Відрядження на власному авто: чи зазначати це в наказі та як компенсувати пальне

Працівник їде у відрядження на власному автомобілі із завданням забрати в постачальника обладнання для підприємства. Чи потрібно в наказі зазначати, що працівник їде на власному автомобілі і чи вказувати компенсацію за це? Чи можна дати аванс на пальне? Чи буде використання таких коштів (на пальне) оподатковуватися ПДФО, військовим збором та ЄСВ?

2

82


👆 Таке питання надійшло до сервісу «AI-Консультант». Наш AI-Консультант проаналізував ситуацію та надав детальну відповідь 🤖, яку перевірили експерти редакції:


У наказі доцільно зазначити використання власного авто та компенсацію витрат на пальне, але вимоги «обов’язково» немає; аванс на пальне можна видати, а правильно оформлені компенсаційні витрати не оподатковуються ПДФО, військовим збором і ЄСВ.


Використання власного авто. Закон не встановлює спеціальної обов’язкової форми наказу про відрядження для комерційних роботодавців. На практиці у наказі вказують маршрут, мету поїздки, строк, розмір добових та інші умови, зокрема факт використання власного автомобіля працівника. Це підтверджує зв’язок поїздки з господарською діяльністю та спрощує обґрунтування компенсації витрат.


Фіксація компенсації в документах. Щоб уникнути трактування компенсації як «додаткового блага», умови використання власного авто і виплати компенсації бажано прописати у трудовому або колективному договорі та внутрішніх актах роботодавця і конкретизувати у наказі про відрядження. Це показує, що виплата має компенсаційний характер і пов’язана з виконанням трудових обов’язків (Податковий кодекс України, пп. «а» пп. 164.2.17).


Аванс на пальне. Роботодавець може видати аванс на витрати, пов’язані з відрядженням, у тому числі на пальне, з подальшим звітуванням і підтвердженням витрат первинними документами. Сам факт видачі авансу не створює оподатковуваного доходу, якщо працівник вчасно відзвітує та підтвердить використання коштів.


Оподаткування ПДФО і військовим збором. Якщо компенсація витрат на пальне пов’язана з виконанням трудових обов’язків і підтверджена документами, вона не вважається додатковим благом і не включається до оподатковуваного доходу (Податковий кодекс України, пп. «а» пп. 164.2.17). Важливо мати маршрут, чеки на пальне, наказ про відрядження.


ЄСВ. Компенсація за використання власного транспорту для виробничих потреб не є базою для нарахування ЄСВ (п. 11 Переліку, постанова КМУ від 22.12.2010 №1170; п. 3.22 Інструкції №5).


Підсумок

Щоб компенсація пального залишалася без оподаткування, слід передбачити її у внутрішніх документах, зафіксувати у наказі використання авто, видати аванс під звіт та мати підтвердні документи.



Джерело: АІ-консультант 7eminar


Читайте більше:


Кошти під звіт на господарські потреби: складання авансового звіту

Майбутній помічник купив квитки шефу: кейс по ПДФО

Підзвітні кошти: обмеження, вимоги та помилки

Повернення невикористаних підзвітних коштів, податкові наслідки невчасного повернення невикористаного підзвіту

Як легалізувати поїздки «дім-робота» на службовому авто

Нові транспортні квитки з 2026 року та авансовий звіт: як відшкодовувати витрати на відрядження

Оплата праці за дні перебування у відрядженні

Таксі у відрядженні: оформлюємо без податків

Відрядження за кордон

Добові на відрядження 2026

2

82

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

2

7

2

15

2

10

5

217

3

42

2

19

7

12233

2

581

4

8019

3

31

3

11

3

11

3

42

3

10

3

16

3

11

3

16

3

11

5

36