Номенклатура справ структурного підрозділу на 2027 рік: як оформити відділ діловодства

1. Структура зведеної номенклатури справ: визначення назв і порядок нумерації розділів
2. Строки та відповідальні за підготовку та ведення номенклатури справ структурного підрозділу
3. Форма номенклатури справ структурного підрозділу
4. Оформлення номенклатури справ відділу діловодства
5. Особливості розміщення та формулювання заголовків справ у номенклатурі відділу діловодства
6. Зразок номенклатури справ відділу діловодства

Структура зведеної номенклатури справ: визначення назв і порядок нумерації розділів

Щоб правильно скласти номенклатуру справ (далі – НС) структурного підрозділу, спочатку потрібно з’ясувати, яке місце відповідний підрозділ займає у структурі підприємства та під яким номером його зазначено у зведеній номенклатурі справ. Адже від цього залежить індексація справ у номенклатурі відповідного підрозділу.

Згідно з вимогою гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5) на підприємстві зі структурним поділом розробляють, щорічно затверджують та запроваджують в роботу зведену НС, яку формують (зводять) з НС окремих структурних підрозділів, у тому числі відокремлених структурних підрозділів підприємства, що не мають статусу юридичної особи.

Назвами розділів у такій НС є найменування відповідних структурних підрозділів. При цьому першим розділом зведеної номенклатури зазначається служба діловодства (канцелярія, загальний відділ або відділ діловодства і контролю), наступними розділами – структурні підрозділи у послідовності згідно зі штатним розписом чи класифікатором структурних підрозділів (абз. 2 п. 6 гл. 1 розд. IV Правил №1000/5).

Розділи зведеної НС обов’язково нумерують.

Увага! Присвоєні розділам порядкові номери без змін переносять до НС відповідних структурних підрозділів, оскільки ці номери є складовими частинами індексів справ

Наприклад, справа у зведеній НС підприємства під індексом 01-23 «Листування з різними юридичними особами про реалізацію продукції» (де 01 – це індекс відділу діловодства, а 23 – порядковий номер справи у межах розділу «Відділ діловодства») повинна мати такий самий індекс і в НС відділу діловодства.

Строки та відповідальні за підготовку та ведення номенклатури справ структурного підрозділу

НС структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу та візується керівником архіву підприємства (посадовою особою, відповідальною за архів) (п. 8 гл. 1 розд. IV Правил №1000/5).

Відзначимо, що організацію діловодства у структурному підрозділі та, відповідно, складення й ведення його НС доручають працівникові згідно з наказом керівника підприємства. Водночас керівник структурного підрозділу може виконувати ці функції самостійно, не доручаючи підлеглому працівникові.

Обов’язки з організації діловодства, зокрема складення та ведення НС, слід закріпити у посадовій інструкції відповідного працівника або керівника структурного підрозділу, як цього вимагає законодавство (абз. 2 п. 7 розд. І Правил №1000/5).

Форма номенклатури справ структурного підрозділу

Уніфіковану форму НС структурного підрозділу наведено в додатку 11 до Правил №1000/5.

Ось кілька основних постулатів щодо НС структурного підрозділу:

1. НС структурного підрозділу не підлягає затвердженню керівником підприємства та погодженню експертною комісією (далі – ЕК);
2. у заголовку до табличного тексту має бути визначений рік, на який складено НС, наприклад: «На 2027 рік»;
3. табличний текст містить п’ять граф, порядок заповнення яких визначено у п. 13 гл. 1 розд. IV Правил №1000/5;
4. під реквізитами «Підпис» та «Віза документа» передбачено проставлення відповідних дат – дати підписання керівником структурного підрозділу та дати візування особою, відповідальною за архів підприємства;
5. після підписання та візування НС має бути зареєстрована в Журналі реєстрації внутрішньої документації підприємства з проставленням дати реєстрації та реєстраційного індексу у визначеному для цих реквізитів місці.

Змінювати передбачений формою склад реквізитів, а також додавати чи вилучати графи таблиці не допускається.

