Як нарахувати зарплату працівнику з індивідуальним графіком

1. Хто займається складанням графіків?
2. Робота змінами ≠ індивідуальний графік
3. Як правильно оформити індивідуальний графік
4. Табель: сполучна ланка між графіком і зарплатою
5. Особливості графіка виходів і підсумованого обліку
6. Обліковий період: чому він важливий
7. Як розраховується зарплата за різними індивідуальними графіками
8. Що пам’ятати бухгалтеру, щоб уникати помилок
9. Індивідуальний графік роботи – в SMARTFIN за лічені хвилини

У цьому матеріалі від SMARTFIN.UA розглянемо:

1. як правильно оформити індивідуальний графік;
2. на що звертати увагу при нарахуванні зарплати;
3. яких помилок варто уникати.

Хто займається складанням графіків?

Планування робочого часу – обов’язок роботодавця. Але на практиці цю функцію часто перекладають на бухгалтера з типовим проханням:

«Склади такий графік, щоб на папері був гарний і відповідав законодавству. А працівник хай працює, як зручно»

Увага: за неправдивий облік робочого часу передбачено штраф – 10 мінімальних зарплат за кожного працівника (ст. 265 Кодексу законів про працю, далі – КЗпП)

Тож правильне оформлення – не формальність, а захист бухгалтера, роботодавця і працівника.

Робота змінами ≠ індивідуальний графік

На практиці ці поняття часто плутають, але різниця між ними принципова.

Змінна робота – це коли протягом доби на підприємстві функціонують декілька змін: денна, вечірня, нічна. Для такого режиму існують окремі вимоги до тривалості змін та відпочинку між ними.

Індивідуальний графік встановлюється персонально для працівника, якщо йому не підходить стандартний режим підприємства.

Наприклад:

1. робочі дні чергуються (3 через 3, тиждень через тиждень);
2. стандартна 5-денка, але з вихідними не в суботу-неділю.

Як правильно оформити індивідуальний графік

Індивідуальний графік не може бути усною домовленістю. Він обов’язково оформлюється документально. Для цього потрібно підготувати:

1. Заяву працівника (якщо це його ініціатива);
2. Наказ про встановлення індивідуального графіка;
3. Додаток до трудового договору (або вказівка в самому договорі).

Важливо: у документах мають бути чітко зазначені дні роботи, години, тривалість змін, вихідні дні. Формулювання типу «за погодженим графіком» не використовується, адже це ризик під час перевірок

Зміни графіка = зміни істотних умов праці

Якщо графік змінюється з ініціативи працівника – оформлюється нова заява, наказ і додаток.

Якщо з ініціативи роботодавця – працівника потрібно письмово попередити не пізніше ніж за 2 місяці (ст. 32 КЗпП).

Табель: сполучна ланка між графіком і зарплатою

Табель обліку робочого часу має повністю відповідати погодженому графіку. Його можна вести за типовою формою №П-5 або у довільній формі (зі збереженням усіх обов’язкових реквізитів).

У ньому мають бути точно зазначені дні й години фактичної роботи працівника. Адже саме цей документ є основою для нарахування зарплати, лікарняних, відпускних.

Невідповідність табеля реальному графіку – типова помилка та часта причина неточностей у розрахунках і штрафів.

Особливості графіка виходів і підсумованого обліку

Індивідуальні графіки типу «3 через 3», «доба через три» майже завжди передбачають підсумований облік робочого часу. У таких випадках фактична кількість відпрацьованих годин за місяць майже ніколи не збігається з календарною нормою.

Тому слід розрізняти:

1. Календарну норму – загальну кількість робочих годин у місяці (відповідно до постанови Мінсоцполітики);
2. Індивідуальну норму – ту, яку працівник реально має відпрацювати згідно зі своїм графіком.

Обліковий період: чому він важливий

Підсумований облік вимагає визначення облікового періоду. Це може бути місяць (найчастіше), квартал або інший період (максимум – 6 місяців), якщо це дозволено специфікою.

