Декретні для ФОП 2026: приклади та умови нарахування допомоги від ПФУ

1. Крок перший. Розраховуємо суму допомоги по вагітності та пологах для ФОП
2. Крок 2. Відкриваємо рахунок для зарахування лікарняних
3. Крок 3. Подаємо довідкову декларацію за 2026 рік
4. Крок 4. Отримуємо довідку про відсутність заборгованості зі сплати ЄСВ
5. Крок 5. Формуємо довідку ОК-7
6. Крок 6. Подаємо заяву-розрахунок
7. Крок 7. Надсилаємо повідомлення про виплату коштів застрахованим особам до ПФУ
8. Крок 8. Подаємо звітність до ДПС
9. Оподаткування допомоги по вагітності та пологах
10. Подовження лікарняного по вагітності та пологах: як оплатити
11. Висновки

Крок перший. Розраховуємо суму допомоги по вагітності та пологах для ФОП

Насамперед нагадаємо, що середньоденна допомога визначається шляхом ділення доходу, з якого сплачений ЄСВ в розрахунковому періоді, на кількість днів в такому періоді. (п. 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 №1266).

Розрахунковий період – 12 місяців, що передують місяцю відкриття листка непрацездатності.

Якщо з дати державної реєстрації ФОП минуло менше 12 місяців, до розрахунку включаються лише повні календарні місяці з 01-го по 01-ше число.

З розрахункового періоду виключаються періоди, за які ЄСВ за ФОП був сплачений роботодавцем.

Перелік роботодавців визначено п. 1 ст. 4 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон №2464)

До них, зокрема, належать органи та організації, які виплачують допомогу при народженні дитини, по догляду за дитиною, а також грошове забезпечення військовослужбовцям.

Розмір допомоги по вагітності та пологах обчислюється виходячи із доходу ФОП, з якого сплачено страхові внески. Дохід визначається за даними Додатку 1 до декларації платника єдиного податку або Додатку ЄСВ 1 декларації про майновий стан.

Зверніть увагу! Розмір допомоги по вагітності і пологах не залежить від загального страхового стажу. Допомога по вагітності та пологах з першого дня оплачується за рахунок ПФУ

Для суми допомоги передбачено обмеження як максимальної, так і мінімальної суми.

Мінімальні та максимальні обмеження для декретних виплат

Сума допомоги по вагітності та пологах у розрахунку на місяць не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку (ч. 2 ст. 19 Закону України від 23.09.1999 №1105 «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування», далі – Закон № 1105).

Тобто середньоденна допомога у 2026 році не може бути менше ніж:

8647 : 30,44= 284,07 грн.

Зверніть увагу! Допомога по вагітності та пологах не може бути менше ніж 35792,82 грн (284,07 грн × 126 к. дн.)

Максимальна сума допомоги по тимчасовій непрацездатності в розрахунку на місяць не повинна перевищувати розмір максимальної величини бази нарахування ЄСВ, з якої сплачено страхові внески.

Тому у 2026 році середньоденна допомога не може перевищувати: 172940 грн : 30,44 = 5681,34 грн.

За відсутності протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку 6 місяців страхового стажу, слід застосовувати обмеження: допомога по вагітності та пологах розраховується виходячи з доходу, з якого сплачений ЄСВ, але не більше за розмір допомоги, обчислений із двократного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку (п. 2 ч. 4 ст. 12 Закону №1105).

Тобто за відсутності стажу середньоденна допомога по вагітності та пологах у 2026 році не може перевищувати: 8647 грн х 2 : 30,44 = 568,13 грн.

Що впливає на розмір допомоги: приклади розрахунків

Зверніть увагу! Сплата ЄСВ в розмірі, більшому за мінімальний, збільшує розмір декретних

Крок 2. Відкриваємо рахунок для зарахування лікарняних

Для отримання декретних ФОП має відкрити окремий поточний рахунок (2604) для зарахування страхових коштів. Рахунок відкривається в будь-якому банку.

Кошти, зараховані на окремий рахунок, слід перевести на особисту картку або зняти в касі банку готівкою. Декретні виплати не можна спрямувати на підприємницький рахунок.

Крок 3. Подаємо довідкову декларацію за 2026 рік

Для того, щоб дані про сплату ЄСВ і суму доходу, яка враховується при обчисленні лікарняних, потрапили до ПФУ, слід подати довідкову декларацію. Щоб підтвердити статус застрахованої особи, ЄСВ необхідно сплатити за місяць, в якому відкритий лікарняний.

