Невчасний розрахунок при звільненні працівника: наслідки для роботодавця

1. Обов'язки роботодавця в день звільнення працівника
2. Які суми мають бути виплачені працівнику при звільненні
3. Наслідки виплати належних працівнику коштів із затримкою
4. Обчислення середнього заробітку при здійсненні розрахунку
5. Приклад обчислення середнього заробітку за час затримки
6. Оподаткування середнього заробітку та відображення в Об'єднаній зарплатній звітності
7. Висновки

Обов'язки роботодавця в день звільнення працівника

Кожному роботодавцю відомо, що в день звільнення потрібно провести повний розрахунок зі звільненим працівником. Так ст. 47 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) передбачено,

...що роботодавець зобов'язаний у день звільнення видати працівнику копію наказу про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні, внести на вимогу працівника належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника, та провести з ним повний остаточний розрахунок.

Коли саме проводити такий розрахунок наведено у ст. 116 КЗпП, незалежно від причини звільнення працівник у день звільнення повинен отримати остаточний розрахунок. Якщо працівник у цей день не працював, наприклад, у нього був вихідний день за графіком роботи, то усі належні йому суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок.

Які суми мають бути виплачені працівнику при звільненні

Потрібно виплатити все, що заробив працівник, а це і зарплата за відпрацьований час (оклад, надбавки, доплати, це премії, якщо вони передбачені вашими документами). Обов'язково виплачуємо компенсацію за невикористання дні щорічних відпусток та соцвідпусток працівникам, які мають дітей, звісно якщо у працівника є такі невикористані дні.

Якщо працівник звільняється за певними підставами, то виплачуємо вихідну допомогу. Випадки коли її виплачують можна знайти у ст. 44 КЗпП. Ну а також слід виплатити працівнику й інші, передбачені окремими документами, виплати. Звісно, що на практиці трапляються ситуації, коли працівнику всі належні йому суми виплатили із порушенням цих строків.

Причин такого несвоєчасного розрахунку може бути безліч. Наприклад, якщо у підприємства недостатньо коштів. Але важке фінансове становище підприємства не може бути поважною причиною невиплати всіх належних сум при звільненні працівника. Тож при звільненні обов'язково слід провести повний розрахунок із працівником.

Наслідки виплати належних працівнику коштів із затримкою

У ст. 117 КЗпП сказано про те, що якщо роботодавець зі своєї вини й за відсутності спору про розмір належних звільненому працівнику сум своєчасно не розрахувався із ним, то він зобов'язаний виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки до дня фактичного розрахунку, але не більше як за 6 місяців.

Якщо це вина самого працівника, то середній заробіток нараховувати та виплачувати не потрібно.

Якщо заборгованість перед працівником не погасити, то працівник має право звернутися до суду з позовом про стягнення йому всього належного. Статтею 233 КЗпП передбачено, що із заявою про вирішення трудового спору у справах про звільнення працівник має право звернутися до суду в місячний строк з дня вручення копії наказу про звільнення, а у справах про виплату всіх сум, що належать працівникові при звільненні, – у тримісячний строк з дня одержання ним письмового повідомлення про суми, нараховані та виплачені йому при звільненні.

Обчислення середнього заробітку при здійсненні розрахунку

Якщо підприємство виплачує середній заробіток за час затримки остаточного розрахунку, то потрібно звернути увагу на такі моменти.

По-перше, як визначити середню зарплату?

Розрахунок середнього заробітку здійснюється відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабміну від 08.02.1995 №100 (далі — Порядок №100), виходячи із виплат за останні два календарні місяці, що передують місяцю звільнення.

Наприклад, якщо працівника було звільнено у березні, а належні йому кошти виплачують у квітні – середню зарплату визначають виходячи із заробітку за січень-лютий 2026 року. Саму середню зарплату визначають діленням нарахованої зарплати за фактично відпрацьовані працівником робочі дні протягом розрахункового періоду на кількість робочих днів фактично відпрацьованих у такому розрахунковому періоді. Тобто визначають середню за один робочий день.

