Впровадження е-ТТН в Україні: перший досвід із Medoc ТТН

1. Стан цифровізації товарно-транспортних накладних
2. Продукти Medoc ТТН: екосистема для всіх учасників
3. Як почати користуватися Medoc ТТН: що потрібно знати
4. Інтерфейс та структура кабінету Medoc ТТН
5. Створення е-ТТН
6. Дії водія: мобільний застосунок
7. Інші рішення від Medoc ТТН
8. Висновки: перший досвід і подальші кроки

Стан цифровізації товарно-транспортних накладних

В Україні триває активна фаза переходу на електронну товарно-транспортну накладну (е-ТТН) – ключовий етап цифровізації логістики, який має замінити паперові накладні юридично значущим електронним документом. Це – не просто модернізація документообігу, а створення нової цифрової екосистеми у сфері вантажоперевезень.

Одним із перших провайдерів, які запропонували повноцінне рішення для тестування е-ТТН, став Medoc ТТН – продукт компанії Linkos Group. Платформа вже офіційно підключена до державного тестового середовища, що підтверджено наказом Міністерства розвитку громад та територій від 29.09.2023 №1694.

Продукти Medoc ТТН: екосистема для всіх учасників

Medoc ТТН – це не один застосунок, а комплексне рішення для всіх учасників перевезень:

1. Вебверсія Medoc ТТН Online – для роботи через браузер. Підходить бухгалтерам, логістам, адміністраторам,
2. Мобільний застосунок Medoc ТТН – оптимізований для водіїв, дозволяє підписувати документи у дорозі,
3. API-рішення – для інтеграції з обліковими системами (1С, BAS тощо). Надає повний набір функцій: створення, підписання, реєстрація, обмін актами та отримання статусів.

Кожен формат орієнтований на конкретну роль – від офісного працівника до водія – що дає змогу протестувати всі аспекти роботи з е-ТТН вже зараз.

Як почати користуватися Medoc ТТН: що потрібно знати

Щоб розпочати роботу з е-ТТН, насамперед потрібен кваліфікований електронний підпис (КЕП) – для всіх учасників логістичного процесу, зокрема й для водія.

Найзручніший формат підпису для водіїв – хмарний КЕП, який дозволяє працювати навіть без спеціального носія.

Також, зауважте, що кожний користувач з числа тих, хто матимуть доступ до створеної е-ТТН, повинен мати електронну пошту, а той користувач, який буде створювати ТТН – повинен знати ці емейл-адреси та вводити їх у відповідні поля в процесі створення ТТН.

Це необхідно для належного обміну даними.

Бути користувачем програми Медок (модулями документообігу, обліку ПДВ та звітності) не обов’язково – зареєструватися та користуватися може будь-яке підприємство.

Користувачам доступні варіанти підпису у форматі токенів, файлових чи хмарних ключів, з гнучкою підтримкою від провайдера.

Користувач реєструється на платформі Medoc ТТН, додає інформацію про своє підприємство, заповнює базу контрагентів, транспорту, локацій завантаження/розвантаження і товарів.

Усе це значно спрощує створення е-ТТН надалі.

Зауважте, що реєстрація е-ТТН відбувається через центральну базу даних (ЦБД) державної системи. Після стоврення е-ТТН вона, навіть і не підписана, зберігається в хмарі, і до її редагування можна повернутися. Також доступне завантаження вже готової е-ТТН, створеної в іншому середовищі.

Інтерфейс та структура кабінету Medoc ТТН

Інтерфейс платформи побудований доволі інтуїтивно: зліва – основне меню, яке складається з трьох розділів:

Перший – «Документи». Тут зберігаються всі створені е-ТТН. Реєстр документів дозволяє фільтрувати накладні за статусом (на підпис, підписані, видалені, завершені) і налаштовувати видимість колонок

Другий розділ – «Довідники». Тут користувач створює:

1. Профілі підприємств, що використовуються для створення е-ТТН.
2. Учасників перевезення: вантажовідправника, перевізника, вантажоодержувача, замовника.
3. Водіїв, транспортні засоби.
4. Локації (адреси завантаження/розвантаження).
5. Товари – з будь-яким рівнем деталізації, від загального опису до артикула та коду УКТЗЕД.

