👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Якщо звільнення не відбулось, а компенсація за невикористану відпустку вже виплачена, необхідно сторнувати її в обліку, оскільки законних підстав для нарахування такої компенсації вже немає.
Залишити всю суму компенсації відпустки не можна, оскільки відповідно до статті 24 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки», компенсація за невикористані дні щорічної відпустки без звільнення працівника можлива лише у двох випадках.
Перший – для працівників, призваних на військову службу за призовом під час мобілізації.
Другий – за бажанням працівника частина щорічної відпустки може бути замінена грошовою компенсацією, але лише за умови, що тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток становитиме не менше 24 календарних днів.
Таким чином, компенсувати без звільнення звичайному працівнику відпустку можна лише у разі наявності у нього права на більше ніж 24 к.д. основної відпустки на рік: наприклад, є ще додаткова щорічна відпустка, або тривалість основної відпустки більше 24 к.д. (особи з інвалідністю, педагоги тощо). При цьому працівник повинен спочатку використати ці 24 дні відпустки за певний рік, і тільки після цього залишок днів за цей же рік можна компенсувати.
Таким чином компенсувати без звільнення відпустку на дітей можна тільки при мобілізації працівника, а особам віком до 18 років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.
У вашій ситуації є кілька варіантів розв'язання проблеми з уже виплаченою компенсацією:
- Працівник може повернути кошти в касу підприємства або перерахувати їх на поточний рахунок компанії. У цьому випадку нарахування сторнується й у звітності не відображається.
- Можна замінити компенсацію на фактичне надання відпустки за заявою працівника та відповідним наказом. При такому варіанті у звітності з ЄСВ відображення проводиться за правилами відображення відпускних: в Додатку 1 окремим рядком з типом нарахування «10», а у Додатку 4 ДФ загальною сумою разом із зарплатою.
- Можна оформити поворотну фінансову допомогу, уклавши з працівником відповідний договір з умовою повернення коштів частинами протягом певного періоду (можливо шляхом вирахування із заробітної плати) або через визначений час. У такому разі поворотна допомога в Додатку 1 не відображається, а у Додатку 4ДФ вона буде у графах 3 та 3а з ознакою доходу 197.
Також можливе комбінування кількох варіантів для досягнення необхідного результату. Наприклад, частину суми оформити як відпустку, а частину – як поворотну фінансову допомогу.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум».
Джерело: 7еminar
Статті на тему:
Відпустка та відпускні - 2025: спецвипуск від редакції 7eminar.ua
Компенсація за відпустку: правила, які допоможуть уникнути помилок