Як правильно вести ФОП у 2025 році від А до Я, враховуючи всі актуальні нюанси
Як організувати облік діяльності ФОП та контролювати всі ключові показники без зайвих зусиль? Багато підприємців стикаються з труднощами при веденні документації, поданні звітності та сплаті податків. Проте сучасні електронні сервіси, як-от «Вчасно.Звіт», дозволяють автоматизувати ці процеси, заощаджуючи час та спрощуючи підприємницьку діяльність
- Отримання оплати
- Формування рахунку на оплату у сервісі «Вчасно.звіт»
- Ведення товарного обліку
- Подання звітності
- Сплата податків
- Контроль показників діяльності ФОПа
Ведення обліку діяльності ФОП умовно можна розділити на декілька блоків:
- приймання оплат та їх облік;
- формування первинної документації;
- подання звітності;
- сплата податків;
- контроль ключових показників діяльності ФОПа.
Базовими правилами початку ведення підприємницької діяльності є реєстрація ФОП, відкриття підприємницьких банківських рахунків, отримання електронного підпису. Після проходження всіх цих «процедур» можна починати працювати.
Отримання оплати
ФОП має право отримати оплату в готівці. В такому випадку ФОП повинен реєструвати касовий апарат, він може бути програмний або класичний.
Також ФОП може приймати оплату і у безготівці.Залежно від того як він приймає оплату, можуть бути різні сценарії.
Якщо ФОП приймає оплату за послуги дистанційно – в такому випадку жоден безготівковий тип оплати для ФОП не потребує касового апарату. Так працюють блогери, ІТ-фахівці, онлайн-репетитори та ін.
Якщо ж ФОП продає товари, – касовий апарат не потрібен у випадку, якщо оплати приймаються напряму на IBAN. Якщо ж є посередники у прийнятті оплат у вигляді інтернет-еквайрингу, POS-терміналу, NovaPay, чи будь-яких інших фінансових компаній – фіскалізація для продажів товарів обовязкова.
Формування рахунку на оплату у сервісі «Вчасно.звіт»
ФОП може виставити рахунок на оплату зі своїми реквізитами та передати цей рахунок в електронному чи паперовому форматі своєму клієнту.
Це можна зробити, користуючись сервісом «Вчасно.звіт»:
- перейти на сторінку «Документи», у вкладці «Власні реквізити» додати дані банківського рахунку;
- у відповідному розділі створити товар та послугу, яка буде продаватися;
- додати контрагента на якого буде виставлятися рахунок;
- перейти на головну сторінку розділу «Документи» і натиснути «Створити рахунок»;
- обирати потрібний товар чи послугу, обирати обовязкові дані, після цього натиснути кнопку «Далі»і отримати попередній перегляд документу;
- якщо немає помилок – підтверджується створення і рахунок створюється у списку документів.
Створений рахунок має всі реквізити для проведення комфортної оплати. Можна поділитися лінком на цей рахунок з контрагентом, або ж завантажити файл і переслати. Також рахунок можна оплатити за допомогою мобільного додатка, відсканувавши QR-код.
Аналогічним способом можна створити акт, накладну чи інвойс, щоб зафіксувати оплату у ФОПа первинним документом.
У своєму свіжому листі від 05.03.2025 податкова визнала, що ФОП на 1-2 групі які продають «неризикові» товари, тобто не техніку, не ювелірку, і не ліки – можуть не вести первинні документи та на них не поширюється обов’язок ст. 44.1 ПКУ щодо отримання документів на перепродані ними товари. Але тут є певний нюанс, оскільки банк чи фінансові організації при проведенні фінансового моніторингу однозначно такий документ запитають.
Контроль показників діяльності ФОПа після отримання оплати
Після прийняття оплати від клієнта, потрібно перевірити декілька важливих нюансів:
- оплати мають і у призначенні платежу, і у договорах чи первинних документах повністю відповідати тим КВЕДам, які обрав собі ФОП;
- оплати мають не перевищувати ліміт обороту групи, який собі обрав ФОП;
- оплати мають бути виключно в грошовій формі, тобто готівка чи безготівка. Такі способи взаєморозрахунків як бартер, взаємозалік, подарунок чи інші альтернативні варіанти заборонені на спрощеній системі.
Ведення товарного обліку
У випадку продажу складних технічних пристроїв, які є в Переліку груп технічно складних побутових товарів, які підлягають гарантійному ремонту (обслуговуванню) або гарантійній заміні, в цілях застосування реєстраторів розрахункових операцій, затвердженого постановою КМУ від 16.03.2017 №231, а також у випадку продажу ювелірних виробів чи лікарських засобів, ФОП зобов’язаний вести облік товарних запасів всіх товари, що ним реалізуються. У «Вчасно.Звіт»є можливість вести облік товарних запасів за затвердженою законодавством формою.
У розділі «Документи» біля накладних, які створені в системі чи завантажені, можна поставити галочку, яка позначає перенести цю накладну до обліку. У вкладці «Облік товарів»можна пересвідчитись, що форма обліку створена. В разі потреби можна вилучити якісь накладні з обліку чи завантажити форму у зручному PDF-форматі.
Подання звітності
Як і інші суб’єкти підприємництва, ФОПи зобов’язані подавати звітність. Періодичність звітування залежить від системи оподаткування або групи спрощеної системи:
- ФОП на 1-2 та 4 групі – подають звіт раз у рік;
- ФОП на 3 групі – подають звіт щокварталу;
- ФОП на загальній системі оподаткування – звітує про свої доходи щорічно.
У «Вчасно.Звіт» у розділі «Звітність» доступні всі форми звітності для ФОПа як у повній формі, так і у спрощеному форматі.
Щоб подати звіт, наприклад, ФОПу на 3 групі, необхідно обирати спрощену форму, вказати суму доходу і система самостійно заповнить податкову декларацію та розраховує всі податки.
Сплата податків
Сплата податків – ще одна невід’ємна частина діяльності ФОПа.
У «Вчасно.Звіт» у розділі у розділ «Рахунки та податки» можна побачити всі банківські рахунки, які приєднав ФОП до «Вчасно.Звіт».Якщо перейти в розділ «Сплата податку», то можна бачити всі картки податків, які можна оплатити. На кожен з податків можна перейти та отримати детальнішу інформацію про нарахування. Крім того, можна завантажити реквізити на сплату податків, або просто відправити платіжку з податків до банку, який приєднаний до «Вчасно.Звіт», підтвердивши оплату в банківському додатку.
Контроль показників діяльності ФОПа
При здійсненні підприємницької діяльності важливо тримати всі показники ФОПа під контролем. Ключовими є три показники:
- статус системи оподаткування;
- заборгованість по податках;
- ліміт обороту ФОП.
Всі ці показники компактно зібрані у розділі «Вчасно.Звіт» який називається Дашборд. Можна зайти у розділ «Загальна інформація», перевірити наявні КВЕД та одною кнопкою отримати актуальний витяг платника єдиного податку, щоб не лише переконатися щодо відомостей в реєстрі, а також отримати документальне підтвердження.
Таким чином, у електронному сервісі для ФОП «Вчасно.Звіт» зібраний весь спектр рішень для ведення обліку та контролю діяльності ФОП.
Джерело: 7eminar
Чи потрібно після переходу з ЄП продовжувати подавати декларацію єдинника наростаючим підсумком
Якщо ФОП або юридична особа були на єдиному податку 3 групи 5% в 1 кварталі, а з 2 кварталу перейшли на загальну систему оподаткування, то чи потрібно здавати звіт по єдиному податку за півріччя?

