У своєму зверненні платник податків зазначив, що наказом Мінфіну від 09.05.2023 №239 затверджено нову форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт), який набрав чинності з 01.04.2023, яким уточнено, зокрема, відображення добових витрат у розділі ІІІ, а також деталізацію дати та місця відрядження.
Платник податків запитав:
- Якщо Товариство направляє співробітника у відрядження та виплачує йому добові, чи зобов’язаний цей співробітник з 01.04.2023 скласти та подати Звіт у паперовій формі на ці отримані добові, інших витрат при знаходженні у відрядженні у нього не було?
- Яка форма підтвердження добових витрат буде прийнятою для податкових органів (наприклад, наказ на відрядження, банківська виписка тощо)?
Податківці проаналізували вимоги розділу ІV, зокрема п. 162.1, пп.163.1.1, пп. 164.2.11, пп. 165.1.36, пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (далі – Кодексу) та вказали на таке.
Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:
- запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
- укладеного договору чи контракту;
- інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
- документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
Згідно з пп. 170.9.3 Кодексу, документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти / електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 Кодексу, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку, зокрема завершує таке відрядження.
Відповідно до пп. 170.9.4 Кодексу, Звіт складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 Кодексу, платником податку (у паперовій або електронній формі) за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, у разі:
- наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 Кодексу, з метою розрахунку суми податку;
- використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається.
Враховуючи викладене, у разі якщо фізичній особі, яка відправлена у відрядження в межах України, виплачуються лише добові у межах, визначених пп. «а» пп. 170.9.1 Кодексу, то оскільки добові витрати є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження:
Звіт не складається і не подається, за умови, що сума таких добових витрат визначена згідно з наказом про відрядження, а також за умови дотримання інших вимог, визначених пп. 170.9.1 Кодексу.