Другий момент, який викликає запитання: за які дні нараховувати середній заробіток?

Держпраці та Мінекономіки кажуть, що виплата середнього заробітку працівнику здійснюється за весь час затримки по день фактичного розрахунку (в робочих днях, починаючи з наступного після звільнення дня). Тобто середньоденну зарплату треба помножити на кількість робочих днів за графіком роботи, за яким мав би працювати працівник, якби не був звільнений, не включаючи день звільнення та включаючи день виплати своєчасно невиплачених коштів.

Приклад обчислення середнього заробітку за час затримки

Працівника звільнено 25 березня 2026 року. Йому було нараховано зарплату та компенсацію за невикористану відпустку в сумі 9 000 грн, але виплату цих коштів з вини роботодавця (не було коштів) провели тільки 15 квітня. На підприємстві встановлено звичайний п'ятиденний робочий тиждень із вихідними днями у суботу та неділю. У січні-лютому 2026 року працівник відпрацював 42 робочих дні й нарахована зарплата склала 35 200 грн.

Спочатку визначимо середню зарплату за один робочий день. Звільнення у березні 2026 року, тож розрахунковий період січень-лютий. Середню зарплату знаходимо діленням нарахованої зарплати за відпрацьований час, 35 200 грн на 42 фактично відпрацьовані дні в такому періоді. Отримали 838,10 грн. Далі визначаємо сам середній заробіток за час затримки виплати остаточного рахунку. Нашу розраховану середню зарплату, 838,10 грн, слід помножити на робочі дні за графіком роботи з дня наступного після звільнення, тобто з 26 березня по день виплати належних коштів, 15 квітня. Тобто середню зарплату множимо на 15 робочих днів, маємо 12 571,50 грн середнього заробітку за час затримки остаточного розрахунку, який слід нарахувати колишньому працівнику.

Оподаткування середнього заробітку та відображення в Об'єднаній зарплатній звітності

Сума середнього заробітку, нарахована за час затримки виплати остаточного розрахунку, не включається до фонду оплати праці. Проте він входить до бази оподаткування ПДФО у складі інших оподатковуваних доходів. Тобто утримуємо ПДФО за ставкою 18%, та військовий збір за ставкою 5%. І в додатку 4ДФ показуємо з ознакою доходу «127».

А ось ЄСВ не нараховується. Ця виплата зазначена в Переліку видів виплат, що здійснюється коштом коштів роботодавця, на які не нараховується єдиний внесок, який затверджений постановою Кабміну від 22.12.2010 №1170. Відповідно в Додатку 1 її не відображають.

Висновки

1. Роботодавець в день звільнення має виплатити належні працівнику кошти.
2. Якщо роботодавець зі своєї вини своєчасно не розрахувався зі звільненим працівником, то він зобов'язаний виплатити працівнику його середній заробіток за весь час затримки до дня фактичного розрахунку, але не більше шести місяців.
3. Такий середній заробіток визначають відповідно до Порядку №100, виходячи з виплат за останні два місяці, що передують місяцю звільнення.
4. Виплата працівнику його середнього заробітку здійснюється за весь час затримки по день фактичного розрахунку в робочих днях, починаючи з наступного дня після звільнення. Із середнього заробітку за час затримки розрахунку утримують ПДФО та військовий збір, але не нараховують ЄСВ.

Читайте більше:

Як відобразити повернення надміру виплаченого доходу працівником у 4ДФ при звільненні

Звільнення у вихідний день: як оформити і розрахуватися з працівником

Компенсація відпустки при звільненні 31.10.2025: які періоди враховувати

Звільнення після відпустки: чи потрібно розраховувати нову середню

Копійки по заробітній, чи можна їх списати після звільнення працівників

Звільнення працівника: як правильно утримати кошти за «перегуляну» відпустку

Включення премії до розрахунку середньої заробітної плати при звільненні: правила розподілу

Працівник звільняється? Що перевірити у місяці звільнення