
Заробітна плата
17.07.2025
Як нарахувати зарплату працівнику з індивідуальним графіком
Індивідуальний графік роботи – поширена практика в сучасних трудових реаліях. Зазвичай його встановлюють працівникам, які мають сімейні обставини, навчаються або працюють за умов неповного робочого часу. Але як правильно нарахувати зарплату такому працівнику, щоб уникнути помилок у розрахунках?

- Хто займається складанням графіків?
- Робота змінами ≠ індивідуальний графік
- Як правильно оформити індивідуальний графік
- Табель: сполучна ланка між графіком і зарплатою
- Особливості графіка виходів і підсумованого обліку
- Обліковий період: чому він важливий
- Як розраховується зарплата за різними індивідуальними графіками
- Що пам’ятати бухгалтеру, щоб уникати помилок
- Індивідуальний графік роботи – в SMARTFIN за лічені хвилини
У цьому матеріалі від SMARTFIN.UA розглянемо:
- як правильно оформити індивідуальний графік;
- на що звертати увагу при нарахуванні зарплати;
- яких помилок варто уникати.
Хто займається складанням графіків?
Планування робочого часу – обов’язок роботодавця. Але на практиці цю функцію часто перекладають на бухгалтера з типовим проханням:
«Склади такий графік, щоб на папері був гарний і відповідав законодавству. А працівник хай працює, як зручно»
Увага: за неправдивий облік робочого часу передбачено штраф – 10 мінімальних зарплат за кожного працівника (ст. 265 Кодексу законів про працю, далі – КЗпП)
Тож правильне оформлення – не формальність, а захист бухгалтера, роботодавця і працівника.
Робота змінами ≠ індивідуальний графік
На практиці ці поняття часто плутають, але різниця між ними принципова.
Змінна робота – це коли протягом доби на підприємстві функціонують декілька змін: денна, вечірня, нічна. Для такого режиму існують окремі вимоги до тривалості змін та відпочинку між ними.
Індивідуальний графік встановлюється персонально для працівника, якщо йому не підходить стандартний режим підприємства.
Наприклад:
- робочі дні чергуються (3 через 3, тиждень через тиждень);
- стандартна 5-денка, але з вихідними не в суботу-неділю.
Як правильно оформити індивідуальний графік
Індивідуальний графік не може бути усною домовленістю. Він обов’язково оформлюється документально. Для цього потрібно підготувати:
- Заяву працівника (якщо це його ініціатива);
- Наказ про встановлення індивідуального графіка;
- Додаток до трудового договору (або вказівка в самому договорі).
Важливо: у документах мають бути чітко зазначені дні роботи, години, тривалість змін, вихідні дні. Формулювання типу «за погодженим графіком» не використовується, адже це ризик під час перевірок
Зміни графіка = зміни істотних умов праці
Якщо графік змінюється з ініціативи працівника – оформлюється нова заява, наказ і додаток.
Якщо з ініціативи роботодавця – працівника потрібно письмово попередити не пізніше ніж за 2 місяці (ст. 32 КЗпП).
Табель: сполучна ланка між графіком і зарплатою
Табель обліку робочого часу має повністю відповідати погодженому графіку. Його можна вести за типовою формою №П-5 або у довільній формі (зі збереженням усіх обов’язкових реквізитів).
У ньому мають бути точно зазначені дні й години фактичної роботи працівника. Адже саме цей документ є основою для нарахування зарплати, лікарняних, відпускних.
Невідповідність табеля реальному графіку – типова помилка та часта причина неточностей у розрахунках і штрафів.
Особливості графіка виходів і підсумованого обліку
Індивідуальні графіки типу «3 через 3», «доба через три» майже завжди передбачають підсумований облік робочого часу. У таких випадках фактична кількість відпрацьованих годин за місяць майже ніколи не збігається з календарною нормою.
Тому слід розрізняти:
- Календарну норму – загальну кількість робочих годин у місяці (відповідно до постанови Мінсоцполітики);
- Індивідуальну норму – ту, яку працівник реально має відпрацювати згідно зі своїм графіком.
У SMARTFIN.UA індивідуальна норма розраховується автоматично – залежно від введеного графіка!
Обліковий період: чому він важливий
Підсумований облік вимагає визначення облікового періоду. Це може бути місяць (найчастіше), квартал або інший період (максимум – 6 місяців), якщо це дозволено специфікою.
Саме в межах облікового періоду бухгалтер оцінює:
- чи вкладено працівником норму годин;
- чи виникають понаднормові години. Якщо так, їх слід оплачувати у подвійному розмірі або компенсувати відпочинком за згодою сторін (ст. 106 КЗпП).
