Одноденні відрядження працівників: як правильно документувати та уникнути оподаткування

Працівники (оператори, журналісти, ведучі, водії знімальних груп) часто відправляються у короткострокові відрядження на один день для зйомок сюжетів та репортажів, іноді в небезпечних зонах. Дізнайтеся, які документи (наказ про відрядження, подорожній лист, службова записка) достатні для того, щоб добові витрати не обкладалися ПДФО та військовим збором


Працівники іноземного підприємства (оператори, журналісти, кореспонденти, ведучі, а також водії знімальної групи) неодноразово направляються у відрядження в інші населенні пункти терміном на 1 робочий день для проведення зйомок сюжетів, репортажів, інтерв'ю тощо.


Такі зйомки за специфікою часто:


  1. одноденні, що не передбачають оплату проживання;
  2. без придбання проїзних документів, тобто на автотранспортних засобах що використовуються платником податків на праві власності або оренди, чи з залученням транспортного супроводу третьої сторони надавача комплексу технічних послуг під час виробництва новин;
  3. відбуваються на вулицях, у громадських місцях, на відкритих (лісистих) місцевостях, тобто приймаюча сторона яка могла би підтвердити прибуття у місце відрядження відсутня.


Проведення зйомок сюжетів, репортажів, інтерв'ю, здійснюється працівниками товариства на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, тривають ворожі обстріли, що можуть нести небезпеку для життя працівників.


Відрядження здійснюються із використанням автомобільного транспорту платника податків.


Платник податків запитує:


  1. Чи є наказ про відрядження (в якому зазначено відомості щодо мети відрядження, терміну, місяця куди направляється особа), подорожній лист (в якому зазначено службовий автомобіль та маршрут пересування) та / або Звіт про відрядження (службова записка) у довільній формі, який погоджується безпосереднім керівником відповідного підрозділу достатніми підтверджуючими документами для не обкладання податком на доходи фізичних осіб та військовим збором добових у випадках одноденних відряджень працівників платника податків?
  2. Які інші варіанти документів можуть бути достатніми для необкладання податком на доходи фізичних осіб та військовим збором добових у випадках одноденних відряджень працівників платника податків?


Згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового Кодексу України (далі ПКУ) не є доходом платника податку фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме:


  1. на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті),
  2. оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни),
  3. на найм інших жилих приміщень,
  4. оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів,
  5. дозволів на в'їзд (віз),
  6. обов'язкове страхування,
  7. інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.


Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та / або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).


Зазначені в абз. 2 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ витрати не є об'єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.


При цьому до підтвердних документів належать:


  1. транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
  2. документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
  3. документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
  4. документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
  5. інші документи, що засвідчують вартість витрат.


До оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати).


Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця / сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:


  1. запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця / сторони, що відряджає;
  2. укладеного договору чи контракту;
  3. інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
  4. документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
Отже, при направленні працівника юридичної особи у відрядження строком на один день, сума добових витрат в межах України визначається згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження та є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження

Одночасно слід зазначити, що зазначена позиція погоджена з Мінфіном


Джерело: ІПК ДПС від 08.08.2025 №4274/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК


Читайте більше:


Добові на відрядження 2025

Розрахунок середньої зарплати для оплати відрядження

Оплата праці за дні перебування у відрядженні

Відрядження по Україні

Перехідне відрядження: як правильно оплатити

Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

Залишились лічені дні!

Отримати
Акційні ціни + подарунки