Коли можна знищити документи закритого ФОП: строки зберігання та порядок утилізації

ФОП закритий з 2017 року. Чи можу я вже знищити документи? Які строки зберігання документів встановлені законодавством?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Станом на даний час у ФОП, який ліквідувався в 2017 році, поки що немає підстав знищувати документи за періоди до його припинення.


Базові строки зберігання документів ФОП згідно з п. 44.3 ПКУ становлять:


  1. 2555 днів (7 років) - для документів щодо виплат нерезидентам (ст. 39 і 39-2, п. 141.4 ПКУ),
  2. 1095 днів (3 роки з дня подання податкової звітності) - для більшості інших документів.


Згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 №579/5, первинні документи та документи бухгалтерського обліку зберігаються протягом 5 років (р. 4.2). При цьому документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання та які стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, підлягають знищенню.


Важливо враховувати, що строки зберігання документів були призупинені:


  1. під час карантину COVID-19 (з 18.03.2020 по 30.06.2023) відповідно до п. 52-2 підр. 10 розд. ХХ ПКУ

та

  1. воєнного стану (до 01.08.2023) згідно з п. 102.9 ПКУ.


Тобто, зараз «глибина» податкової перевірки становить: 1095 днів + період з 18.03.2020 до 01.08.2023 = 1095 + 1231 = 2326 днів (приблизно 6 років 4 місяці).


Таким чином, перевірка за 2017 рік у ФОП, що ліквідувався, на сьогодні вже не може бути проведена, і відповідно, за 2017 рік і попередні роки вже не можуть бути донараховані податки та штрафні санкції за нормами ПКУ.


Тобто, є підстави для знищення документів.


Проте, ДПС у своїх роз'ясненнях (ЗІР категорія 129.01 та ІПК від 08.11.2024 №5175/ІПК/99-00-24-03-03) наполягає на зберіганні документів до проведення документальної перевірки, навіть якщо минули встановлені строки.


Тобто, ДПС проти знищення документів за ті періоди, за які вже не можуть бути застосовані штрафи і вимагає зберігати такі документи, поки не буде проведена перевірка.


Але є ще вимога п. 44.3.4 ПКУ, що у разі ліквідації платника документи за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів, що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву. Ця норма з'явилася в ПКУ з 28.04.2023 завдяки Закону України від 20.03.2023 №2970-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки».

Враховуючи цю норму, ФОП взагалі не може провести знищення документів за останні 5 років перед ліквідацією, а має всі ці документи передати до архіву (!)

Тобто, у Вашому випадку це стосується документів з 2013 по 2017 роки.


При цьому ПКУ не уточнює:


  1. чи всі документи ФОП має передати до архіву,
  2. чи це треба зробити відразу після реєстрації припинення ФОП,
  3. чи вже після проведення перевірки.


Таким чином, станом на даний час у ФОП, який ліквідувався в 2017 році, поки що немає підстав знищувати документи за періоди до його припинення, оскільки ПКУ вимагає:


  1. по-перше, зберігати такі документи поки не пройде перевірка,
  2. по-друге, вимагає передати такі документи в архів (вважаємо, що після перевірки).


👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум».


Джерело: 7еminar

Перш ніж знищувати документи, переконайтеся, що строки зберігання вже закінчились. І допоможе в цьому Сервіс «Строки зберігання документів». З ним ви будете певні на всі 100%! Спробуйте вже зараз!

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