Саме в межах облікового періоду бухгалтер оцінює:

1. чи вкладено працівником норму годин;
2. чи виникають понаднормові години. Якщо так, їх слід оплачувати у подвійному розмірі або компенсувати відпочинком за згодою сторін (ст. 106 КЗпП).

Якщо працівник працює неповний день

Індивідуальний графік може також передбачати неповний робочий час – наприклад, по 4 години на день. В такому разі зарплата нараховується пропорційно відпрацьованому часу, але не може бути нижчою за мінімальну за фактично відпрацьований час.

Як розраховується зарплата за різними індивідуальними графіками

При індивідуальному графіку оплата праці здійснюється пропорційно до фактично відпрацьованого часу. У розрахунках важливо враховувати індивідуальну норму (згідно з погодженим графіком), а не лише календарну. Для цього використовуємо загальну формулу:

Оклад ÷ Місячна норма годин × Фактично відпрацьовано годин

Ситуація 1: Працівник працює за графіком «3 через 3» по 12 годин на добу.

У липні 2025 року він відпрацював 14 змін × 12 годин = 168 годин. Календарна норма тривалості робочого часу на липень – 184 години. Оклад працівника за повну ставку – 22 500 грн/міс.

У цій ситуації індивідуальна норма (за погодженим графіком) становить 168 год, тож саме на неї й орієнтуємось для розрахунку.

Розрахунок зарплати за фактично відпрацьований час:

22 500 грн ÷ 184 год × 168 год = 20 543,48 грн (без урахування доплат, утримань та ПДФО / ЄСВ).

Ситуація 2: Працівник працює 5 днів на тиждень по 8 годин на день, але його вихідні «плавають» – наприклад, не субота-неділя, а вівторок і пʼятниця.

У липні 2025 року він відпрацював 22 дні × 8 год = 176 годин. Календарна норма робочого часу в липні – 184 години. Оклад – 18 800 грн/міс.

Це типовий приклад індивідуального графіка з ковзаючими вихідними, коли працівник має стандартну кількість робочих днів, але з іншим розподілом вихідних.

Розрахунок зарплати за фактично відпрацьований час:

18,800 грн ÷ 184 год × 176 год = 17 978,26 грн (без урахування доплат, утримань та ПДФО / ЄСВ).

Якщо по завершенню облікового періоду працівник перевищить свою норму – години оплачуються в подвійному розмірі (ст. 106 КЗпП). Або можуть бути компенсовані додатковим відпочинком – за згодою сторін.

Що пам’ятати бухгалтеру, щоб уникати помилок

1. Форма, табель і розрахунок зарплати мають ґрунтуватися на затвердженому графіку.
2. Понаднормові години оцінюються за результатами облікового періоду та мають бути оплачені в подвійному розмірі.
3. Усі зміни графіка – лише письмово.
4. Для обліку краще використовувати систему, яка враховує індивідуальні норми автоматично – як у SMARTFIN.UA.

Індивідуальний графік роботи – в SMARTFIN за лічені хвилини

В онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA ви зможете налаштувати індивідуальний графік для кожного працівника буквально за кілька хвилин: позначити робочі та вихідні дні, вказати тривалість зміни.

Табель сформується автоматично, а заробітна плата розрахується пропорційно до фактично відпрацьованого часу.

Бажаєте автоматизувати й цю ділянку своєї роботи?

Реєструйтесь у SMARTFIN.UA та отримайте безплатний демо-доступ до всіх можливостей сучасної бухгалтерії. Вас чекають 35+ інструментів для нарахування зарплати, кадрового обліку, звітності – усе в одному сервісі. Після тестового періоду вартість користування програмою – 295 грн на місяць.

Створюйте індивідуальні графіки, ведіть табелі, нараховуйте зарплату – система все підрахує за вас.