Якщо працівник працює неповний день
Індивідуальний графік може також передбачати неповний робочий час – наприклад, по 4 години на день. В такому разі зарплата нараховується пропорційно відпрацьованому часу, але не може бути нижчою за мінімальну за фактично відпрацьований час.
Як розраховується зарплата за різними індивідуальними графіками
При індивідуальному графіку оплата праці здійснюється пропорційно до фактично відпрацьованого часу. У розрахунках важливо враховувати індивідуальну норму (згідно з погодженим графіком), а не лише календарну. Для цього використовуємо загальну формулу:
Оклад ÷ Місячна норма годин × Фактично відпрацьовано годин
Ситуація 1: Працівник працює за графіком «3 через 3» по 12 годин на добу.
У липні 2025 року він відпрацював 14 змін × 12 годин = 168 годин. Календарна норма тривалості робочого часу на липень – 184 години. Оклад працівника за повну ставку – 22 500 грн/міс.
У цій ситуації індивідуальна норма (за погодженим графіком) становить 168 год, тож саме на неї й орієнтуємось для розрахунку.
Розрахунок зарплати за фактично відпрацьований час:
22 500 грн ÷ 184 год × 168 год = 20 543,48 грн (без урахування доплат, утримань та ПДФО / ЄСВ).
Ситуація 2: Працівник працює 5 днів на тиждень по 8 годин на день, але його вихідні «плавають» – наприклад, не субота-неділя, а вівторок і пʼятниця.
У липні 2025 року він відпрацював 22 дні × 8 год = 176 годин. Календарна норма робочого часу в липні – 184 години. Оклад – 18 800 грн/міс.
Це типовий приклад індивідуального графіка з ковзаючими вихідними, коли працівник має стандартну кількість робочих днів, але з іншим розподілом вихідних.
Розрахунок зарплати за фактично відпрацьований час:
18,800 грн ÷ 184 год × 176 год = 17 978,26 грн (без урахування доплат, утримань та ПДФО / ЄСВ).
Якщо по завершенню облікового періоду працівник перевищить свою норму – години оплачуються в подвійному розмірі (ст. 106 КЗпП). Або можуть бути компенсовані додатковим відпочинком – за згодою сторін.
Що пам’ятати бухгалтеру, щоб уникати помилок
- Форма, табель і розрахунок зарплати мають ґрунтуватися на затвердженому графіку.
- Понаднормові години оцінюються за результатами облікового періоду та мають бути оплачені в подвійному розмірі.
- Усі зміни графіка – лише письмово.
- Для обліку краще використовувати систему, яка враховує індивідуальні норми автоматично – як у SMARTFIN.UA.
Індивідуальний графік роботи – в SMARTFIN за лічені хвилини
В онлайн-бухгалтерії SMARTFIN.UA ви зможете налаштувати індивідуальний графік для кожного працівника буквально за кілька хвилин: позначити робочі та вихідні дні, вказати тривалість зміни.
Табель сформується автоматично, а заробітна плата розрахується пропорційно до фактично відпрацьованого часу.
Бажаєте автоматизувати й цю ділянку своєї роботи?
Реєструйтесь у SMARTFIN.UA та отримайте безплатний демо-доступ до всіх можливостей сучасної бухгалтерії. Вас чекають 35+ інструментів для нарахування зарплати, кадрового обліку, звітності – усе в одному сервісі. Після тестового періоду вартість користування програмою – 295 грн на місяць.
Створюйте індивідуальні графіки, ведіть табелі, нараховуйте зарплату – система все підрахує за вас.
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Судова практика
23.09.2026
Хто має доводити правоту в податковому спорі: пояснення Верховного Суду
Верховний Суд пояснив, хто має доводити свою позицію у податковому спорі та коли обов’язок доказування може перейти до платника. Зокрема, якщо підприємець заперечує дані власних чеків ПРРО та посилається на технічну помилку, самих пояснень недостатньо – це потрібно підтвердити доказами

РРО / ПРРО, фіскальні чеки
23.09.2026
Два чеки ФОП по 90 тис. грн у різні дні: чи буде другий чек повторним порушенням
ФОП 2 група в офлайн магазині двічі зробив чеки в різні дні на 90 тис. грн. Чи діє для такого випадку термін 2 місяці для накладення адмінштрафу чи більший термін? А також якщо в різні дні, то чи вважається другий чек повторним порушенням для застосування підвищеної суми штрафу? Ще таке питання: скоріш за все прийде фактична перевірка: що саме мають право перевіряти при такій перевірці? Документи по найманим, чи дійсно сума в касі повинна співпадати з Х-зв – у ФОП же немає ліміту каси, КВЕДи, банківські виписки, куточок споживача тощо?

