
Документообіг, первинні документи
24.09.2026
Номенклатура справ для малого бізнесу: чи потрібна компанії на 15 працівників
Чи потрібна номенклатура справ компанії, якщо в штаті лише 15 працівників і немає окремих відділів? Так. Кількість працівників не звільняє юрособу від вимог до організації діловодства. Розбираємо, як скласти номенклатуру справ для невеликого підприємства, які розділи включити, як правильно називати справи та що врахувати під час затвердження

Директор невеликої компанії (15 співробітників, жодних відділів чи департаментів). Кадровик – він же юрист і трохи офіс-менеджер. І тут постає питання: чи потрібна нам номенклатура справ?
Так, потрібна. Навіть якщо ваш «архів» поміщається у шухляді одного столу, закон є закон (п. 2 розд. І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5, далі – Правила №1000/5).
Законодавство не робить винятків за кількістю штатних одиниць – статус юридичної особи автоматично зобов’язує вести діловодство за загальними правилами
Крок 1. Що це взагалі таке і з чим його їдять
Номенклатура справ – це ваш офіційний путівник по документах підприємства. Простими словами, це систематизований список папок (або цифрових папок у системі), які з'являться у вас протягом року, із зазначенням того, скільки кожну з них треба зберігати.
Для чого це треба малому бізнесу?
- У разі перевірки (Держпраці, податкової тощо) ви швидко знайдете потрібний документ.
- Ви чітко знатимете, що можна знищити через рік, а що потрібно зберігати 75 років.
Крок 2. Як побудувати номенклатуру без структурних підрозділів
Оскільки у вас немає відділів (маркетингу, логістики тощо), використовується функціональний принцип. Тобто розділи майбутньої номенклатури будуть формуватися за напрямами діяльності компанії, розташованими за ступенем важливості:
- Організація роботи (статут, накази з основної діяльності, протоколи засідань засновників).
- Планування та прогнозування (стратегічні плани, звіти).
- Фінансування та облік (фінансова звітність, первинна документація, договори).
- Кадрові питання (накази з особового складу, особові справи, табелі, графіки відпусток).
- Адміністративно-господарське забезпечення (листування, договори оренди, зв'язок).
Крок 3. Заповнюємо таблицю правильно (без типових помилок)
Форма номенклатури затверджена законодавчо (Додаток 10 до Правил №1000/5). Заповнюємо її так:
- Графа 1 (Індекс справи): Оскільки підрозділів немає, це просто порядкові номери: 01-01, 01-02, 01-03 тощо.
- Графа 2 (Заголовок справи): Заголовок має бути конкретним.
Увага! Найчастіша помилка – писати просто «Листування» або «Договори»:
- Як не треба: «Матеріали щодо відпусток».
- Як треба: «Документи (графіки, заяви, довідки) про надання щорічних і соціальних відпусток за 2026 рік».
Окремої уваги потребують кадри: облік кадрів ведеться за чіткими назвами: «Особові картки працівників (форма П-2)», «Особові справи звільнених працівників»
- Графа 3 (Кількість томів): Заповнюється... наприкінці року, коли справа вже сформована.
- Графа 4 (Строк зберігання): Прописується на основі Переліку типових документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (наприклад, накази з кадрових питань – 75 років, графіки відпусток – 1 рік).
- Графа 5 (Примітки): Тут зазначається, у якому вигляді ведеться справа (електронна, паперова чи змішана), хто відповідальний або чи є справа «перехідною».
Крок 4. Затверджуємо за новими правилами
Згідно з оновленими вимогами (зокрема наказом Мін’юсту від 09.07.2026 №1860/5), оформлення цього документа має свої нюанси:
- Шапка документа: У лівому верхньому куті зазначається повне найменування юридичної особи (як у Статуті), нижче – назва виду документа (НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ), дата, індекс та рік, на який вона складається (наприклад, наприкінці 2025 року готуємо номенклатуру на 2026 рік).
- Гриф затвердження: У правому верхньому куті ставиться слово ЗАТВЕРДЖУЮ, посада, підпис, прізвище та ініціали керівника підприємства, а також дата. Підпис керівника скріплюється печаткою (за наявності).
- Візування: Номенклатуру обов’язково візує особа, відповідальна за діловодство чи архів.
- Комісія (ЕК): Оскільки підприємство маленьке і не створює документів Національного архівного фонду (НАФ), номенклатура схвалюється внутрішньою Експертною комісією підприємства. Якщо підприємство нове – протягом першого року діяльності її варто погодити з архівом міськради чи держархівом (у зоні якого ви перебуваєте).
Навіть для компанії з 15 людей номенклатура справ – це не просто «папірець для галочки». Це ваш внутрішній порядок, який рятує від хаосу, спрощує аудит і гарантує, що кадрові документи чи важливі договори не зникнуть безслідно. Подбайте про її складання завчасно до початку нового року – і ваш офіс працюватиме як швейцарський годинник!
Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради
Читайте більше:
Знищення первинних та інших документів на підприємстві
Кадрові документи на підприємстві у 2026 році
Особові справи та картки П-2: чи потрібно їх реєструвати та включати до номенклатури
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Податкова та фінзвітність
24.09.2026
Податківці пояснили, як застосовувати ставки податку на прибуток після втрати статусу фінансової установи
Податкова служба пояснила, як заповнювати декларацію з податку на прибуток підприємствам, які у третьому кварталі 2026 року втратили статус фінансової установи. Для різних звітних періодів застосовуються різні базові ставки, а за потреби платники можуть подати до декларації спеціальне доповнення відповідно до Податкового кодексу України

