ із суми несвоєчасно поверненого залишку авансу** 3000 грн × 5% | 661 | 642 | 150 |
11 | Нарахували відрахування ЄСВ (3000 грн × 22%) | 23 | 651 | 660 |
12 | Сплатили ПДФО | 641/пдфо | 311 | 658,54 |
13 | Сплатили ВЗ | 642 | 311 | 150 |
14 | Сплатили ЄСВ | 651 | 311 | 660 |
15 | Повернуто залишок невикористаного авансу із порушенням строків звітування готівкою (9400 грн + 12 000 грн + 3600 грн – 19 400 грн – 2600 грн) | 301 | 372 | 3000 |
Примітки * Не повернута сума отриманого авансу вважається надміру витраченими коштами і вважається оподатковуваним доходом, який оподаткуйте ПДФО та ВЗ. При оподаткуванні ПДФО застосуйте коефіцієнт 1,219512. ** ВЗ утримайте із суми без застосування коефіцієнта | ||||
Джерело: 7еminar
Читайте більше:
Кошти під звіт на господарські потреби: складання авансового звіту
Хвороба у відрядженні чи у відпустці: що платити роботодавцю
Положення про відрядження: зразок + конструктор
Продовження відрядження у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю: зразок наказу
ТОП-10 обов'язкових правил розрахунків з підзвітними особами
Підзвітні кошти: обмеження, вимоги та помилки
Майбутній помічник купив квитки шефу: кейс по ПДФО
