Трудові перевірки 2026: що потрібно знати роботодавцю

1. Органи державного нагляду та контролю за дотриманням трудового законодавства
2. Особливості податкового контролю трудових відносин
3. Позапланові заходи контролю в період воєнного стану
4. Нові перевірки з 1 липня 2026 року: контроль за працевлаштуванням осіб з інвалідністю
5. Порядок обміну інформацією між контролюючими органами
6. Механізм накладання штрафних санкцій за порушення трудового законодавства
7. Розміри відповідальності за основні порушення трудового законодавства
8. Висновок

Органи державного нагляду та контролю за дотриманням трудового законодавства

Державний нагляд і контроль за додержанням законодавства про працю роботодавцями здійснює Держпраці та його територіальні органи.

Так само центральні органи виконавчої влади здійснюють контроль за додержанням законодавства про працю на підприємствах, установах і організаціях, що перебувають у їх функціональному підпорядкуванні, крім податкових органів, які мають право з метою перевірки дотримання податкового законодавства здійснювати такий контроль на всіх підприємствах, установах, організаціях незалежно від форм власності та підпорядкування.

Особливості податкового контролю трудових відносин

Якщо ми розглядаємо податковий контроль, то:

документальною перевіркою вважається перевірка, предметом якої є також дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору, оформлення трудових відносин з працівниками, найманими особами, та яка проводиться на підставі податкових декларацій, розрахунків, фінансової, статистичної та іншої звітності, реєстрів податкового та бухгалтерського обліку, первинних документів.

А під час фактичної перевірки в частині дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору податковою перевіряється наявність належного оформлення трудових відносин, з'ясовується питання щодо ведення обліку роботи, виконаної працівником, обліку витрат на оплату праці, відомості про оплату праці працівника. І для з'ясування факту належного оформлення трудових відносин з працівником можуть використовуватися документи, що посвідчують особу, або інші документи, які дають змогу ідентифікувати особу:

1. посадове посвідчення;
2. посвідчення водія;
3. санітарна книжка тощо.

Фактичною вважається перевірка податковою, що здійснюється за місцем фактичного провадження платником податків діяльності, розташування господарських або інших об'єктів права власності такого платника. Фактична податкова перевірка здійснюється без попередження платника податків.

Для податкових органів заробітна плата – це не лише елемент трудових відносин, а насамперед об’єкт оподаткування ПДФО і ВЗ, база нарахування ЄСВ та зона відповідальності роботодавця як податкового агента. ДПС контролює оплату праці через три основні види перевірок:

1. Камеральні перевірки – проводяться без участі платника за даними податкової звітності. Тут найчастіше виявляють арифметичні помилки, розбіжності між показниками та несвоєчасну сплату податків.
2. Документальні перевірки (планові та позапланові) – під час яких аналізують первинні документи, кадрові накази, бухоблік, банківські та касові операції. Оскільки у 2026 році мораторій фактично на всі види перевірок відсутній, ДПС отримала повноцінний інструмент для ревізії нарахувань.
3. Фактичні перевірки – проводяться без попередження за місцем провадження діяльності платника.

Під час проведення документальних перевірок податківці керуються жорстким алгоритмом, затвердженим Наказом ДПС від 04.05.2023 №322 «Про затвердження Методики проведення перевірки достовірності, повноти нарахування та сплати податку на доходи фізичних осіб, єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування та військового збору».

Ця Методика визначає три послідовні кроки, за якими інспектор вивчає ваш облік:

Крок 1. Організаційний аналіз: ревізори вивчають внутрішні стандарти компанії – наказ про облікову політику, актуальний штатний розпис, наявні цивільно-правові угоди та масив наказів по персоналу.

Крок 2. Перевірка первинного обліку: проводиться ретельний аудит бухгалтерських рахунків 66 (виплати працівникам), 64 (податкові зобов'язання з ПДФО та ВЗ), 65 (страхові внески), а також рух коштів по касі (рах. 30) та банку (рах. 31). Окремо аналізуються рахунки 37 та 63, аби виключити приховане фінансування фізосіб або виплати під виглядом розрахунків із контрагентами.

Крок 3. Формування висновків (фіксація відхилень): перевіряється правомірність визначення бази оподаткування (особливо при виплатах у негрошовій формі), обґрунтованість застосування податкових соціальних пільг та дотримання граничних строків перерахування коштів до бюджету.

Позапланові заходи контролю в період воєнного стану

У періоді воєнного стану Держпраці та його територіальні органи можуть здійснювати за заявою працівника або профспілки позапланові заходи державного нагляду контролю за додержанням законодавства про працю безпосередньо роботодавцями, які використовують найману працю, в частині додержання вимог Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136), а також з питань виявлення неоформлених трудових відносин та законності припинення трудових договорів.

Найчастіше працівники звертаються з питання оплати праці, незаконного звільнення або призупинення дії трудового договору, примусового надання відпусток без збереження заробітної плати тощо.

