Компанії часто недооцінюють процедуру погодження договорів, сприймаючи її як формальність. Насправді залучення всіх компетентних підрозділів зменшує ризики і зміцнює договірну дисципліну.
Договірна робота не зводиться до перевірки документів юристом. Її мета – забезпечити відповідність умов інтересам компанії, законодавству та внутрішнім стандартам, узгодження технічних, фінансових, господарських та правових умов, зниження ризику конфліктів, збитків або судових спорів у майбутньому з контрагентом. Тому у погодженні мають брати участь кілька ключових підрозділів.
Алгоритм внутрішнього погодження договору
Внутрішнє погодження договору зазвичай проходить кілька етапів:
- Документ перевіряє виконавець, який його підготував.
- Потім документ перевіряє керівник відповідного структурного підрозділу.
- Далі документ розглядають посадові особи, зазначені як співвиконавці: керівники технічних і комерційних відділів перевіряють предмет, обсяги та строки, а служба безпеки оцінює контрагента на добросовісність, наявність ресурсів та відсутність ознак фіктивності:
- якщо договір стосується фінансових питань, головний бухгалтер перевіряє правильність реквізитів, визначення ціни з ПДВ чи без, порядок і строки розрахунків та оформлення первинних документів.
- юридична служба забезпечує відповідність умов законодавству, перевіряє повноваження підписанта та наявність застережень про форс-мажор.
- На завершальному етапі проєкт погоджує заступник керівника компанії, відповідальний за сферу, до якої належить предмет договору.
Форми процедури погодження договору
Процедура погодження може відбуватися у трьох формах:
- послідовній (вертикальній): передбачає рух документа від укладача до безпосереднього керівника, а далі – до топ-менеджменту або вищої посадової особи;
- паралельній (горизонтальній): означає погодження договору із суміжними підрозділами – технічними, фінансовими, юридичними;
- змішаній: поєднує обидва підходи, утворюючи складніший маршрут візування.
Моделі погодження договорів
Сьогодні компанії користуються двома основними моделями погодження договорів.
- Перша – через систему електронного документообігу (СЕД), що забезпечує швидкість, прозорість і автоматичне збереження версій. Виконавець завантажує проєкт у систему, а підрозділи та співвиконавці переглядають його й погоджують накладанням кваліфікованого електронного підпису. За наявності зауважень зберігаються всі правки, що дає можливість відстежувати історію змін.
- Друга модель – паперове візування, більш традиційна й ресурсомістка. У цьому випадку виконавець передає проект підрозділам для погодження у визначений строк, а підтвердження здійснюється шляхом проставлення візи відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020.
За можливості варто впроваджувати системи електронного документообігу (M.E.Doc, SharePoint, CRM-рішення), що спрощують погодження, забезпечують прозорість і контроль змін. Водночас слід обирати модель погодження, найбільш зручну для конкретної компанії.
Внутрішнє закріплення правил погодження договорів
Організаційні правила мають бути закріплені у внутрішніх актах:
- Інструкції з діловодства,
- Положенні про договірну роботу,
- Положенні про претензійно-позовну роботу.
Крім того, право на погодження проєктів договорів варто відобразити у положеннях про структурні відділи та в посадових інструкціях працівників.
Головне пам'ятати, що погодження договорів – не формальність, а практичний інструмент. Правильно організований процес забезпечує участь усіх профільних підрозділів на кожному етапі – від переддоговірної роботи до виконання й припинення зобов'язань. Це запорука впевненості компанії у власних угодах.
Джерело: НААУ
Читайте більше:
Первинні документи на підприємстві
Один акт, а дата підписання у замовника і виконавця різні. Які наслідки
«Самоакт»: коли відсутні первинні документи
Первинні документи ФОП у 2025 році: чи обов'язкові
Односторонній підпис первинних документів: Кабмін пропонує суттєве спрощення для бізнесу