Сільгоспдіяльність
24.09.2026
ФОП орендує сільгоспземлю у фізособи: коли МПЗ не визначається у 2026 році
ФОП – платник єдиного податку 2 або 3 групи, який орендує сільськогосподарські угіддя, що належать фізичним особам та станом на 1 січня звітного року знаходилися в межах населеного пункту, не визначає МПЗ щодо таких земельних ділянок

ФОП
24.09.2026
Втрата Книги обліку доходів і витрат ФОП: дії та відповідальність у 2026 році
У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення Типової форми обліку доходів і витрат, ФОП на загальній системі оподаткування зобов'язана протягом п'яти днів письмово повідомити про це контролюючий орган за місцем обліку. Втрачену форму необхідно відновити протягом 90 календарних днів з дня, наступного за днем отримання повідомлення податковим органом

Судова практика
24.09.2026
РК заблокували через ризиковість операції: які помилки в документах стали вирішальними, – ВС
Верховний Суд у складі Касаційного адміністративного суду поставив крапку у податковому спорі щодо правомірності зупинення та відмови в реєстрації розрахунку коригування на повернення товару. Суд дійшов висновку, що відсутність належних первинних документів та розбіжності в датах є підставою для законної відмови з боку податкових органів.

Податок на майно
24.09.2026
ДПС не надіслав (не вручив) ППР: чи є відповідальність за несвоєчасну сплату фізособою плати за землю
Фізичні особи мають сплатити податок на землю протягом 60 днів з дати вручення ППР, яке контролюючі органи зобов’язані надіслати до 1 липня поточного року. У ППР вказуються кадастровий номер, площа ділянки, ставка та пільги. У разі переходу права власності на землю податок сплачують попередній і новий власник пропорційно часу володіння. Якщо ППР не було надіслано у встановлений строк, платник звільняється від відповідальності за прострочення

Пільги
24.09.2026
Іноземець працює та живе в Україні: чи має він право на податкову знижку за навчання у 2026 році
Іноземець, який працює та проживає в Україні, може скористатися податковою знижкою за навчання, якщо за результатами визначення статусу є податковим резидентом України. Сам факт наявності посвідки на тимчасове проживання не є єдиною умовою для такого статусу – враховуються місце проживання, постійне проживання, центр життєвих інтересів та строк перебування в Україні. Зокрема, про центр життєвих інтересів можуть свідчити місце постійного проживання сім’ї та економічні зв’язки особи з Україною. Отже, іноземець-резидент, який є платником ПДФО та відповідає іншим вимогам ПКУ, має право на податкову знижку за витратами на навчання

Особи з інвалідністю
24.09.2026
Мінімальна зарплата для працівників з інвалідністю у 2026 році: чи можна врахувати лікарняні
Якщо працівнику з інвалідністю нараховано лікарняні та заробітна плата за фактично відпрацьований час. Загальна сума більше мінімальної заробітної плати. Чи буде виконуватись умова про рівень заробітної плати працівнику з інвалідністю у 2026 році?