Сервіс «Моніторинг перевірок» – універсальний помічник, який допоможе знайти ваше підприємство в реєстрах запланованих перевірок у 2026 році не лише ДПС (з урахуванням останніх змін), ПФУ та інших держорганів у форматі комплексної перевірки, а й у графіках/планах ТЦК та СП. Спробуйте вже зараз!

Нові перевірки з 1 липня 2026 року: контроль за працевлаштуванням осіб з інвалідністю

Із 1 липня 2026 року Держпраці розпочало перевірки виконання нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю за новим порядком. КМУ ухвалив постанову від 27.05.2026 №659 (далі – Постанова №659), якою затверджено оновлений Порядок здійснення контролю за виконанням нормативу робочих місць. Кабмін прямо визначив, що такі контрольні заходи здійснюватимуться щодо періодів, починаючи з 1 липня 2026 року.

Основні правила нових перевірок Держпраці щодо інвалідності:

1. періодичність планових перевірок залежить від ступеня ризику: високий ризик – не частіше одного разу на два роки; середній ризик – не частіше одного разу на три роки; незначний ризик – не частіше одного разу на п’ять років. Про планову перевірку письмово повідомляють не пізніше ніж за 10 днів;
2. позапланові перевірки можливі без попередження за наявності таких підстав: заява самого роботодавця; невиконання раніше виданого припису; звернення фізособи про порушення її прав; а також на підставі інформації ПФУ, яка містить ознаки порушень (саме дані ПФУ про чисельність є найбільш поширеним тригером);
3. що перевіряє інспектор: посадові особи отримують право досліджувати документи, копії реєстрів, вимагати пояснення. За результатами складається акт із розрахунком виконання нормативу, фіксацією рівня оплати праці осіб з інвалідністю та умов праці. У разі виявлення порушень протягом 5 робочих днів видається припис про їх усунення.

Порядок обміну інформацією між контролюючими органами

Крім того, існує Порядок обміну інформацією про відомості, що містять ознаки використання праці неоформлених працівників та порушень законодавства про працю, затверджений постановою правління ПФУ від 29.05.2017 №11-1), за яким здійснюється обмін інформацією між податковою, ПФУ і Держпраці.

Інформація, що надається ПФУ в податкову, включає дані про страхувальників, які:

1. нараховують заробітну плату нижче законодавчо встановленого розміру мінімальної заробітної плати за основним місцем роботи, крім тих, які у звітності заповнили ознаку «неповний робочий час» та тих, які розпочали та закінчили трудові відносини в звітному місяці. ПФУ цю інформацію бачить з персоніфікації, безпосередньо з додатку Д1;
2. у звітному місяці порушили вимоги частини 5 статті 8 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування», тобто недонарахували ЄСВ до мінімальної заробітної плати;
3. подали повідомлення про прийняття працівника на роботу, але не відобразили дані про нараховану йому заробітну плату за відповідний місяць та дату трудових відносин.

Крім того, ПФУ передає Держпраці дані про страхувальників та прізвища, імена, по батькові застрахованих осіб, а саме:

1. Застрахованих осіб, які виконують роботу, надають послуги за цивільно-правовими договорами одного страхувальника більше року. Це так само видно з персоніфікації з додатків Д5 і Д1.
2. Страхувальників, у яких кількість застрахованих осіб, які виконують роботи, надають послуги за цивільно-правовими договорами, більше 30% кількості застрахованих осіб в звітному місяці та/або їх кількість збільшено на 20 і більше відсотків в порівнянні з попереднім звітним місяцем.
3. Страхувальників, у яких в звітному місяці збільшили на 20 та більше відсотків кількість застрахованих осіб з ознакою «неповний робочий час».
4. Страхувальників, які нараховують заробітну плату 30 і більше відсоткам працівників нижче законодавчо встановленого розміру мінімальної заробітної плати за основним місцем роботи, крім тих, які у звітності заповнили ознаку «неповний робочий час» та тих, які розпочали та закінчили трудові відносини в звітному місяці.
5. Страхувальників, у яких у звітному місяці відображено початок трудових відносин з працівником, але які не подали повідомлення про прийняття працівника на роботу.
6. Страхувальників, які у звітному місяці надали відомості про застрахованих осіб, які перебували у відпустках без збереження заробітної плати більше 15 календарних днів та яким нарахування заробітної плати не здійснювалися.
7. Страхувальників, у яких протягом року показники кількості застрахованих осіб та загальної суми нарахованої заробітної плати не змінювалися.
8. Страхувальників чисельністю 20 і більше застрахованих осіб, у яких у звітному місяці відбулося зменшення штатної чисельності працівників на 10 і більше відсотків у порівнянні з попереднім звітним місяцем.
9. Також відомості про наявні в реєстрі застрахованих осіб дані про відносини застрахованої особи із страхувальником.

За роз'ясненням Держпраці, дійсно, за інформацією ПФУ по підприємству, в якому працював заявник, відповідно до поданого звіту з ЄСВ були відсутні дані щодо трудових або цивільно-правових відносин з ним.