Форма номенклатури справ структурного підрозділу

Оформлення номенклатури справ відділу діловодства

НС відділу діловодства зазвичай охоплює значну кількість справ підприємства, серед яких є документи особливої організаційної важливості та тривалого строку зберігання.

Зокрема, у відділі діловодства формуються та зберігаються справи, що містять:

1. установчі документи підприємства та документи, що підтверджують його державну реєстрацію, зокрема виписка з ЄДР;
2. організаційні документи, зокрема положення про структурні підрозділи підприємства, відділення, філії та представництва, а також про колегіальні виконавчі (колегію, дирекцію, правління, раду директорів тощо) і дорадчі (наукову, технічну, експертну, методичну, консультативну та інші комісії та ради) органи;
3. протоколи засідань колегіальних виконавчих і дорадчих органів;
4. розпорядчі документи керівника підприємства з основних питань діяльності та адміністративно-господарських питань;
5. службове листування з основних питань діяльності підприємства;
6. реєстраційні та облікові документи з діловодства.

Пропонуємо розглянути заголовки конкретних справ і строки їх зберігання з посиланням на відповідні статті Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік №578/5) на прикладі зразка НС відділу діловодства на 2027 рік підприємства, в діяльності якого не створюються документи Національного архівного фонду (див. нижче зразок).

Особливості розміщення та формулювання заголовків справ у номенклатурі відділу діловодства

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховуються важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ з установчими та організаційно-розпорядчими документами, далі – планово-звітна документація, листування, наприкінці – обліково-довідкові види документів, останніми зазначають справи, що містять документи з обмеженим доступом (за наявності таких документів). У кожній з цих груп справ документи розміщуються також з урахуванням їх важливості та строків зберігання.

Заголовок справи максимально складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності:

1. назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо);
2. автор документів (найменування юрособи, структурного підрозділу);
3. кореспондент або адресат (найменування юрособи, до якої адресовані або від якої надійшли документи);
4. стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа);
5. назва регіону (території), з яким пов’язаний зміст документа;
6. дата (період), до якої належать документи справи;
7. вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція», «фінансова документація» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів (абз. 4 п. 13 гл. 1 розд. IV Правил №1000/5).

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад:

Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи з обмеженим доступом. У такому разі видовий склад документів не зазначають, наприклад:

а до індексу справи у графі 1 обов’язково додають літерне позначення «ДСК», наприклад:

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначаються вид документа у множині та автор документів (абз. 9 п. 13 гл. 1 розд. IV Правил №1000/5), наприклад:

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і стислий зміст документів, наприклад:

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад:

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад:

Крім того, зауважимо, що до НС включаються, як правило, оригінали документів. Водночас за рішенням ЕК підприємства до номенклатури справ можуть включатися копії тиражованих документів (наказів, положень про структурні підрозділи, посадових інструкцій тощо), що накопичуються в структурних підрозділах (п. 10 гл. 1 розд. IV Правил №1000/5).

Строк зберігання справ, що містять копії документів, тимчасовий – «Доки не мине потреба» або «До заміни новими». При цьому для таких справ посилання на статтю Переліку №578/5 у графі 4 робити не потрібно.

Якщо у складі структурного підрозділу є інші підрозділи (сектори, групи тощо) або здійснюється робота за окремими напрямами діяльності, справи цих підрозділів або напрямів вносять до НС структурного підрозділу, виокремлюючи їх під окремими індексами. Наприклад, архів підприємства може входити до складу відділу діловодства, як це показано у зразку нижче.

Зразок номенклатури справ відділу діловодства

Завантажуйте шаблон та зразок Номенклатура справ відділу діловодства

Читайте більше:

Особова картка працівника П-2: заповнення та зразок

Штатний розпис: чи обов’язково затверджувати, як скласти та внести зміни

Медичні огляди за рахунок роботодавця

Надання невикористаної щорічної відпустки з подальшим звільненням: зразки наказів

Студенти-практиканти на підприємстві 2026: вимоги, документи, податки, ризики