Заряджайте знання – оформлюйте передплату і отримуйте павербанк🎁

Відпустка наперед: як нарахувати відпускові та що робити при звільненні

Уявіть ситуацію, працівник у липні 2026 року використав 24 календарні дні щорічної відпустки, хоча на цей момент ще не відпрацював повний робочий рік. Відпусткові підприємство нарахувало за рахунок створеного забезпечення. У вересні 2026 року працівник звільняється. Після перерахунку виявилося, що він мав право лише на 16 календарних днів відпустки. Сума відпусткових за 8 невідпрацьованих днів перевищує суму, яку підприємство може утримати з остаточного розрахунку з урахуванням обмеження ст. 128 КЗпП. Розберемося, як діяти бухгалтеру, щоб не наробити помилок в обліку і правильно розрахуватись з працівником

1

68

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


  1. Як нарахувати відпускові за відпустку наперед
  2. Звільнення до закінчення робочого року
  3. Коли відрахування не проводять
  4. Як провести сторнування відпусткових
  5. Коли з’являється рахунок 377 «Розрахунки з іншими дебіторами»
  6. Висновки


Працівник може використати щорічну відпустку ще до того, як повністю відпрацює робочий рік. Це не змінює порядку нарахування відпускових: їх розраховують і виплачують на підставі наказу про надання відпустки.


Як нарахувати відпускові за відпустку наперед


Якщо підприємство створює забезпечення на оплату відпусток, відпускові та ЄСВ на них списують за рахунок субрахунку 471:


  1. Д-т 471 – К-т 661 – нараховано відпускові;
  2. Д-т 471 – К-т 651 – нараховано ЄСВ;
  3. Д-т 661 – К-т 641 – утримано ПДФО;
  4. Д-т 661 – К-т 642 – утримано військовий збір;
  5. Д-т 661 – К-т 301, 311 – виплачено відпускові.


Повторно включати ці суми до витрат не потрібно, адже витрати вже були визнані під час створення забезпечення.


Якщо забезпечення недостатньо, суму перевищення відносять безпосередньо на відповідні рахунки витрат: Д-т 23, 91, 92, 93, 94 – К-т 661, 651.


Підприємства, які на законних підставах не створюють забезпечення, одразу відносять відпускові та ЄСВ до витрат.

Нагадаємо, що не створювати забезпечення на виплату відпускних можуть підприємства, для яких така можливість передбачена п. 7 розд. І НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність», зокрема:


  1. мікропідприємства;
  2. непідприємницькі товариства.


Такі підприємства мають право визнавати витрати на відпустки безпосередньо в тому періоді, коли працівникам нараховують відпускні.


Водночас обраний варіант обліку слід обов’язково зафіксувати в наказі про облікову політику підприємства.

Чи потрібно «відпрацьовувати» відпусткові в обліку?

Ні. Після повернення працівника з відпустки не потрібно щомісяця списувати відпусткові з рахунку 39, створювати умовну заборгованість на 377 або поступово її погашати.


Якщо працівник продовжує працювати, відпусткові залишаються законно нарахованою виплатою за час відпустки.


Питання повернення частини відпусткових виникає, якщо працівник звільняється до завершення робочого року, за який уже використав відпустку.


Звільнення до закінчення робочого року


За ч. 2 ст. 127 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) та ч. 1 ст. 22 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки», якщо працівник звільняється до закінчення робочого року, за який він уже отримав відпустку повної тривалості, роботодавець має провести відрахування за дні відпустки, надані наперед.


Спочатку потрібно:


  1. визначити робочий рік;
  2. розрахувати стаж, що дає право на щорічну відпустку;
  3. визначити кількість днів, які працівник заробив;
  4. порівняти її з фактично використаними днями;
  5. розрахувати суму відпускових за невідпрацьовані дні;
  6. перевірити підставу звільнення.


Суму визначають за тією самою середньоденною зарплатою, за якою були нараховані відпускові. Новий розрахунок середньої зарплати на дату звільнення не проводять.


Коли відрахування не проводять


Відрахування за невідпрацьовані дні відпустки не здійснюють, зокрема, при звільненні у зв’язку:


  1. із призовом або вступом на військову чи альтернативну службу;
  2. з переведенням на інше підприємство або обранням на виборну посаду;
  3. з відмовою від продовження роботи через зміну істотних умов праці;
  4. зі змінами в організації виробництва і праці, зокрема скороченням;
  5. з невідповідністю посаді або роботі;
  6. із тривалою тимчасовою непрацездатністю у випадках, передбачених КЗпП;
  7. із направленням на навчання;
  8. з виходом на пенсію.