ФОП
23.09.2026
Податкова адреса ФОП у Переліку 376: чи зберігається пільга після переходу з 2 на 3 групу та назад
ФОП 2 група, зареєстрований в м. Харкові до початку бойових дій. У 2024 році перейшов в 3 групу. У 2026 році знову повернувся на 2 групу. Чи зберігається в нього пільга по військовому збору та єдиному податку? Адреса реєстрації не змінювалася.

Податковий борг
23.09.2026
Джерела погашення податкового боргу: відповідно до ПКУ
Податковий борг може погашатися не лише за рахунок коштів платника, а й за рахунок належного йому майна з урахуванням обмежень, встановлених Податковим кодексом. Якщо коштів недостатньо, джерелом погашення може стати також дебіторська заборгованість, строк погашення якої настав. Для філій та відокремлених підрозділів передбачено окреме правило: за недостатності власного майна борг може погашатися за рахунок майна юридичної особи. Водночас ПКУ визначає перелік майна та коштів, які не можуть використовуватися для погашення податкового боргу

Відпустка, відпускні
23.09.2026
Соціальна відпустка на 17 днів за двома підставами: як застосовується ст. 19 Закону про відпустки
Одинокі матері, які виховують дитину з інвалідністю, мають право на розширену додаткову соціальну відпустку, оскільки закон передбачає сумування підстав для її надання. У такому випадку застосовується підвищена тривалість відпустки. Вона може сягати до 17 календарних днів на рік

Перевірки, штрафи
23.09.2026
ДПС виявила неоформленого працівника: які податкові та трудові штрафи можливі
Неоформлений працівник може створити для роботодавця одразу кілька видів відповідальності. Під час перевірки ДПС можуть виявити не лише порушення трудового законодавства, а й проблеми з ПДФО, військовим збором, ЄСВ та податковою звітністю – із різними санкціями

Податкова та фінзвітність
23.09.2026
Порушення порядку взяття на облік у ДПС: які штрафи загрожують платникам у 2026 році
Податковий кодекс передбачає штрафи за порушення порядку взяття на облік, реєстрації змін або подання облікових даних до контролюючих органів. Для самозайнятих осіб базовий штраф становить 340 грн, а для юридичних осіб та окремих інших платників – 1020 грн. Якщо порушення не усунуто або аналогічне порушення вчинено повторно протягом року, суми штрафів зростають удвічі. Зокрема, відповідальність може наставати за неподання документів у встановлені строки, подання їх із помилками чи неповному обсязі, а також за ненадання відомостей про відповідальних за бухгалтерський облік і податкову звітність осіб

ПДФО
23.09.2026
Майно після розлучення: чи потрібно сплачувати ПДФО та військовий збір у 2026 році
Майно, яке подружжя ділить після розлучення, не вважається оподатковуваним доходом, якщо воно отримане внаслідок поділу спільної сумісної власності. Тож із квартири, автомобіля чи коштів, отриманих під час такого поділу, не потрібно сплачувати ПДФО та військовий збір, а подавати декларацію лише через це також не доведеться

Робочий час, графіки роботи
23.09.2026
Жовтень 2026: чи буде вихідний 1 жовтня та якою буде норма робочого часу
У жовтні 2026 року державним святом є День захисників і захисниць України, який припадає на 1 жовтня. Водночас через дію воєнного стану норми ст. 73 КЗпП про святкові та неробочі дні не застосовуються, тому 1 жовтня не є додатковим вихідним і для більшості працівників залишається робочим днем. Відповідно, при п’ятиденному робочому тижні норма робочого часу за 40-годинного тижня у жовтні становить 176 годин. Водночас роботодавці можуть самостійно встановлювати додаткові дні відпочинку, скорочений або гнучкий режим роботи, оформивши відповідне рішення

ПДФО
23.09.2026
Перекази між цивільним подружжям оподатковуються за ставкою 23%, – ДПС
Оскільки в чоловіка і жінки, які проживають однією сім’єю без реєстрації шлюбу, не виникає прав та обов’язків подружжя, то грошові перекази між таким чоловіком та жінкою в розумінні ПКУ слід розглядати як інший дохід, який включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків та оподатковується податком на доходи фізичних осіб і військовим збором на загальних підставах

