Витрати на обід з партнерами за кордоном, чи можна провести як представницькі

Працівник у відрядженні за кордоном. Планує розраховуватись з корпоративної картки за обід з партнерами. Можна ці витрати провести як представницькі? Які документи для цього потрібні?

3

12


👆 Таке питання надійшло до сервісу «AI-Консультант». Наш AI-Консультант проаналізував ситуацію та надав детальну відповідь 🤖, яку перевірили експерти редакції:


У витрати на відрядження ви можете включити обід з партнерами як представницькі витрати за умови належного документального оформлення і підтвердження рекламної / ділової мети заходу, тоді для працівника не виникає оподатковуваного доходу.


Обґрунтування


Щоб обід з партнерами вважався представницькими (рекламними) витратами, а не додатковим благом, треба підтвердити ділову мету. Податкові норми дозволяють не оподатковувати відшкодовані працівнику витрати, понесені під звіт на організацію прийомів, презентацій, свят, розваг, відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, якщо вони здійснені у рекламних цілях та належно підтверджені. пп. 170.9.1 ПКУ.


Корпоративна картка вважається джерелом підзвітних коштів, тому по ній обов’язково потрібне звітування. Витрати, здійснені корпоративною карткою у відрядженні, оформлюють як виданий аванс під звіт, а для збереження неоподатковуваного статусу цих сум працівник подає підтвердні документи та авансовий звіт у строк, визначений для підзвітних операцій. пп. 170.9.1 ПКУ.


Необхідні документи для підтвердження представницьких витрат:


  1. Наказ керівника про проведення ділової зустрічі / представницького заходу із зазначенням мети, дати, місця, відповідальної особи, контрагентів - підтверджує службовий, а не особистий характер витрат.
  2. Короткий план переговорів або опис тем обговорення - підкріплює рекламну чи господарську спрямованість.
  3. Перелік присутніх із зазначенням представників контрагентів - пояснює, чому витрати пов’язані з діяльністю підприємства
  4. Орієнтовний розрахунок витрат на обід (за бажанням, але бажано) - показує плановий характер витрат.
  5. Первинні документи ресторану: фіскальний чек / рахунок із зазначенням найменування закладу, дати, суми; бажано – рахунок-фактура або інвойс - підтверджують факт понесених витрат та їх вартість.
  6. Банківська виписка за корпоративною карткою з деталізацією операції оплати обіду - підтверджує оплату саме корпоративними коштами.
  7. Звіт відповідального працівника т про проведену зустріч, досягнуті домовленості - остаточно підтверджує зв’язок витрат з діяльністю підприємства.


За наявності такого пакета документів витрати на обід (у т. ч. алкоголь, якщо він є частиною офіційного прийому) можна відносити до представницьких і не включати до оподатковуваного доходу працівника. 170.9.1 ПКУ


Якщо документи не дозволяють довести представницький характер (немає наказу, мети, списку учасників), витрати стають додатковим благом працівника. У такому випадку сума чека в гривнях, перерахована за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту, включається до оподатковуваного доходу з нарахуванням ПДФО з коефіцієнтом та військового збору.


Підсумовуючи, щоб обід з партнерами, оплачений корпоративною карткою у закордонному відрядженні, без оподаткування визнати представницькими витратами, критично важливо забезпечити повний набір організаційних документів (наказ, програма, список учасників, звіт) та фінансових підтверджень (чеки, рахунки, виписка по картці) і віднести їх у бухобліку на витрати підприємства, а не на дохід працівника.



Джерело: АІ-консультант 7eminar


Читайте більше:


Наказ про службове відрядження за кордон

Розрахунки з підзвітними особами: бухгалтерські проведення

Довіреність на отримання ТМЦ: практичні кейси та зразок заповнення

Доплата до МЗП: як врахувати при оплаті праці за дні відрядження

Положення про відрядження: зразок + конструктор

Хвороба у відрядженні чи у відпустці: що платити роботодавцю

Кошти під звіт на господарські потреби: складання авансового звіту

ТОП-10 обов'язкових правил розрахунків з підзвітними особами

Майбутній помічник купив квитки шефу: кейс по ПДФО

3

12

2

3742

3

2

2

2

4

137

4

256

16

36072

3

73

2

10

3

6

3

16

4

174

3

9

3

10

3

13

3

20

3

14

3

10

4

74

4

31