- Що каже ДПС
- Яка ж позиція бухгалтерів на практиці
- Чому не сторнуються податки (ПДФО, ВЗ)
- Чи допоможе уточнюючий розрахунок
- Як бути з поверненням надміру сплаченого ПДФО або ВЗ
- Висновки
Що каже ДПС
На думку податківців, якщо працівник повертає надміру отримані кошти, які були раніше відображені в додатку 4ДФ, то роботодавець має:
- у графі «3а» (нарахований дохід) – зазначити «0,00»;
- у графі «3» (виплачений дохід) – суму повернення зі знаком «–»;
- у графах «4», «4а» (ПДФО) та «5», «5а» (військовий збір) – нічого не заповнювати.
Тобто, у 4ДФ відображається лише фактичне повернення коштів працівником – «на руки», без коригування нарахованих або вже сплачених податків.
Розглянемо ситуацію на прикладі:
- Нарахована заробітна плата – 20 000 грн.
- ПДФО (18%) – 3 600 грн.
- Військовий збір (5%) – 1 000 грн.
- Виплачено працівнику «на руки» – 15 400 грн.
Якщо згодом працівник повертає цю суму (наприклад, через те, що не мав її отримати або договір був розірваний), то: у 4ДФ за місяць повернення:
- у графі «3а» – «0,00»;
- у графі «3» – «15 400»;
- у графах «4», «4а» (ПДФО) – не заповнюються;
- у графах «5», «5а» (військовий збір) – не заповнюються.
Таким чином, бухгалтер законно і коректно фіксує повернення «чистої» суми, без нарахування нових зобов’язань.
Яка ж позиція бухгалтерів на практиці
На практиці бухгалтери зазвичай дотримуються принципу: «якщо помилка або переплата виникла в попередньому періоді – то й виправляти її слід у тому ж періоді через уточнюючий розрахунок».
Такий підхід вважається логічним і бухгалтерськи обґрунтованим – адже саме тоді виникла помилка у звітності, і саме той період має бути виправлений, щоб не створювати спотворену картину у наступних періодах.
Однак, ДПС у роз’ясненні фактично не підтримує таку практику, а рекомендує відображати повернення доходу в періоді фактичного повернення, незалежно від того, коли була здійснена виплата.
Такий підхід, хоч і зручний технічно, але розходиться з бухобліковою логікою – бо по суті повернення зарплати впливає саме на період її нарахування. Водночас це дозволяє уникнути перехресних уточнень та штрафних санкцій.
Чому не сторнуються податки (ПДФО, ВЗ)
У цьому і полягає ключовий практичний конфлікт. Податкова вважає, що:
- форма 4ДФ не передбачає від’ємних значень у податкових графах («4», «4а», «5», «5а»);
- ПДФО і військовий збір вже були перераховані до бюджету, і їх не можна зменшити або «відмінити» через поточну звітність;
- відповідно, переплата залишається в системі, а сторнування технічно неможливе.
Чи допоможе уточнюючий розрахунок
На жаль, ні.
Уточнюючий розрахунок дозволяє змінити: суму доходу; ІПН працівника; технічні помилки. Але не дає можливості відкоригувати суми ПДФО або військового збору в мінус, оскільки форма 4ДФ взагалі не дозволяє вводити від’ємні значення у податкові графи.
Тобто навіть через уточнюючий розрахунок переплата не зникає – вона залишається на обліку в системі ДПС по ІПН працівника.
Як бути з поверненням надміру сплаченого ПДФО або ВЗ
Виникає логічне питання: чи можна повернути переплату, яка виникла через повернення зарплати? Так. І тут варто звернутися до ст. 43.3 Податкового кодексу України, яка говорить, що:
Обов’язковою умовою для здійснення повернення сум грошового зобов’язання є подання платником податків заяви…(крім випадків, коли повернення ПДФО здійснюється на підставі декларації фізособи).
У нашому випадку:
- повернення здійснив працівник, але платником податку у звітності був роботодавець;
- декларацію працівник не подає, отже, виняток у дужках не застосовується;
- тому роботодавець має право подати заяву на повернення надміру сплаченого ПДФО або ВЗ у межах 1095 днів із дати платежу.
Висновки
- Позиція ДПС у цьому роз’ясненні відповідає поточній логіці заповнення 4ДФ, але створює системну проблему – зависання переплати податку.
- Коригувати помилки попередніх періодів шляхом уточнюючих 4ДФ – можна лише щодо доходу, а не податків (ПДФО і ВЗ – не сторнуються).
- Єдиний шлях повернення податків – подати письмову заяву до ДПС (в електронній або паперовій формі), посилаючись на ст. 43.3 ПКУ.
- Документи, що підтверджують повернення доходу працівником (заява, касовий ордер, наказ) – мають зберігатися разом зі звітністю як підстава для повернення.
- Для запобігання спотворенню даних в ІПН працівника та особовому рахунку підприємства – доцільно оперативно подавати 4ДФ із від’ємним значенням доходу, а не відкладати на кінець року.
Костянтин ЛИТВИНОВ, експерт-аналітик
Матеріали на тему:
Приклади заповнення 4ДФ щомісячного Податкового розрахунку
Помилки у Додатку 4ДФ: за виправлення яких граф не штрафують
Місячний Податковий розрахунок з ПДФО, ЄСВ та військового збору: як заповнити
Прихована пастка при звільненні: чому ПФУ вимагає ЄСВ з лікарняних після звільнення
Самостійне виправлення помилки в 4ДФ: чи правомірно ДПС нарахувала штрафні санкції