зараз в етері

Безкоштовний вебінар: ФОП-рахунки без блокувань з 14 листопада & Звітність ФОП за 9 місяців, 30 000 грн на енергообладнання та нові КВЕДи — ризики для спрощенки

Порядок формування справ із паперовими та електронними наказами у 2026 році

Чи правильно формувати в одну справу накази, які мають оригінали підписаних документів у паперовій формі та накази, які є паперовою копією електронного документа, оскільки підписані в електронній формі? Тобто відбувається мікс підписання наказів в одній справі

5

26

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Ні, формувати в одну справу паперові оригінали наказів та роздруковані копії електронних наказів неправильно.


Попри однакову тематику чи однаковий строк зберігання документів, паперовий наказ із власноручним підписом керівника є оригіналом документа, тоді як роздрукований наказ, підписаний КЕП, є лише паперовою копією електронного документа.


Відповідно до п. 1 глави 7 розділу IV Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 №1886/5, справи з паперовими копіями електронних документів формуються окремо й незалежно від справ з документами у паперовій формі.


Таким чином, підприємству необхідно розділити ці документи та формувати дві окремі справи: в одну номенклатурну справу підшивати оригінали наказів у паперовій формі з власноручними підписами, а в іншу – роздруковані паперові копії електронних наказів, підписаних кваліфікованим електронним підписом


Читайте більше:


Зазначення індексу за номенклатурою справ на обкладинці та титульному аркуші журнала: правила 2026

Номенклатура справ для малого бізнесу: чи потрібна компанії на 15 працівників

Засвідчення справжності підпису на документах: хто має право та в яких випадках

Засвідчення копій документів, витягів та справжності підписів

5

26

1

7

4

18

1

16

1

34

1

21

2

34

4

4615

4

30

4

46

3

321

10

1372

9

828

4

36

3

61

3

109

3

517

4

16

3

94

4

17