Відпустка, відпускні
23.09.2026
З 1 січня 2027 року батькам дітей з інвалідністю дадуть до двох тижнів відпочинку
Із 1 січня 2027 року батьки та інші особи, які постійно доглядають за дітьми з інвалідністю, зможуть раз на рік отримувати до двох тижнів тимчасового відпочинку від догляду. На цей період дитину має прийняти відповідний надавач соціальної послуги, щоб родина могла перепочити та відновитися. За словами голови Комітету Верховної Ради Галини Третьякової, для запуску такої послуги держава має забезпечити підготовлених фахівців, безпечні умови та належну інфраструктуру

Робочий час, графіки роботи
23.09.2026
Право не відповідати на робочі дзвінки: в Україні пропонують запровадити інформаційний спокій
В Україні пропонують запровадити право на інформаційний спокій – можливість не відповідати на робочі дзвінки та повідомлення у вихідні й неробочий час. Таку норму планують передбачити у проєкті нового Цивільного кодексу, разом із правом на забуття для непублічних осіб

Звільнення, скорочення
23.09.2026
Звільнення під час відпустки у 2026 році: з ініціативи роботодавця та працівника
Законодавство забороняє звільнення працівника під час відпустки за ініціативою роботодавця. Однак сам працівник має право подати заяву на звільнення навіть перебуваючи у відпустці чи на лікарняному. За загальним правилом звільнення відбувається через 14 днів після подання заяви, але у разі наявності поважних причин роботодавець зобов’язаний звільнити працівника у зазначений ним строк

Перевірки, штрафи
23.09.2026
Податкова бачить кожен рейс: які дані про перевізників отримує ДПС
Податкова отримує інформацію про перевізників не лише з їхньої звітності, а й із даних митниці, прикордонної служби та інших державних органів. Кожен перетин кордону транспортним засобом залишає цифровий слід, який ДПС може зіставити з податковими деклараціями, кадровими документами та обліком доходів. Саме так виявляють неоформлених водіїв, приховану готівкову виручку та заниження доходів від перевезень. Наслідками можуть стати донарахування податків, штрафи, а для платників єдиного податку – навіть втрата права на спрощену систему

Відпустка, відпускні
23.09.2026
15 днів безперервної відпустки для військового у 2026 році: коли командування не може відмовити
Для військовослужбовців під час воєнного стану діють окремі правила надання основних, додаткових, сімейних та навчальних відпусток. Зокрема, із 22 вересня 2025 року законодавство передбачає право на щорічну основну відпустку тривалістю до 30 календарних днів, причому безперервна частина має становити щонайменше 15 днів. Конкретні строки визначає командування з урахуванням службової необхідності та оперативної обстановки, однак гарантовані 15 днів можуть не надаватися лише за бажанням самого військовослужбовця

Ліквідація госпсуб'єкта
23.09.2026
ДПС: зняття з обліку ФОП у 2026 році можливе лише після погашення боргів
Податкова служба роз’яснила, що зняття ФОП з обліку відбувається після державної реєстрації припинення діяльності, проведення перевірки та остаточних розрахунків. Обов’язковою умовою є відсутність податкового боргу та заборгованості з єдиного внеску. До повного погашення зобов’язань процедура не завершується

ПДВ
23.09.2026
Узагальнена назва в ПН за детальних актів: позиція ДПС щодо ризиків для податкового кредиту
ДПС надала роз'яснення щодо ризиків втрати податкового кредиту з ПДВ у ситуаціях, коли генеральний підрядник надав детальні акти приймання виконаних будівельних робіт (форми КБ-2в та КБ-3) із повним розшифруванням послуг і матеріалів, проте в податковій накладній зазначив лише узагальнену назву робіт

Кадрова робота
23.09.2026
Повітряна загроза в медзакладі: які алгоритми дій має затвердити роботодавець, – пояснює юрист
Адвокат Ганна Лисенко пояснила, які кроки має зробити роботодавець медзакладу після набрання чинності новою постановою КМУ №1158. За її рекомендаціями, недостатньо формально затвердити порядок дій на випадок повітряної загрози – необхідно визначити конкретний алгоритм для працівників, безпечні приміщення та найближчі укриття. Також роботодавцю варто заздалегідь визначити процеси, які не можна безпечно зупинити, і відповідальних за переміщення людей, які не можуть зробити це самостійно