Не проводять таке відрахування і в разі смерті працівника.


Як провести сторнування відпусткових


Якщо відрахування дозволене, суму відпусткових за невідпрацьовані дні сторнують на підставі бухгалтерської довідки.


Якщо підприємство створює забезпечення:


  1. Д-т 471 – К-т 661 – сторно відпусткових;
  2. Д-т 471 – К-т 651 – сторно ЄСВ.


Якщо забезпечення недостатньо або підприємство його не створює, сторнують відповідні витрати:


  1. Д-т 23, 91, 92, 93, 94 – К-т 661;
  2. Д-т 23, 91, 92, 93, 94 – К-т 651.


Сторнування проводять методом «червоне сторно».


При цьому слід враховувати обмеження ст. 128 КЗпП: загальний розмір відрахувань із зарплати за загальним правилом не може перевищувати 20% суми, належної працівникові після утримання податків.


Коли з’являється рахунок 377 «Розрахунки з іншими дебіторами»


Якщо остаточних виплат при звільненні недостатньо, щоб утримати всю суму за невідпрацьовані дні, може виникнути заборгованість колишнього працівника.


Саме на цьому етапі, а не під час надання відпустки, може використовуватися субрахунок 377:


  1. Д-т 377 – К-т 661 – відображено заборгованість колишнього працівника.


Після добровільного повернення коштів:


  1. Д-т 301, 311 – К-т 377.


Якщо працівник не повертає кошти добровільно, підприємство може звернутися до суду. Верховний Суд у постанові від 17.07.2019 у справі №332/1433/17 визнав можливість стягнення такої заборгованості.

Важливий момент: рахунок 377 не потрібно використовувати лише тому, що працівник отримав відпустку наперед. Він виникає, якщо після звільнення утворилася реальна та юридично обґрунтована заборгованість

А якщо підприємство вирішило не стягувати борг?

Якщо роботодавець приймає рішення пробачити заборгованість, її списують з обліку, зокрема:


Д-т 949 – К-т 377 – списано прощену заборгованість.


Але саме по собі те, що підприємству не вдалося утримати всю суму під час остаточного розрахунку, не означає автоматичного прощення боргу. Потрібне відповідне рішення підприємства, наприклад наказ керівника.


Податкові наслідки такого прощення залежать від суми та дотримання вимог пп. «д» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України. У певних випадках прощена заборгованість може бути для працівника додатковим благом.


Висновки


  1. Відпустка наперед не означає борг працівника. Відпускові нараховують і виплачують у звичайному порядку – за наказом про надання відпустки.
  2. «Відпрацьовувати» відпускові в обліку не потрібно. Якщо працівник продовжує працювати, підстав для сторнування чи відображення заборгованості на 377 немає.
  3. Питання повернення відпускових виникає при звільненні. Якщо працівник використав більше днів, ніж заробив, спочатку визначають суму, яку можна утримати з остаточного розрахунку, з урахуванням законодавчих обмежень та підстав звільнення.
  4. Рахунок 377 використовують лише тоді, коли після звільнення залишається реальна непогашена заборгованість колишнього працівника.


Шаблони та зразки документів:


Бухгалтерська довідка


Читайте більше:


Відпускні за 3 дні чи напередодні відпустки: які строки виплати діють у 2026 році

Відпустка наперед: чи дозволяє закон брати щорічну відпустку за майбутній рік

Чи можна утримати зарплату за відпустку «наперед» при скороченні штату працівників

Працівник передумав звільнятися після виплати компенсації за відпустку: як правильно діяти

Резерв відпусток у середині року: коли перерахунок – необхідність, а коли – право 

Працівника прийнято в перший робочий, але не календарний день місяця: як розраховувати відпусткові та лікарняні

Відпрацювали лише 2 місяці: чи можна отримати щорічну відпустку повної тривалості

Щорічна відпустка в перший рік роботи без відпрацювання 6 місяців: кому надається

Олена Афоніна

Експерт

Олена Афоніна

Головна редакторка Бухгалтерської платформи 7eminar

1

68

1

7

6

11730

1

21

8

3223

2

23

4

212

3

42

4

1242

13

3930

7

1861

3

21

4

60

3

60

5

2456

3

23

3

20

4

95

3

39

4

38