Механізм накладання штрафних санкцій за порушення трудового законодавства

Матеріали відповідних перевірок, маються на увазі перевірки податкової, направляються до територіального органу Держпраці для притягнення суб'єктів господарювання, які використовують найману працю працівників, за порушення чинного законодавства до фінансової відповідальності.

Згідно з інформацією Держпраці, за отриманими матеріалами фактичних перевірок винесені попередження та застосовані фінансові санкції. Не дивлячись на те, що податкова має право під час документальних перевірок і під час фактичних перевірок виявляти порушення законодавства про працю, вона не штрафує за порушення законодавства про працю. Вона цю інформацію передає до Держпраці, і Держпраці вже без своєї перевірки, а лише на підставі перевірки податкової накладає штрафні санкції.

Штрафи, передбачені частиною 2 статті 265 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП), тобто які накладаються безпосередньо на роботодавців, зокрема і юридичних осіб, накладають на підставі актів перевірки ДПС, її територіального органу, в ході якої виявлені порушення законодавства про працю. Тобто Держпраці не потрібно вже проводити якісь свої перевірки – за неї все перевірила податкова і передала інформацію.

Справа про накладання штрафу розглядається в 45-денний строк з дня, що настає за днем одержання уповноваженою посадовою особою документів.

Самостійною підставою для накладання штрафу за порушення законодавства про працю є акт перевірки податкової і територіального органу податкової. Положення частини восьмої статті 265 КЗпП не забороняють накладати штрафи на підставі акта перевірки Державної податкової служби і територіального органу, в ході якої виявлено порушення законодавства про працю, як це передбачено Постановою про затвердження Порядку накладення штрафів за порушення законодавства про працю та зайнятість населення, затвердженого постановою КМУ від 17.07.2013 №509. Це підтвердила навіть судова практика (Постанова Верховного Суду від 29.08.2022 №460/3829/20).

У період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені статтею 265 КЗпП, не застосовуються (ч. 3 ст. 16 Закону №2136).

Але коли податкова передає інформацію, там однозначно будуть штрафи. Преференцій щодо адміністративної відповідальності, визначеної статтею 41 і статтею 188⁶ Кодексу законів про адміністративні правопорушення, під час війни немає.

Розміри відповідальності за основні порушення трудового законодавства

Які можуть накласти санкції за допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту), або оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання роботи повний робочий час, або виплата заробітної плати в конвертах?

Відповідь у таблиці:

На підставі перевірки Держпраці можливе навіть відкриття кримінального провадження. Як роз'яснює Південно-східне міжрегіональне управління Держпраці (роз’яснення від 19.10.2023 року), на трьох перевірених підприємствах протягом пів року взагалі не направлялися кошти на виплату заробітної плати, хоча законодавством передбачено, що виплата заробітної плати для підприємств цих форм власності є першочерговою. Матеріали таких перевірок направлені до правоохоронних органів для притягнення керівників до кримінальної відповідальності.

Висновок

Станом на 2026 рік трудова сфера перебуває під пильним контролем держави. Щоб мінімізувати ризики санкцій, кожному роботодавцю рекомендується впровадити такі кроки:

1. Провести експрес-аудит ЦПД: перевірити всі чинні договори цивільно-правового характеру з фізичними особами. За наявності в них ознак регулярного процесу, а не кінцевого результату, терміново переоформити такі відносини на стандартні трудові договори.
2. Перевірити табелі та оклади: переконатися, що за всіма працівниками, які працюють на умовах неповного робочого часу, є реальні підтверджуючі документи (заяви, економічне обґрунтування), а їхній фактичний час перебування на робочому місці збігається з табелем.
3. Проконтролювати ліміти осіб з інвалідністю: розрахувати середньооблікову чисельність штату за попередні періоди 2026 року та перевірити, чи виконано квоту за новим порядком Постанови №659. У разі недобору – офіційно відкрити відповідні вакансії через центри зайнятості для фіксації дій роботодавця, спрямованих на виконання закону.
4. Дотримуватися платіжної дисципліни: сплачувати «зарплатні» податки день у день із отриманням або перерахуванням коштів на картки працівників, уникаючи розривів навіть у кілька годин.

Пам'ятайте, що своєчасна внутрішня кадрова інвентаризація коштує значно дешевше, ніж фінансові наслідки зустрічі з інспекторами контролюючих органів.

Анастасія БУЛУЙ, редактор 7eminar

Читайте більше:

Перевірки після 1095 днів: що дозволено податківцям під час війни

Перевірки ПФУ по-новому: що потрібно знати

Планова податкова перевірка: як діяти, якщо побачили себе у плані-графіку

Податкові перевірки у 2026 році: які роки можуть перевірити

Фактичні перевірки ДПС у 2026 році: за які порушення бізнесу загрожують найбільші штрафи

Воєнний стан і перевірки: головні правила для підприємців у 2026 році