- Коли «декретні» відпустки наклались одна на іншу: що каже законодавство
- Е-лікарняний не формується
- Як заповнити додаток 5
Коли «декретні» відпустки наклались одна на іншу: що каже законодавство
Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами надається на підставі медичного висновку тривалістю у загальному випадку 126 календарних днів:
- 70 календарних днів до пологів
і
- 56 календарних днів після пологів.
Якщо працівниці відкрито лікарняний листок непрацездатності з причини «вагітність та пологи», а вона в цей час перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років, то відпустка для догляду за дитиною має бути припинена. Адже законодавство не передбачає можливості надання працівниці двох відпусток одночасно.
Тобто якщо ваша працівниця, яка перебуваючи у відпустці для догляду, бажає оформити відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, вона повинна надати:
- заяву про припинення відпустки для догляду за дитиною до 3 років;
- заяву про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
На підставі цих заяв будуть видані відповідні накази про припинення однієї та про надання іншої відпустки.
Проте, як зазначило Мінекономіки в листі від 01.07.2021 №4712-06/34400-07, законодавством не передбачено норми щодо переривання відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку з підстав надання жінці листка непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами за ініціативою роботодавця. Разом з тим, жінка за власним бажанням може перервати відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та оформити відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, а після її закінчення знову скористатися своїм правом на відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.
Але навіть якщо працівниця вирішить не припиняти відпустку до 3 років (хоча ми саме за такий варіант), допомога по вагітності та пологах все одно буде призначена. Підстава – ст. 18 Закону України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування». Така допомога буде призначена на підставі листка непрацездатності з причини «вагітність та пологи».
Але тут можна стикнутися з іншою проблемою – не формується електронний листок непрацездатності!
Е-лікарняний не формується
Це реальна ситуація нашого підписника. Що ж трапилося?
Працівниця перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3-х років до 22.10.2025. Вона вагітна, але лікар не може відкрити електронний листок непрацездатності з причини вагітність та пологи з 04.09.2025. Електронна система лікарю видає повідомлення, що працівниця не перебуває в трудових відносинах. В чому причина та що потрібно зробити?
Дійсно, така ситуація зустрічається. Адже при оформленні відпустки для догляду за дитиною до 3 років, роботодавець у додатку 5 податкового розрахунку відобразив дату початку такої відпустки. І чомусь в реєстрі застрахованих осіб така працівниця не відображається як та, що працює у даного роботодавця.
Фахівці ПФУ в усних консультаціях радять відобразити у додатку 5 податкового розрахунку дату закінчення відпустки до 3 років. Після цього реєстр буде «бачити» жінку як працівницю. Ну, і далі лікар зможе сформувати електронний листок непрацездатності, який буде відображений в кабінеті страхувальника на порталі ПФУ.
Другий варіант вирішення цієї ситуації – це видати працівниці паперовий ЛН по вагітності та пологах, через те, що з технічних причин електронний ЛН не сформувався.
Як заповнити Додаток Д5
У загальному випадку інформацію про закінчення/початок відпустки для догляду за дитиною та по вагітності та пологах відображають у Додатку Д5 до Податкового розрахунку. В класичній ситуації буде заповнено 2 рядки:
- в першому рядку зазначається інформація про припинення відпустки до 3 років, зокрема в графі 7 буде категорія 6, в графі 10 останній день такої відпустки, в графі 16 номер та дата наказу про припинення відпустки для догляду за дитиною;
- в другому рядку буде зазначена інформація про дату початку відпустки по вагітності та пологах, зокрема в графі 7 буде категорія 5, в графі 10 дата початку такої відпустки, в графі 16 номер та дата наказу про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
Увага! Дату початку / закінчення відповідних «декретних» відпусток показують у додатку 5 за той звітний період, на який припадає відповідна подія
Тобто, якщо «декретні» відпустки закінчуються / починаються у вересні, то і відображена ця інформація буде у Додатку Д5 за вересень.
Це якраз дуже важливо для ситуації, наведеної вище. Тобто наприкінці серпня вже відомо, що ЛН з причини «вагітність та пологи» має бути відкрито з 4 вересня на 126 календарних днів. Але відобразити дату закінчення відпустки для догляду за дитиною – «03.09.2025» у додатку 5 за серпень не можна. За майбутні періоди таку інформацію не наводять. Вона має бути відображена «місяць в місяць».
Не вдасться й у вересні подати податковий розрахунок, оскільки його подання за вересень розпочнеться тільки з 1 жовтня. На сьогодні подати податковий розрахунок зі статусом «довідковий» також неможливо, оскільки такий тип розрахунку починаючи з 1 січня 2025 року не передбачений Порядком заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4.
А інформація про закінчення відпустки для догляду за дитиною потрібна «вже сьогодні»!
Єдиний варіант – це свідомо допустити помилку та відобразити дату закінчення відпустки для догляду за дитиною, наприклад, 31.08.2025 у Додатку Д5 за серпень. І подати податковий розрахунок зі статусом «Звітний» на початку вересня. Ну а потім допущену помилку із «неправильною» датою закінчення відпустки до 3 років виправити шляхом подання або нового звітного розрахунку з Додатком Д5, або уточнюючого за серпень, тобто видалити таку неправильну інформацію. А правильну дату вже показати у Додатку Д5 за вересень.
Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar
Шаблони та зразки документів:
Заява про надання відпустки у зв’язку із вагітністю та пологами
Наказ про надання відпустки у зв’язку із вагітністю та пологами
Заява про дострокове припинення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку
Наказ про дострокове припинення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку
Читайте більше:
Відпустка по догляду за дитиною до 3 років
Квартальний Податковий розрахунок: для кого (не)повертається
Місячний Податковий розрахунок з ПДФО, ЄСВ та військового збору: як заповнити
Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами: оформлення та нюанси під час дії воєнного стану