
Документообіг, первинні документи
29.10.2025
Неправильна нумерація наказів: відповідальність та порядок дій
На підприємстві 4 співробітники. Минулий бухгалтер не мав журналів обліку наказів по кадрах тривалого і короткого зберігання, а просто вів реєстр наказів по кадрах. У реєстрі є накази з дрібною нумерацією: Наказ 1, Наказ 2, Наказ 2-1, Наказ 3, Наказ 4, Наказ 5, Наказ 5-1, Наказ 5-2, Наказ 5-3, Наказ 6 тощо. Також немає інструкції по діловодству. Які штрафи і яка відповідальність за таке порушення? Як виправити такий облік?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Реєстрація наказів у такій формі є некоректною та не відповідає встановленим нормам.
Відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 №578/5, накази поділяють на три групи залежно від строку їх зберігання:
- Накази з основної діяльності.
- Накази з адміністративно-господарських питань.
- Накази з кадрових питань, які поділяються на тривалого строку зберігання та тимчасового строку зберігання.
Кожна група наказів має вестися в окремому журналі обліку, а їх нумерація повинна бути послідовною та без використання додаткових символів (наприклад, 2-1, 5-3 тощо).
Щодо відповідальності, теоретично може бути застосований штраф від Держпраці у розмірі 1 мінімальної заробітної плати на момент виявлення порушення, відповідно до статті 265 Кодексу законів про працю, як за інше порушення трудового законодавства. Однак, зазначені вимоги не є частиною трудового законодавства, тому у разі накладення такого штрафу його можна буде оскаржити.
Для виправлення ситуації пропонується наступний порядок дій:
- З наступного року перейти на правильну реєстрацію наказів, розділивши їх на три окремі журнали відповідно до строків зберігання.
- У кожному журналі забезпечити послідовну нумерацію наказів без використання додаткових символів.
- Розробити та затвердити інструкцію з діловодства, яка регламентуватиме порядок оформлення та реєстрації документів на підприємстві.
- Архівувати попередні накази, залишивши їх у тому вигляді, в якому вони були оформлені, без внесення змін до минулих періодів.
Таким чином, ви зможете уникнути потенційних претензій з боку контролюючих органів та забезпечити відповідність документального обліку чинним нормам.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум».
Джерело: 7еminar
Шаблони та зразки документів:
Читайте більше:
Оформлення наказу «заднім числом»: наслідки
Виявили помилку в наказі: як правильно оформити внесення змін
Правильне оформлення наказу, який не вміщується на одній сторінці
Чи потрібно використовувати скорочення «м.» перед назвою міста у наказах
«З наказом ознайомлено» для мобілізованого працівника: чи обов’язково зазначати
Перш ніж знищувати документи, переконайтеся, що строки зберігання вже закінчились. І допоможе в цьому Сервіс «Строки зберігання документів». З ним ви будете певні на всі 100%! Спробуйте вже зараз!
Документообіг, первинні документи
19.09.2026
Товар отримали в ящиках, а реалізуємо в кг: чи можна так робити
В прибутковій накладній на отримання товару (банани) одиниця виміру зазначена «шт. (ящик)». Ми хочемо продавати товар в кілограмах. Чи можна юридичній особі змінити одиницю виміру з ящиків на кілограми та реалізовувати товар в такому форматі?

Політика, економіка
19.09.2026
НКРЕКП пропонує динамічну ціну на електроенергію та безкоштовну зміну постачальника
НКРЕКП схвалила проєкт змін, який дозволить споживачам з інтелектуальними лічильниками укладати договори з динамічною ціною на електроенергію. Проєкт також передбачає безкоштовну зміну постачальника для побутових і малих непобутових споживачів та можливість обирати постачальника з ЄС або Енергетичного Співтовариства за умови допуску до українського ринку

Торгівля, послуги
19.09.2026
Яким воском покривають фрукти: що означають E901, E903 та E904
Деякі фрукти та овочі після збору врожаю покривають харчовими восками, які захищають поверхню продукту та впливають на його вигляд. Споживач має право знати про таке покриття: зокрема, на етикетці можна зустріти позначення E901, E902, E903, E904 або E914, що вказують на вид використаного воску

Судова практика
19.09.2026
Паспорт-книжечка через релігійні переконання: суд зобов’язав ДМС видати документ
Суд визнав протиправною відмову ДМС оформити 16-річній жительці області паспорт громадянина України у формі книжечки через відсутність попереднього рішення суду. Суд зазначив, що відсутність такого рішення не є передбаченою законом підставою для відмови, та зобов’язав міграційну службу видати паспорт

Освіта
19.09.2026
Плагіат, фабрикація чи фальсифікація: Уряд визначив порядок позбавлення ступеня вищої освіти
Кабінет Міністрів затвердив порядок позбавлення ступеня вищої освіти у разі встановлення академічного плагіату, фабрикації або фальсифікації у кваліфікаційній роботі. Повідомлення про можливе порушення спочатку розглядає уповноважений орган закладу освіти або наукової установи, а вся процедура має завершитися протягом 6 місяців із дня отримання повідомлення

Державний нагляд
19.09.2026
НАДС готує механізм оцінювання доброчесності кандидатів на держслужбу з 2026 року
НАДС обговорило з представниками державних органів та міжнародних партнерів майбутній механізм оцінювання доброчесності кандидатів на посади державної служби. Учасники визначали, що саме перевіряти, які дані та документи використовувати, хто і на якому етапі має проводити оцінювання та як надати кандидату можливість пояснити сумнівні обставини

Політика, економіка
18.09.2026
«Безпечний простір» і нові таблички з 18 вересня 2026 року: уряд оновив правила реагування на повітряні загрози
Уряд оновив правила реагування на повітряні загрози та уточнив вимоги до оповіщення населення і роботи бізнесу під час різних рівнів небезпеки. Зміни передбачають ширше використання систем оповіщення, нові можливості для роботи підприємств у «безпечних просторах» та обов’язкове маркування будівель відповідними інформаційними табличками. Також визначено тривалість і формат сигналів для жовтого та червоного рівнів загрози, а порядок подання відбою тривоги змінено

Військовий облік
18.09.2026
Кадровик встановив Резерв+: чи поставлять його на військовий облік в ТЦК
Кадровик встановив на свій телефон додаток Резерв+, щоб сканувати к'юар-коди працівників і контролювати зміни у їх е-ВОД. Чи можуть кадровика, який встановив Резерв+, поставити на військовий облік як військовозобов’язану через це?

