Відрядження на власному авто: чи зазначати це в наказі та як компенсувати пальне

Працівник їде у відрядження на власному автомобілі із завданням забрати в постачальника обладнання для підприємства. Чи потрібно в наказі зазначати, що працівник їде на власному автомобілі і чи вказувати компенсацію за це? Чи можна дати аванс на пальне? Чи буде використання таких коштів (на пальне) оподатковуватися ПДФО, військовим збором та ЄСВ?

4

748


👆 Таке питання надійшло до сервісу «AI-Консультант». Наш AI-Консультант проаналізував ситуацію та надав детальну відповідь 🤖, яку перевірили експерти редакції:


Компенсацію за використання власного авто і порядок її виплати краще прямо прописати в наказі чи окремому документі, аванс на пальне видати можна, але якщо авто не оформлене як орендоване / у позичці, відшкодування вартості пального для працівника оподатковується ПДФО і військовим збором, а ЄСВ на таку компенсацію не нараховується.


Обґрунтування


1. Чи зазначати в наказі про відрядження використання власного авто і компенсацію


Закон не встановлює обов’язкового формулювання наказу про відрядження. Наказ складають у довільній формі і в ньому зазначають ПІБ працівника, пункт призначення, мету, строк відрядження, розмір добових та іншу потрібну інформацію. Працівника з наказом ознайомлюють під підпис.


Тому доцільно прямо в наказі або окремим наказом/договором зафіксувати, що працівник використовує власний автомобіль у службових цілях і йому виплачують компенсацію, із зазначенням розміру або порядку розрахунку компенсації та періодичності виплат. Це важливо для документального підтвердження господарського характеру витрат і уникнення податкових спорів. Підсумково, формальної вимоги «саме в наказі про відрядження» немає, але зафіксувати умови використання авто і компенсації у внутрішніх документах обов’язково варто.


2. Аванс на пальне


Витрати на відрядження, зокрема на проїзд, можуть відшкодовуватись роботодавцем за рахунок виданого авансу. У разі поїздки на авто, щоб покрити витрати на пальне, можна видати підзвіт працівнику готівку чи перерахувати кошти на картку для придбання пального. Надалі працівник подає звіт із чеками та шляховими листами, а підприємство списує пальне за нормами.


Отже, аванс на пальне видати можна. Головне — забезпечити належне документальне підтвердження використання пального в службових цілях (подорожні листи, чеки, накази про норми витрат пального тощо).


3. Оподаткування компенсації / відшкодування пального


Якщо автомобіль працівника не оформлений як орендований або переданий у позичку, вартість пального, яку роботодавець фактично компенсує працівникові (через аванс чи відшкодування витрат), податківці розцінюють як додаткове благо працівника.


У такому випадку:


ПДФО: компенсація пального включається до оподатковуваного доходу як додаткове благо за пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ і оподатковується за ставкою 18% із застосуванням «натурального» коефіцієнта (для суми, що надається в негрошовій формі або фактично компенсує витрати працівника);

військовий збір: 5% утримується із суми такого додаткового блага без коефіцієнта;

ЄСВ: на компенсацію за використання працівником власного транспортного засобу, що використовується для виробничих потреб, ЄСВ не нараховується, оскільки така виплата прямо віднесена до виплат, на які ЄСВ не нараховується (п. 11 Переліку видів виплат, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 №1170) і не входить до фонду оплати праці згідно з п. 3.22 Інструкції зі статистики заробітної плати.


Якщо ж оформити оренду або позичку автомобіля і дотриматися вимог до відряджень, відшкодування витрат на пальне, паркування тощо може не вважатися додатковим благом за умови, що воно здійснюється в межах господарської діяльності і належно підтверджене документами, а інші витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу за Податковим кодексом України.


Підсумовуючи, без оформлення оренди/позички саме компенсація пального для працівника — це об’єкт оподаткування ПДФО і ВЗ як додаткове благо, але без нарахування ЄСВ.



Джерело: АІ-консультант 7eminar


Читайте більше:


Кошти під звіт на господарські потреби: складання авансового звіту

Майбутній помічник купив квитки шефу: кейс по ПДФО

Підзвітні кошти: обмеження, вимоги та помилки

Повернення невикористаних підзвітних коштів, податкові наслідки невчасного повернення невикористаного підзвіту

Як легалізувати поїздки «дім-робота» на службовому авто

Нові транспортні квитки з 2026 року та авансовий звіт: як відшкодовувати витрати на відрядження

Оплата праці за дні перебування у відрядженні

Таксі у відрядженні: оформлюємо без податків

Відрядження за кордон

Добові на відрядження 2026

4

748

1

19

1

18

1

9

7

11665

1

8

1

416

5

1009

2

2450

3

2704

2

15

2

18

4

247

2

1857

4

339

5

476

2

21

3

25

4

49

3

21

4

363