Задекларувати потрібно сплату ЄСВ за період січень - місяць відкриття лікарняного. Показники по доходу не заповнюйте.

Декларація та Додаток 1 створюються з позначкою Звітна + Довідково.

У розділі 2 декларації повинно бути вказано місяць і рік відкриття лікарняного по вагітності та пологах.

У розділі 4 Додатку 1 також зазначаєте місяць та рік відкриття лікарняного.

У розділі 5 – позначка «призначення матеріального забезпечення».

У розділі 8 період перебування на спрощеній системі з початку перебування в поточному році до останнього числа місяця, в якому відкритий лікарняний.

У розділі 9 повинно бути вказано нарахування по ЄСВ за період зазначений в розділі 8. Інші рядки залишаєте порожніми.

Зразок заповнення Додатка 1

Зверніть увагу! Дані по сплаті ЄСВ обов’язково продублюйте в Додатку 1 річної декларації

Крок 4. Отримуємо довідку про відсутність заборгованості зі сплати ЄСВ

Після подання декларації слід отримати Довідку про відсутність заборгованості з платежів, контроль за справлянням яких покладено на контролюючі органи для отримання інформації про відсутність заборгованості.

Заява про надання довідки подається підприємцем на його вибір:

1. у паперовій формі - до ДПІ за основним місцем обліку;
2. в електронній формі - на адресу контролюючого органу через приватну частину електронного кабінету. Ідентифікатор заяви F1300306.

В рядку 1 заяви зазначайте назву ДПІ, в якій перебуваєте на обліку.

В рядку 2 – заповніть особисті дані ФОП.

В рядку 3 обирайте пункт 1 частини 1 статті 6 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» № 2464-VI від 8 липня 2010 року.

В рядку 4 слід написати назву установи, до якої буде надана довідка. Зазначайте «Головне управління Пенсійного фонду України в вашій області.

В рядку 5 оберіть варіант отримання довідки – у паперовій або в електронній формі.

Крок 5. Формуємо довідку ОК-7

Довідку можна отримати в кабінеті на порталі ПФУ або через Дію.

Авторизуйтесь на порталі ПФУ. В меню «Комунікації з ПФУ» натисніть «Запит на отримання електронного документу».

У вікні, що відкриється, у рядку «Тип звернення» оберіть «Довідка ОК-7».

В інші рядки дані підтягуються автоматично.

Перевірте актуальність даних і відправте запит до ПФУ. Через декілька хвилин довідка з’явиться в меню «Мої звернення».

Щоб сформувати довідку в додатку Дія, відкрийте меню «Сервіси», оберіть вкладку «Довідки та витяги», натисніть «Довідка ОК-7» та «Замовити довідку».

Зверніть увагу, запит на отримання довідки потрібно формувати через декілька днів після подання довідкової декларації, щоб підтягнулась сплата ЄСВ і зарахувався страховий стаж. Переконайтеся, що дані про нарахований дохід потрапили в довідку ОК-7, за кожний місяць зарахувався страховий стаж, сплата ЄСВ стоїть відмітка «ТАК».

Крок 6. Подаємо заяву-розрахунок

Заява-розрахунок подається в електронному вигляді через особистий кабінет на порталі ПФУ.

Оберіть меню «Заяви-розрахунки та створення повідомлень про виплату коштів застрахованим особам», натисніть «Створити нову» та оберіть «Основна ЗР».

Заповніть форму на екрані. Тип ЗР обирайте «ЕРЛН», якщо отримали є-лікарняний або «Паперові документи», якщо лікарняний в паперовому вигляді. Номер Додатку ЗР – Додаток 6.

Детально як заповнити заяву-розрахунок у нашому матеріалі.

До заяви-розрахунку потрібно додати:

1. копію податкової декларації за 2025 та довідкову декларацію за 2026 рік (січень-місяць відкриття лікарняного);
2. довідку про відсутність заборгованості зі сплати ЄСВ;
3. довідку про відкриття окремого спеціального рахунку;
4. витяг з ЄДР про реєстрацію ФОП (або свідоцтво про реєстрацію);
5. копію довідки ОК-7.