Готівкові кошти, розрахунки
18.09.2026
Чи включається до складу доходу ФОП сума кредиту у 2026 році
Сума фінансового кредиту, отримана фізичною особою – підприємцем, не включається до складу доходів під час дії договору, оскільки кредит має бути повернутий у визначені строки. Якщо ж кредит не буде повернуто вчасно, його сума підлягатиме оподаткуванню як дохід підприємця на загальних підставах згідно з ПКУ

ФОП
18.09.2026
Дзвінки ДПС про недотримання податкового навантаження: чи законні перевірки і як діяти ФОП
ФОП-загальник подав річну декларацію про майновий стан. Згідно з витратами, підтвердженими документально, він не досяг навантаження в 1,5% від доходу – так, як хоче податкова. Телефонує інспектор і каже, що подає ФОПа на перевірку. Чи правомірні дії інспектора? Які наші дії – забрати витрати, щоб було навантаження 1,5%?

Відпустка, відпускні
18.09.2026
Працівник не пішов у відпустку за графіком: як погодити новий період у 2026 році
Графік відпусток визначає черговість надання щорічних відпусток, але не означає, що працівник автоматично має піти у відпустку саме у зазначену дату. Якщо запланований період змінився за домовленістю з роботодавцем, невикористані дні не втрачаються – новий строк можна погодити та оформити відповідним наказом. Водночас якщо відпустку не надали через порушення роботодавцем установлених вимог, діють правила перенесення, передбачені КЗпП. Важливо належно зафіксувати зміну періоду та фактичне використання відпустки

Податкова та фінзвітність
18.09.2026
Як виправити помилки з ЄСВ у новому Розрахунку ФОП/НПД: правила заповнення уточнюючого звіту
Для виправлення помилок у сумах ЄСВ платнику потрібно подати Розрахунок ФОП/НПД з типом «Уточнюючий» та зазначити лише ті додатки, дані в яких коригуються. Порядок заповнення передбачає окремі рядки для донарахування, додаткового утримання та зменшення сум єдиного внеску. Відповідні показники Розрахунку визначаються на підставі даних Додатка ФІЗ-Д1, зокрема із застосуванням кодів типу нарахувань 2 та 3

Е-сервіс
18.09.2026
Чим замінити російський софт: 6 українських рішень для бізнесу
Український бізнес може замінити російське програмне забезпечення на вітчизняні цифрові рішення для комунікацій, продажів, e-commerce, кібербезпеки, HR та бухгалтерського обліку. Серед таких продуктів — Ringostat, NetHunt, Хорошоп, SOC Prime, PeopleForce та ISpro, які закривають різні потреби компаній. Перехід на український софт дає змогу не лише відмовитися від продуктів країни-агресора, а й посилити цифрову незалежність бізнесу. Додаткові варіанти українських сервісів можна шукати на Маркетплейсі цифрових рішень Дія.Бізнес та IT Ukraine

Трудові книжки, ЕТК
18.09.2026
Чи вплине на страховий стаж не оцифрування трудової книжки після 10 червня 2026 року
В Україні підтвердження трудового стажу залежить від періоду роботи: до 1 січня 2004 року – за даними паперової трудової книжки, після 1 січня 2004 року – через дані реєстру застрахованих осіб. З 2021 року працює електронна трудова книжка, яка дозволяє оцифрувати інформацію про всі періоди трудової діяльності. Для цього необхідно подати скановані копії паперових книжок до Пенсійного фонду України до 10 червня 2026 року. Водночас відсутність оцифрованих даних не впливає на набуте право на страховий стаж

Судова практика
18.09.2026
ДПС не оприлюднила план-графік вчасно – перевірка незаконна: позиція Верховного Суду
Верховний Суд звернув увагу на важливість дотримання процедури призначення планової податкової перевірки, зокрема правил оприлюднення плану-графіка. Суд зазначив, що недотримання контролюючим органом встановлених строків і вимог до оприлюднення плану може свідчити про незаконність самої перевірки. У такому разі її результати та прийняті на їх підставі податкові повідомлення-рішення можуть не мати правових наслідків. Тому під час оскарження ППР суди мають першочергово перевіряти законність призначення та проведення перевірки, а вже потім – податкові порушення по суті

Ліцензії та дозволи
18.09.2026
Сплив строк дії дозволу на небезпечні роботи: чи припиняють ліцензію на зберігання пального в 2026 році
ДПС роз’яснила, чи може суб’єкт господарювання продовжувати зберігати пальне, якщо строк дії дозволу на виконання робіт підвищеної небезпеки сплив під час воєнного стану. Податківці зазначили, що за умови автоматичного продовження такого дозволу відповідно до законодавства його закінчення не є підставою для припинення дії ліцензії на зберігання пального. Водночас копія дозволу або декларація відповідності матеріально-технічної бази є обов’язковим документом при отриманні відповідної ліцензії






