Лікарняний під час відпустки: як не заплутатися в перерахунках

1. Що робити, якщо працівник захворів під час щорічної відпустки
2. 4 кроки роботодавця після підтвердження лікарняного
3. Правила перерахунку відпускних
4. Приклад перерахунку відпускних і лікарняних при накладанні днів
5. Як відобразити в Обʼєднаному звіті
6. SMARTFIN.UA: як автоматизувати розрахунок лікарняних та відпусток без помилок

Що робити, якщо працівник захворів під час щорічної відпустки

Якщо працівник повідомляє про хворобу під час щорічної відпустки та надає належним чином оформлений листок непрацездатності, дні відпустки, що збігаються з періодом хвороби, не вважаються використаними.

Працівник має право:

1. перенести невикористані дні відпустки на інший період;
2. продовжити поточну відпустку на кількість днів, що збіглися з періодом хвороби.

Таке продовження або перенесення – це обов’язок роботодавця, який реалізується за згодою між працівником і роботодавцем. Це передбачено ст. 11 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки).

Але є важливі нюанси, які слід зауважити роботодавцю:

1. Право на продовження/перенесення стосується лише самого працівника, а не його родичів (наприклад, дитини).
2. Можливість продовження чи перенесення застосовується лише до:
3. щорічної основної відпустки;
4. щорічної додаткової;
5. соціальної відпустки на дітей (згідно з ч. 7 ст. 20 Закону про відпустки).
6. Інші види відпусток – без збереження зарплати, навчальна, «чорнобильська», «бойова» тощо – не підлягають перенесенню або продовженню у разі хвороби.
7. Продовження / перенесення можливе лише за наявності офіційно підтвердженої тимчасової непрацездатності, тобто працівник надав:
8. належним чином оформлений паперовий лікарняний;
9. е-лікарняний, що набув статусу «готовий до сплати» (через 7 днів на восьмий після закриття).

4 кроки роботодавця після підтвердження лікарняного

1. Отримати заяву від працівника про перенесення або продовження відпустки.
2. Оформити наказ на підставі заяви та листка непрацездатності.
3. Оновити графік відпусток, якщо потрібно.
4. Відкоригувати табель обліку робочого часу: змінити код «В» на код «ТН», якщо тимчасова непрацездатність оплачується, «НН» – якщо лікарняний не підлягає оплаті в дні збігу відпустки та лікарняного. Залишок відпустки після хвороби — знову код «В».

Правила перерахунку відпускних

Почнемо з питання:

Чи завжди потрібно перераховувати відпускні?

Ні, необхідність перерахунку відпускних залежить від того, на який місяць припадає початок частини відпустки, яка переноситься або подовжується.

Випадок 1: обидві дати – в одному місяці

Якщо дата початку відпустки, на яку припала хвороба, і дата початку перенесеної/продовженої відпустки – в одному і тому ж місяці, перерахунок не проводиться.

Чому? Тому що розрахунковий період залишається незмінним, і сума відпускних також.

Випадок 2: дати – у різних місяцях

У такому випадку потрібно:

1. Сторнувати суму відпускних, що припала на період хвороби.
2. Нарахувати лікарняні за дні тимчасової непрацездатності.
3. Заново розрахувати суму відпускних – вже з урахуванням нового розрахункового періоду.

При цьому лікарняні потрапляють до розрахункового періоду, що впливає на середню зарплату для нових днів відпустки.

Приклад перерахунку відпускних і лікарняних при накладанні днів

Працівнику надано щорічну основну відпустку на 24 календарних дні – з 23 травня по 15 червня 2025 року. Оклад працівника – на рівні МЗП, інших нарахувань у розрахунковому періоді немає.

У травні 2025 року нараховано:

1. зарплата за 16 робочих днів – 5 818,18 грн;
2. відпускні – 5 777,04 грн, з них:
3. за 9 днів травня – 2 367,09 грн (середня – 263,01 грн),
4. за 15 днів червня – 3 945,15 грн (середня – 263,01 грн).

Нараховання заробітної плати в SMARTFIN.UA:

Розрахунки травня закрито, усі суми виплачені.

Але працівник повідомляє про хворобу і відкритий електронний лікарняний в період з 26 травня по 3 червня 2025 року. 11 червня він набув статусу «готовий до сплати».

На підставі заяви працівника і за погодженням з роботодавцем відпустку продовжено на 9 календарних днів – з 16 по 24 червня 2025 року.

Аналізуємо ситуацію:

1. 5 днів лікарняного (26-31 травня) припали на травневу частину відпустки;
2. 4 дні (1-3 червня) – на червневу.

Відповідно, потрібно:

1. сторнувати відпускні за 6 днів травня та 3 дні червня;
2. нарахувати лікарняні;
3. заново розрахувати відпускні за 9 днів червня (16-24.06), вже на підставі оновленої середньої зарплати, яка включатиме суму лікарняних.

Таким чином, в червні 2025 року зарплатні розрахунки будуть мати наступний вигляд:

Як відобразити в Обʼєднаному звіті

Після перерахунку лікарняних і відпускних важливо правильно показати всі зміни в Обʼєднаному звіті:

1. оплату лікарняного – із зазначенням типу нарахування «29» (тимчасова непрацездатність);
2. сторно відпускних – як від’ємні значення з кодом типу нарахування «10» (відпускні);
3. повторне нарахування відпускних – за новими датами (також код «10»).

Усі суми мають бути відображені у відповідному звіті за той місяць, у якому вони були фактично нараховані.

Наприклад, сторнування травневих відпускних і лікарняні за травень потрапляють у червневий звіт, якщо операції проведено в червні.

SMARTFIN.UA: як автоматизувати розрахунок лікарняних та відпусток без помилок

Розрахунок відпускних чи лікарняних – це завжди увага до нюансів: середня зарплата, правильні дати, табелювання, коди типів нарахувань, відображення у звітності.

SMARTFIN.UA спрощує ці процеси на всіх етапах, мінімізуючи ризик помилок:

1. Розраховує відпускні – з урахуванням середньої зарплати за розрахунковий період, відповідно до Порядку №100.
2. Автоматизує розрахунок лікарняних – з поділом на дні, які оплачуються роботодавцем і Пенсійним фондом, за правилами Порядку №1266.
3. Якщо лікарняний накладається на відпустку або змінюється період надання, виконується сторнування і перерахунок.
4. Табель обліку робочого часу – формується автоматично з правильними позначками: «В», «ТН», «НН» тощо.
5. Обʼєднана звітність формується і заповнюється автоматично, система підставляє коди типів нарахувань і суми у відповідні рядки.
6. Подання звітів до ДПС – безпосередньо з кабінету SMARTFIN.UA із підписом КЕП.

Більше не потрібно перевіряти формули, розрахункові періоди чи коди вручну. SMARTFIN.UA візьме на себе всю рутинну роботу, щоб ви зосередилися на цікавих та креативних задачах!

Готові спростити свою роботу? Зареєструйтесь у SMARTFIN.UA, щоб протестувати систему безкоштовно та спробувати понад 35 функцій для автоматизації обліку! А з промокодом GIFT10 знижка 10% для нових користувачів.

Вартість користування програмою – 295 грн на місяць за 1 організацію. В цю вартість входить:

1. технічна підтримка 7 днів на тиждень;
2. допомога в налаштуванні;
3. автоматичне оновлення.

А для бухгалтерських фірм та бухгалтерів-аутсорсерів – індивідуальні тарифи, які враховують кількість клієнтів, обсяг роботи та потребу в багатопрофільному доступі!

Джерело: SMARTFIN.UA