Для отримання допомоги слід до пакета документів включити також:

1. рішення страхувальника (ФОП) про призначення допомоги за зразком, наведеним за посиланням;
2. довідку довільної форми з розрахунком суми допомоги. Зразок такої довідки наведено за посиланням.

Крок 7. Надсилаємо повідомлення про виплату коштів застрахованим особам до ПФУ

Протягом 30 днів з дня отримання декретних, слід відзвітувати до ПФУ.

Повідомлення про виплату страхових коштів можна подати через портал ПФУ або в паперовому вигляді до сервісного центру ПФУ.

Щоб подати повідомлення зайдіть в особистий кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ та на панелі ліворуч оберіть опцію «Заяви-розрахунки та створення повідомлень про виплату коштів застрахованим особам».

Знайдіть заяву-розрахунок (через пошук) за якою потрібно подати повідомлення про виплату коштів, та натисніть на її номер. У полі «Додаток про тимчасову непрацездатність» оберіть потрібний лікарняний та натисніть «Створити повідомлення».

Зверніть увагу, подати повідомлення можливо лише в разі якщо заява-розрахунок має статус «Оплачено»

В повідомленні за необхідності відредагуйте дані та оберіть листок непрацездатності для редагування даних щодо виплати; внесіть дату виплати та виплачену суму за рахунок коштів ПФУ. Після внесення всіх даних сформуйте повідомлення.

У розділі «Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам» перевірте статус Повідомлення. Має бути «прийнято».

Крок 8. Подаємо звітність до ДПС

В листі від 12.08.2025 №874/2/99-00-24-01-03-02 податківці зазначають, що самозайнята особа, яка отримує лікарняні від ПФУ, є для себе страхувальником та податковим агентом.

Тому ФОП зобов’язана відобразити отриманий дохід в Додатку 4ДФ.

В графах 3а та 3 – сума нарахованих лікарняних.

Графи 4а, 4, 5а та 5 заповнювати не потрібно.

В графі 6 - ознака доходу «128».

Оподаткування допомоги по вагітності та пологах

З допомоги по вагітності та пологах не утримується ПДФО та військовий збір (пп. 165.1.1 ПКУ).

Базою для нарахування ЄСВ для ФОП на загальній системі є сума доходу (прибутку), отриманого від їх діяльності (п. 2. ч. 1 ст. 7 Закону №2464). Доходом фізичної особи – підприємця є доходи, отримані виключно від здійснення підприємницької діяльності, тож ФОП на загальній системі ЄСВ з лікарняних не сплачує.

До складу доходу фізичної особи – підприємця – платника єдиного податку, не включаються суми коштів цільового призначення, що надійшли від ПФУ (п. 4 пп. 292.11 ПКУ). Оскільки лікарняні не є доходом ФОП, ЄСВ на суми лікарняних нараховувати не потрібно.

Отже, сума декретних не підлягає оподаткуванню.

Подовження лікарняного по вагітності та пологах: як оплатити

Лікарняний по вагітності та пологах та подовження на 14 днів - це один страховий випадок. В межах одного страхового випадку середньоденна допомога однакова. Тобто залишається той же розрахунковий період і та ж середньоденна допомога, що для первинного листа по вагітності та пологах.

При поданні заяви-розрахунку продублюйте пакет документів, що подавався з первинним лікарняним.

Висновки

1. Декретні обчислюються з доходу, з якого сплачений ЄСВ. Важливо сплатити ЄСВ за місяць в якому розпочався лікарняний.
2. Розмір допомоги по вагітності і пологах не залежить від загального страхового стажу. Допомога по вагітності та пологах з першого дня оплачується за рахунок ПФУ.
3. Сплата ЄСВ в розмірі, більшому за мінімальний, збільшує розмір декретних.
4. Отримані декретні слід відобразити в Додатку 4ДФ.
5. Лікарняні по вагітності та пологах не оподатковуються.

Читайте більше:

Заява-розрахунок лікарняних на порталі ПФУ

Заповнення заяви-розрахунку лікарняних в паперовій формі

Перехідні виплати: відпускні, лікарняні, декретні, відрядження

Помилки в розрахунку лікарняних та декретних: алгоритм виправлення

Чи сплачує ЄСВ «за себе» ФОП у декретній відпустці: коментар до нової ІПК від ДПС

Декретні для ФОП: чи можна отримати виплату за себе та за найманого працівника