Матеріальна допомога працівнику: що з ПДФО, ВЗ, ЄСВ та як заповнити зарплатну звітність

1. ЄСВ і матеріальна допомога
2. ПДФО, ВЗ і матеріальна допомога

ЄСВ і матеріальна допомога

Закон України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон про ЄСВ) визначає два види матеріальної допомоги, яку можуть отримувати працівники: оподатковувану та неоподатковувану ЄСВ.

Матеріальна допомога, яка надається не працівникам підприємства не є об’єктом для ЄСВ

Як передбачає пункт 1 ст. 7 Закону про ЄСВ, страхувальники нараховують ЄСВ на суму заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці».

Звернувшись до пп. 2.3.3 Інструкції зі статистики зарплати, затвердженої Наказом Держкомстату України від 13.01.2004 №5 (далі – Інструкція №5), знаходимо, що матеріальна допомога:

1. має систематичний характер,
2. надана всім або більшості працiвникiв (на оздоровлення, у зв'язку з екологічним станом),

включається до фонду оплати праці, а значить є об’єктом для ЄСВ.

В додатку 1 до зарплатної звітності сума матеріальної допомоги зазначається під кодом Нарахованої зарплати – 01, 02, 25.

Так само вважає і Пенсійний фонд, зазначивши це у своєму листі від 08.02.2012 №2929/03-30 наступне: матеріальна допомога є базою для нарахування та утримання єдиного внеску, якщо вона одночасно задовольняє наступні умови:

1. має систематичний характер;
2. надана всім або більшості працiвникiв;
3. визначена у колективному договорi пiдприємства;
4. надається працiвникам як за умови подання заяви, так і без неї (на оздоровлення, у зв'язку з екологічним станом), а отже відноситься до заробітної плати, як інші заохочувальні та компенсаційні виплати.

Одночасно, у пункті 7 статті 7 Закону про ЄСВ визначено, що перелік видів виплат, на які не нараховується єдиний внесок, затверджується Кабінетом Міністрів України – це Постанова від 22.12.2010 №1170, якою визначено у п. 14 розділу І, що не є об’єктом для ЄСВ матерiальна допомога:

1. разового характеру;
2. що надається окремим працiвникам;
3. на визначені чотири цілі:
4. у зв'язку із сімейними обставинами,
5. на оплату лікування,
6. оздоровлення дітей,
7. поховання.

Беручи до уваги згаданий вище лист, Пенсійний фонд продовжує роз’яснювати наступне:

Матеріальна допомога не є базою для нарахування та утримання єдиного внеску, якщо вона:

1. була надана у непередбачених (екстрених) випадках, коли необхідність її отримання виникла раптово;
2. за умови подання заяви;
3. а її розмір визначався адміністрацією пiдприємства.

Відповідно, у додатку 1 до зарплатної звітності не відображається.

Підсумовуючи все вище зазначене, для матеріальної допомоги, яка вже прописана в колективний договір, заява не має значення (як, власне, і цілі її надання), тому що така матеріальна допомога, як правило, надається всім або більшості працівникам, тому і є об’єктом для ЄСВ.

Наприклад, на суму матеріальної допомоги, яка надається перед відпусткою кожному працівнику відповідно до умов колективного договору (до речі, і посилання на нього є в наказі, оскільки наявність заяви не впливає на її отримання!), ЄСВ нараховується та утримується в загальному порядку.

Що стосується матеріальної допомоги, яка надається окремому працівникові за сімейними обставинами, або на оплату лікування, або на оздоровлення дитини, або на поховання, де умовою її отримання є подана заява працівника (у разі раптового або екстреного випадків), то сума визначеної у заяві або у наказі матеріальної допомоги не обкладається ЄСВ у повному розмірі, незалежно від суми допомоги та утримання ПДФО і ВЗ!

ПДФО, ВЗ і матеріальна допомога

Податковий кодекс України (далі – ПКУ) розділяє у п. 170.7 благодійну допомогу на два види:

1. матеріальну нецільову,
2. благодійну цільову,

обмежуючи їх в оподатковуваних і неоподатковуваних розмірах.

Але ПКУ не прив’язує матеріальну нецільову допомогу до заробітної плати. Проте, згідно із роз’ясненням ДПАУ, наведеному у листі від 22.06.2011 №11552/6/17-0715 «Щодо оподаткування ПДФО матеріальної допомоги», якщо виплата матеріальної допомоги:

1. має систематичний характер,
2. і така допомога надається всім або більшості працiвникiв, наприклад, допомога на оздоровлення,
3. при цьому її виплати передбачені положеннями про оплату праці найманих працiвникiв (колективним договором, галузевою угодою тощо), прийнятими згідно з нормами трудового законодавства,

тоді така матеріальна допомога з метою оподаткування ПДФО прирівнюється до заробітної плати й вся сума такої допомоги включається до загального місячного оподатковуваного доходу платника податку та оподатковується за ставкою 18%.

