Оплата реклами у Facebook підприємством: поради від адвокатів

Чи можна сплачувати за рекламу у Facebook (компанія нерезидент) карткою (КПК)?

Функція оплати реклами в Facebook через банківський рахунок по реквізитах IBAN, на жаль, недоступна для українських підприємств. Однак, існує альтернативний спосіб, який використовують більшість українських компаній. Українські рекламодавці можуть оплачувати рекламу в Facebook за допомогою міжнародних платіжних систем Visa та Mastercard.

З огляду на це, підприємство може оплачувати свою рекламу в Фейсбуці з корпоративної платіжної картки (КПК) через підзвітну особу (через працівника, призначеного відповідальним за проведення реклами у Фейсбуці), тобто це звичайна ключ-карта ТОВ, оплату якою здійснює, наприклад, бухгалтер чи людина, яка відповідальна за рекламу.

Як відбувається процес оплати?

1. Створення рекламного кабінету: Створюється рекламний акаунт у Facebook, де встановлюються параметри реклами, зокрема ліміти кліків або переглядів. Цей акаунт прив’язується до корпоративної платіжної картки.
2. Списання коштів: Після досягнення встановленого ліміту або закінчення звітного періоду, Facebook автоматично списує кошти з прив’язаної картки.
3. Отримання виписки: Після списання коштів Facebook надає електронну виписку, яка слугує підтвердженням оплати.

Отже, щоб розмістити рекламу у Facebook – створіть акаунт, з якого соцмережа списуватиме плату за послуги. Акаунт створюєте під працівника, який відповідальний за рекламу на підприємстві. У акаунті задайте кількість кліків / переглядів реклами користувачами мережі. За умови досягнення ліміту, соцмережа автоматично спише з підв’язаної до акаунту платіжної картки плату та видасть електронну виписку з акаунту.

Чи існують обмеження на використання гривневої корпоративної платіжної картки для розрахунків з Facebook?

На сьогодні українські підприємства можуть спокійно використовувати гривневу корпоративну платіжну картку для оплати послуг нерезидентів, зокрема реклами у Facebook, якщо сума розрахунків не перевищує встановлені НБУ межі.

Відповідно до п. 32 Положення про здійснення операцій із валютними цінностями, яке затверджене постановою Правління НБУ від 02.01.2019 №2, та п.п. 2 п.109 Положення про заходи захисту та визначення порядку здійснення окремих операцій в іноземній валюті, яке затверджене постановою Правління НБУ від 02.01.2019 №5, за одним ЗЕД-контрактом за один операційний день можете розрахуватися до 400 тис. грн.

Що стосується обмежень у 100 тис. грн на місяць та 30 операцій, то вони стосуються вихідних переказів між фізичними особами (P2P-переказів). Цей ліміт не поширюється на розрахунки юридичних осіб (у тому числі з використанням КПК) за послуги нерезидентів, такі як реклама Facebook.

Чи потрібен ЗЕД-контракт для здійснення таких оплат?

Вам не потрібен окремий письмовий зовнішньоекономічний контракт (ЗЕД-контракт) для оплати реклами у Facebook за допомогою КПК. Це пов’язано з тим, що Facebook надає свої рекламні послуги на основі публічної оферти.

Коли ви реєструєте рекламний кабінет і погоджуєтеся з умовами платформи, ви автоматично приймаєте цю оферту, і це вже вважається укладенням договору між вашим підприємством та Facebook. Таким чином, цей договірний зв’язок є достатнім юридичним підґрунтям для проведення платежів.

Які підтверджуючі документи повинні бути у підприємства, щоб покласти ці сплати на витрати компанії?

Для включення сплати до складу витрат підприємства необхідно мати первинні документи, які підтверджують факт здійснення цієї сплати та її зв’язок з господарською діяльністю підприємства. Перше на що необхідно звернути увагу, це той факт, що кошти, що списали з КПК, вважають виданими під звіт особі, з акаунта якої проводять оплати за рекламу.