Кадрова робота
24.09.2026
Запізнення на роботу: чи може роботодавець оштрафувати працівника
Запізнення або самовільний ранній вихід із роботи є порушенням трудової дисципліни, однак роботодавець не може карати працівника довільно. За такі порушення КЗпП передбачає дисциплінарні стягнення, зокрема догану або звільнення, але не грошовий штраф. Щоб стягнення було законним, роботодавцю необхідно належно зафіксувати порушення, витребувати письмові пояснення працівника та дотриматися встановлених строків і процедури

Відпустка, відпускні
24.09.2026
Відпустка наперед: як нарахувати відпускові та що робити при звільненні
Уявіть ситуацію, працівник у липні 2026 року використав 24 календарні дні щорічної відпустки, хоча на цей момент ще не відпрацював повний робочий рік. Відпусткові підприємство нарахувало за рахунок створеного забезпечення. У вересні 2026 року працівник звільняється. Після перерахунку виявилося, що він мав право лише на 16 календарних днів відпустки. Сума відпусткових за 8 невідпрацьованих днів перевищує суму, яку підприємство може утримати з остаточного розрахунку з урахуванням обмеження ст. 128 КЗпП. Розберемося, як діяти бухгалтеру, щоб не наробити помилок в обліку і правильно розрахуватись з працівником

Особи з інвалідністю
24.09.2026
Дві особи з інвалідністю на 0,5 ставки та зарплата кожного менша за МЗП: чи виконується квота у 2026 році
У нас середня облікова чисельність працівників 8 чоловік. На підприємстві працює дві особи з інвалідністю на 0,5 ставки. У кожного з них немає нарахування більше мінімальної ЗП, але в сумі за двох працівників нарахування більше мінімальної. Чи зарахується виконання квоти в такому випадку?

Кадрова робота
24.09.2026
Чи треба повідомляти працівника за два місяці про зміну умов праці під час війни, – консультує ФПУ
Під час воєнного стану роботодавець може змінювати істотні умови праці за спрощеним порядком. Якщо за загальним правилом працівника мають повідомити про такі зміни не пізніше ніж за два місяці, то в умовах воєнного стану достатньо зробити це не пізніше запровадження нових умов праці. Тобто повідомлення може бути здійснене після ухвалення роботодавцем відповідного рішення, але до моменту допуску працівника до роботи за зміненими умовами. Важливо, щоб сама зміна відповідала вимогам трудового законодавства та була пов’язана зі змінами в організації виробництва і праці

Звільнення, скорочення
24.09.2026
Розрахунок при звільненні під час війни: чи можна не виплачувати кошти, – деталі від Держпраці
Воєнний стан не звільняє роботодавця від обов'язку провести повний розрахунок із працівником у день звільнення. Якщо підприємство працює, має доступ до банківських рахунків і немає об'єктивних перешкод для виплат, затримка зарплати чи компенсації за невикористану відпустку є порушенням трудового законодавства та може призвести до відповідальності

ПДВ
24.09.2026
Надміру отримані кошти повернули наступного дня: що з ПДВ і податковою накладною
Якщо покупець помилково перерахував товариству кошти понад суму фактично наданих послуг, така сума враховується під час визначення податкових зобов’язань з ПДВ. Податкова накладна складається на дату отримання коштів, у тому числі з урахуванням помилково сплаченої суми, якщо між сторонами є договірні відносини щодо надання послуг. Якщо надміру отримані кошти повертаються покупцю, постачальник має скласти розрахунок коригування до податкової накладної на дату повернення. Зменшити податкові зобов’язання можна після реєстрації такого розрахунку коригування в ЄРПН отримувачем коштів

Особи з інвалідністю
24.09.2026
Цільовий внесок за осіб з інвалідністю 2026: нарахування, оплата, бухоблік, різниці
Як у 2026 році нараховується штраф по особах з інвалідністю? Хто це робить: підприємство чи фонд осіб з інвалідністю? І як часто відбувається оплата, до якого числа? В бухгалтерському обліку на якому рахунку його відображати? І чи коригувати це через РІ в декларації з податку на прибуток?

Податок на майно
24.09.2026
Здача в оренду частини даху під сонячні панелі позбавляє пільги з податку на нерухомість на всю площу будівлі – ДПС
Державна податкова служба України роз’яснила нюанси справляння податку на нерухоме майно у разі передачі в тимчасове користування частини промислової будівлі під розміщення сонячних електростанцій. За висновками відомства, оренда навіть невеликої частини об'єкта (зокрема, даху) позбавляє підприємство права на звільнення від оподаткування для всього об'єкта нерухомості

Судова практика
24.09.2026
Збитки через нереєстрацію податкової накладної: ВС визначив межі третейської угоди в 2026 році
ВС дійшов висновку, що спір про стягнення збитків через невиконання обов’язку з реєстрації податкової накладної не є договірним. Такий обов’язок виникає безпосередньо із податкового законодавства, тому спір не охоплюється третейським застереженням і не може передаватися на розгляд третейського суду