Відповідно, і військовий збір 5%.

У додатку 4ДФ зарплатної звітності така сума матеріальної допомоги відноситься до коду Нарахування зарплати – 101.

Як бачимо, ДПАУ прив’язалась частково до Інструкції №5 і до роз’яснення Пенсійного фонду.

Отже, матеріальна допомога буде оподатковуватися в повній сумі податком, якщо на її суму нараховується і ЄСВ, оскільки така допомога прирівнюється до заробітної плати.

Приклад 1. Працівник підприємства у липні 2025 року знаходився у щорічній відпустці. Відповідно до колективного договору йому нарахована матеріальна допомога на оздоровлення у сумі 3000 грн. Заробітна плата за липень склала 22000 грн. Сума відпускних у липні становила 18000 грн. Облік подано у таблиці 1.

Таблиця 1

Облік господарських операцій за даними прикладу 1

І тільки в тому разі, коли працедавець надає нецільову благодійну (матеріальну) допомогу:

1. окремим працiвникам,
2. за їх заявами,
3. у зв'язку з особистими обставинами, наприклад на вирішення соціально-побутових потреб,
4. яка носить разовий характер,

тоді її оподаткування регулюється пунктом 170.7 ПКУ, і в певній сумі може не оподатковуватися ПДФО, ВЗ.

Так, відповідно до абзацу першого пп. 170.7.3 ПКУ, не включається до оподатковуваного доходу сума нецільової благодійної допомоги, у тому числі матеріальної, що надається:

1. резидентами – юридичними або фізичними особами на користь платника податку;
2. протягом звітного податкового року;
3. сукупно;
4. у розмірі, що не перевищує суми 4240 грн (для 2025 року).

Сума перевищення допомоги над вказаним розміром включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку і підлягає оподаткуванню ПДФО і ВЗ.

Зверніть увагу, немає прив’язки до розміру зарплати отримувача матеріальної допомоги! Тому підприємство може виплатити як працівникам, так і не працівникам (будь-яким фізичним особам) на підставі наданої ним заяви грошову неоподатковувану нецільову матеріальну допомогу до 4240 грн на рік, незалежно від того, яка у них сума зарплати

Приклад 2. У липні 2025 року до підприємства звернувся працівник з проханням надати йому нецільову матеріальну допомогу у зв'язку iз сімейними обставинами у розмірі 40 000 грн. Підприємство виплатило допомогу, утримуючи ПДФО та ВЗ із оподатковуваної суми. ЄСВ не нараховується на повну суму. Облік подано у таблиці 2.

Таблиця 2

Облік господарських операцій за даними прикладу 2

Приклад 3. У липні 2025 року до підприємства звернулася фізична особа (не працівник) із заявою про надання грошової нецільової матеріальної допомоги. Підприємство виплатило суму 4240,00 грн, неоподатковувану ні ПДФО, ні ЄСВ (внесок не нараховується, оскільки отримувач грошей не є працівником). Облік подано у таблиці 3.

Таблиця 3

Облік господарських операцій за даними прикладу 3

Що стосується заповнення додатка 4ДФ зарплатної звітності, то суми матеріальної допомоги будемо відображати із наступними ознаками доходів:

1. «101» – якщо матеріальна допомога прирівнюється до зарплати й оподатковується в повній сумі ПДФО і ЄСВ (див. приклад 1);
2. «169» – якщо матеріальна допомога не оподатковувалась ПДФО. А у разі оподаткування суми нецільової матеріальної допомоги, то суму перевищення із податками можна також вказати за цим кодом доходу або віднести окремо на код «127» Інші оподатковувані доходи.

Тетяна МОЙСЕЄНКО, податкова консультантка, аудиторка кадрового та військового обліку, експертка з трудового права та бронювання, внутрішній консультант та амбасадор у mono і ВЧАСНО, лекторка з доступним викладанням практики бухгалтерського та кадрового обліку, податкового та трудового права, податкова радниця ТОП-20 провідних компаній України, переможець у номінації "Найкращий лектор навчальних програм в Україні” у рамках конкурсу “Вибір бухгалтера – 2021” від ЛІГА:ЗАКОН, авторка численних статей та ексклюзивних брошур за напрямом професійної творчості

Статті на тему:

Заява про надання матеріальної допомоги та наказ

Матеріальна допомога працівникам: розрахунок та обмеження

Лише раз на рік, до Дня бухгалтера й аудитора: спеціальні ціни та грандіозні розіграші! Дізнатись більше