
👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Реєстрація наказів у такій формі є некоректною та не відповідає встановленим нормам.
Відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 №578/5, накази поділяють на три групи залежно від строку їх зберігання:
- Накази з основної діяльності.
- Накази з адміністративно-господарських питань.
- Накази з кадрових питань, які поділяються на тривалого строку зберігання та тимчасового строку зберігання.
Кожна група наказів має вестися в окремому журналі обліку, а їх нумерація повинна бути послідовною та без використання додаткових символів (наприклад, 2-1, 5-3 тощо).
Щодо відповідальності, теоретично може бути застосований штраф від Держпраці у розмірі 1 мінімальної заробітної плати на момент виявлення порушення, відповідно до статті 265 Кодексу законів про працю, як за інше порушення трудового законодавства. Однак, зазначені вимоги не є частиною трудового законодавства, тому у разі накладення такого штрафу його можна буде оскаржити.
Для виправлення ситуації пропонується наступний порядок дій:
- З наступного року перейти на правильну реєстрацію наказів, розділивши їх на три окремі журнали відповідно до строків зберігання.
- У кожному журналі забезпечити послідовну нумерацію наказів без використання додаткових символів.
- Розробити та затвердити інструкцію з діловодства, яка регламентуватиме порядок оформлення та реєстрації документів на підприємстві.
- Архівувати попередні накази, залишивши їх у тому вигляді, в якому вони були оформлені, без внесення змін до минулих періодів.
Таким чином, ви зможете уникнути потенційних претензій з боку контролюючих органів та забезпечити відповідність документального обліку чинним нормам.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум».
Джерело: 7еminar
Шаблони та зразки документів:
Читайте більше:
Оформлення наказу «заднім числом»: наслідки
Виявили помилку в наказі: як правильно оформити внесення змін
Правильне оформлення наказу, який не вміщується на одній сторінці
Чи потрібно використовувати скорочення «м.» перед назвою міста у наказах
«З наказом ознайомлено» для мобілізованого працівника: чи обов’язково зазначати
Перш ніж знищувати документи, переконайтеся, що строки зберігання вже закінчились. І допоможе в цьому Сервіс «Строки зберігання документів». З ним ви будете певні на всі 100%! Спробуйте вже зараз!