Третій розділ – «Маршрути». Це шаблони маршрутів, які дозволяють заздалегідь задати постійних учасників і локації.

Завдяки цьому, створення нової е-ТТН зводиться до кількох кліків – система автоматично підставить усі потрібні дані.

Функція «Замовник» реалізована гнучко: попри те, що в стандартній формі ТТН цей реквізит відсутній, користувач може вказати будь-яку зацікавлену сторону – наприклад, компанію, яка оплачує перевезення. Це гарантує, що всі учасники процесу отримають документи.

Створення е-ТТН

Дії водія: мобільний застосунок

Для водіїв передбачено спеціальний мобільний застосунок.

Його інтерфейс максимально спрощений: меню містить лише кілька функцій – перегляд профілю, перелік завантажених ключів (КЕП), вкладку з документами та кнопку виходу.

Документи відображаються у розділі «Документи», де є доступ до всіх е-ТТН:

1. підписаних,
2. отриманих на підпис
3. або тих, що містять зміни (наприклад, акти перевантаження, зміни пункту призначення тощо).

Підписання відбувається в кілька кліків: водій обирає документ, активує кнопку «Підписати», використовує КЕП – і готово.

Застосунок сумісний з більшістю пристроїв на Android, встановлюється через Google Play, займає небагато місця. Важливо, щоб водій мав смартфон і власний КЕП (бажано — хмарний), який легко отримати, наприклад, через ПриватБанк або будь-який інший АЦСК.

Інші рішення від Medoc ТТН

Окрім вебкабінету та мобільного застосунку, Medoc ТТН пропонує ще такий інструмент:

1. API-інтеграція – для компаній, які використовують власні облікові системи. API дозволяє створювати, підписувати, реєструвати е-ТТН та акти, отримувати документи з ЦБД і вести повноцінний документообіг без переходу до окремого кабінету. Наразі вже існує готовий модуль інтеграції з BAS (1С): він підтримує створення ТТН на основі первинних документів, підписання, реєстрацію, логування, контроль заповнення та вкладення супровідних документів.

Висновки: перший досвід і подальші кроки

1. Перший досвід використання онлайн версії Medoc ТТН для тестування електронної товарно-транспортної накладної демонструє готовність бізнесу до переходу на цифровий формат логістичних документів.
2. Система надає всі необхідні інструменти: від зручного інтерфейсу для створення ТТН до мобільного застосунку для водіїв, API для інтеграції та підтримки актуальних змін.
3. Під час тестування ми переконалися, що документообіг відбувається прозоро, швидко і без зайвої бюрократії. Водії можуть отримати ТТН на свої смартфони, підписати їх у дорозі, а вантажоодержувач – перевірити й підтвердити отримання в онлайн-режимі. Учасники перевезення бачать зміну статусів документів, а оновлення вносяться у центральну базу миттєво.
4. Як результат – замовники, які не є безпосередніми учасниками перевезення, але мають право на доступ до документів, отримують свою копію автоматично. Система е-ТТН вже сьогодні вирішує ті питання, які роками залишались відкритими у сфері логістики.
5. Загалом – досвід позитивний. І хоча наразі триває тестовий період, Medoc ТТН дає змогу вже сьогодні відчути переваги електронної логістики в реальному часі.

Олена СТЕПАНОВА, консультант з обліку та оподаткування, практикуючий головний бухгалтер

Читайте більше:

У грудні 2025 року бізнес зможе оформлювати перші електронні ТТН

Електронна товарно-транспортна накладна (е-ТТН): нові правила та особливості застосування

ТТН 2025: запитання-відповіді

Нова форма ТТН: огляд змін, зразок заповнення та бланк

Як оформлювати нову форму ТТН і що змінилось в правилах перевезень