Таким чином, особа під яку створено акаунт, є відповідальною за ці кошти, та має підтверджувати понесені витрати. Довірена особа, яка провела оплату, має підтвердити витрати документально – випискою / відомостями з рахунку в електронній або паперовій формі, що містять інформацію про виконані платіжні операції за рахунком (п. 170.9.2 Податкового кодексу України, далі – ПКУ).

Раніше, для документального підтвердження витрат, підзвітна особа мала надати підприємству звіт про використання виданих їх коштів, проте, починаючи з 01.04.2023 року, щоб підтвердити використання коштів підзвітною особою, звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, законодавство подавати не вимагає.

Проте, щоб уникнути можливих непорозумінь, та мати належну доказову базу для підтвердження витрат підприємства, ми рекомендуємо наказом керівника затвердити перелік інших додаткових документів, що підтвердять витрати, та обовʼязково додати туди звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Таким чином, документами, що допоможуть підтвердити витрати ТОВ, є:

1. звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт;
2. квитанція, товарний (касовий) чек або талон, що надав постачальник послуги, обовʼязковість даного документу підтвердили податківці у індивідуальній податковій консультації ДФС від 13.06.2018 № 2584/6/99-99-15-01-01-15/ІПК.

Також для підтвердження проведення операцій, отримайте виписку з банку, що обслуговує ваше підприємство, з якої буде видно списання коштів.

Оскільки Facebook може надати лише квитанцію, яка містить інформацію:

1. про транзакції за акаунтом;
2. суми, які витратили на рекламу;
3. причину виставлення рахунку (за переходи на сторінку, кліки на банер підприємства тощо);
4. результати проведених заходів.

Для підтвердження витрат необхідно також завантажити квитанцію у рекламному акаунті в розділі «Біллінг».

Зверніть увагу на той факт, що квитанція не містить усіх обов’язкових реквізитів первинних документів, які передбачає стаття 9 Закону України від 16.07.1999 №996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Оскільки видана Facebook квитанція не є первинним документом в розумінні законодавства, необхідно потурбуватися про додаткове обґрунтування витрат.

Документами, які необхідні ТОВ для підтвердження витрат на рекламу у Facebook є:

1. Наказ керівника про рекламу у Facebook із призначенням відповідальної особи.
2. Бухгалтерську довідку за всіма транзакціями за місяць, оформлену з реквізитами первинного документа відповідно до облікової політики підприємства.
3. Внутрішній акт, що фіксує факт та обсяг отриманих послуг.

Додаткова порада: у бухгалтерському обліку витрати на розміщення реклами у Facebook включіть до витрат на збут. Адже відповідно до п. 19 НП(С)БО 16 «Витрати» до витрат на збут включаються, зокрема, витрати на рекламу та маркетингові дослідження (дослідження ринку). При розрахунку податку на прибуток слід орієнтуватися на правила бухгалтерського обліку, адже такі витрати зменшують базу оподаткування.

Висновки

1. Підсумовуючи щодо оплати реклами у Facebook, українські підприємства наразі не можуть здійснювати прямі банківські перекази, а змушені використовувати корпоративні платіжні картки (КПК) через підзвітних осіб.
2. Важливо дотримуватися щоденного ліміту в 400 тис. грн на розрахунки з нерезидентами за одним ЗЕД-контрактом, адже перевищення цього ліміту може призвести до ускладнень, хоча ліміт у 100 тис. грн стосується P2P-переказів і не поширюється на розрахунки юридичних осіб за послуги нерезидентів.
3. Оскільки Facebook надає лише квитанції про транзакції, які не є повноцінними первинними документами за українським законодавством, компаніям необхідно формувати внутрішні документи. До них належать виписки з рахунку, накази керівника про рекламну кампанію, внутрішні акти або бухгалтерські довідки, що узагальнюють місячні транзакції, а також звіти про використання підзвітних коштів, якщо це передбачено внутрішніми положеннями.

Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа