Електронний військово-обліковий документ: оформлення, зберігання, оновлення

1. Як сформувати електронний військово-обліковий документ
2. На що потрібно звернути увагу в е-ВОД
3. QR-код – основний реквізит е-ВОД
4. Як зберігати роздруківку військово-облікового документа
5. Як часто оновлювати роздруківки е-ВОД
6. Висновки

Як сформувати електронний військово-обліковий документ

З 16 грудня 2025 року діють зміни, внесені постановою Кабміну від 10.12.2025 №1644 «Про внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України щодо удосконалення процедур оформлення військово-облікових документів», відповідно до яких військово-обліковий документ тепер можна сформувати лише в електронній формі (крім військовозобов’язаних та резервістів СБУ, розвідувальних органів та громадян України, звільнених з військової служби у відставку із зазначених органів).

Самостійно сформувати е-ВОД (той же «Резерв ID») призовники, військовозобов’язані та резервісти можуть:

1. через застосунок «Резерв+»;
2. через портал Дія;
3. безпосередньо в ТЦК.

Паперовий ВОД можна використовувати лише у випадку, якщо дані, які є в ньому, не суперечать даним з реєстру «Оберіг». Як показує практика, то навіть свіжовиданий паперовий ВОД від ТЦК містить неповну інформацію, наприклад, ВОС був в Резерв+, а ТЦК його не вніс до паперового документа.

Тому використання паперового використання ВОД на сьогодні є недоцільним і краще використовувати згенерований е-ВОД.

На що потрібно звернути увагу в е-ВОД

Згенерований е-ВОД містить усі дані, які потрібно для коректного заповнення Списків за формою, наведеною у додатку 5 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою Кабміну від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487).

Проте найперше, на що варто звернути увагу, це на термін дії е-ВОД: строк дії Е-ВОД становить 1 рік або не може перевищувати строк відстрочки або бронювання, і, отже, закінчується разом із нею (п. 7 Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів і форми такого документа, затвердженого постановою Кабміну від 16.05.2024 №559, далі – Порядок №559).

Важливо завжди контролювати, щоб у роботодавця завжди був актуальний та дійсний документ.

Також ВОД містить дату народження, яка надалі зазначається в графі 5 Списку і категорія обліку, яка буде зазначена у графі 2 Списку, назву ТЦК, де перебуває на обліку працівник, його звання, номер в реєстрі Оберіг і військово-облікову спеціальність (графи 12, 3, 6 та 8). Ще нижче можна знайти дані про відстрочку (бронювання) і місце проживання. Всі ці дані увійдуть у відповідні графи Списку.

QR-код – основний реквізит е-ВОД

У п. 8-2 Порядку №559 зазначається, що роздруківка військово-облікового документа повинна мати QR-код, придатний для зчитування. А сам механізм для зчитування QR-кодів на військово-облікових документах міститься безпосередньо у застосунку «Резерв+».

Звісно, встановлювати Резерв+ не є прямим обов’язком, але це не буде зайвим.

Установити застосунок може кожен, і потім потрібно слідувати вказівкам, які він пропонує:

1. встановити галочку «Погоджуюсь із Правилами обробки персональних даних»;
2. натиснути «Розпочати»;
3. пройти процедуру авторизації через банк, в якому обслуговуєтеся;
4. після цього потрібно придумати код для входу у застосунок «Резерв+».

Після виконання цих дій у вас відкриється нове вікно, у якому внизу справа слід натиснути «Меню». Далі натискаємо «Сканувати документ». Вже на наступній сторінці нам потрібно обрати «QR військово-облікового документа».

Далі потрібно відсканувати QR-код роздруківки військово-облікового документа. Система автоматично перекидає на сторінку у «Резерв+», де містяться відомості про військовозобов’язаного або призовника. В ідеалі інформація на роздруківці й та, що містить у «Резерв+», мають збігатися.

Якщо інформація не сходиться або не відтворюється, то є два варіанти вирішення цієї ситуації:

1. Попросити у працівника новий свіжозгенерований ВОД.
2. Відсканувати пізніше QR-код ВОД (іноді застосунок може збоїти).

Як зберігати роздруківку військово-облікового документа

Після того, як працівник надав роздруківку та її було перевірено, цю роздруківку потрібно правильно зберігати.

Роздруківка з Резерв ID (за наявності QR-коду) фактично є оригіналом, а не копією електронного документа, тому засвідчувати її не потрібно.

Відповідно до п. 9 Порядку №559, ВОД в електронній формі, в т.ч. роздрукований, має таку ж юридичну силу, що й паперовий оригінал

Таким чином, якщо працівник надає роздруківку Резерв ID, то

1. не потрібно завіряти підписом працівника;
2. не потрібно засвідчувати відповідно до вимог, встановлених Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 та ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» від 01.07.2020 №144.

Відповідно до п. 37 Порядку №1487, списки формуються у справу та зберігаються разом із копіями військово-облікових документів в електронній формі (у тому числі роздрукованих) призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Що робити з нечинними роздруківками?

Роздруківки військо-облікових документів мають строк зберігання – 3 роки згідно зі статтями 674, 675, 676, 677, 678 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5.

Таким чином, роздруківки ВОД, які втратили чинність слід відокремити від поточних справ з ВОД і зберігати 3 роки (2026, 2027, 2028) в окремій папці. Їх не можна викидати чи знищувати раніше.

Як часто оновлювати роздруківки е-ВОД

Як раніше казали, що строк дії е-ВОД рік або до закінчення відстрочки / бронювання. Таким чином потрібно зобов’язати працівників оновлювати електронні військово-облікові документи. Це можна зробити шляхом видання наказу про обов’язок працівників, у яких закінчився строк електронного військово-облікового документа, оформити (створити) новий документ та надати його роботодавцю, з яким працівників слід ознайомлювати під підпис.

Те ж саме, що і у випадку продовження / скасування відстрочки або бронювання – також потрібно вчасно оновлювати ВОД.

Нову роздруківку слід долучити до справи, а не актуальну вилучити та зберігати протягом 3-х років.

Висновки

1. Паперовий ВОД більше не є надійним джерелом – використовувати слід лише електронний військово-обліковий документ (е-ВОД).
2. Строк дії е-ВОД – максимум 1 рік або до закінчення відстрочки / бронювання, тому його необхідно регулярно оновлювати.
3. QR-код – ключовий реквізит, без якого роздруківка не має практичної цінності та не підлягає перевірці.
4. Роздруківка е-ВОД не потребує засвідчення та має таку ж юридичну силу, як паперовий оригінал.
5. Неактуальні роздруківки зберігаються 3 роки, їх заборонено знищувати раніше встановленого строку.

Аліна ЛАКІС, редакторка 7еminar

Шаблони та зразки документів:

Наказ про обов'язок працівників оновлювати військово-облікові документи

Читайте більше:

Переходимо на е-ВОД («Резерв ID»): дії роботодавця

Офіційно! Е-ВОД без фото має таку ж чинність як і з фото

Недійсний ВОД: у яких випадках документ втрачає чинність і що з цим робити

Працівник оновив е-ВОД: що має зробити роботодавець

Штрафи ТЦК за порушення військового обліку

Військовий облік на підприємстві 2026

Мінікурси на тему:

Звіряння з ТЦК у 2026 році: правила та топ-10 нестандартних ситуацій

Топ-5 пасток військового обліку для працівника та роботодавця