Код виду сплати: важливий реквізит для платників податків
Податківці нагадують про необхідність коректного заповнення платіжних інструкцій при сплаті податків, зборів та єдиного внеску. Особливу увагу слід приділити обов’язковим реквізитам, включаючи зазначення коду виду сплати, визначеного у відповідних додатках

Чому в Додатку Д1 не дає поставити «Ж» у жінок і «Ч» у чоловіків: що робити
Заповнюю новий квартальний Податковий розрахунок в ЕК. В додатку Д1 в графі 06 (жінка-Ж, чоловік-Ч) програма не дає проставити літери, вибиває помилку і перетворює букву на 0. Як вийти з даної ситуації?

У ФОПа не прийняли місячний Податковий розрахунок: як подати квартальну форму
ФОП подав Податковий розрахунок за квітень, червень за місячною формою. За травень прийшла квитанція про відхилення. Як у серпні подати звіт за травень за квартальною формою? Заповнювати лише показники травня і не продублювати дані квітня та червня?

Критично важливий статус: які документи перевіряє Комісія та коли оприлюднює рішення
Комісія з визначення підприємств критично важливих повідомила, що буде з документами, поданими до 10 серпня, але ще не розглянутими. Окремо роз’яснено порядок роботи Комісії, кількість пакетів документів на одному засіданні та строки оприлюднення протоколів

Мінфін готує реформу спрощенки: для окремих ФОП єдиний податок може зрости до 10%
Мінфін готує законопроєкт щодо реформування спрощеної системи оподаткування для ФОП. Серед запропонованих змін – перегляд умов роботи 2-ї та 3-ї груп єдиного податку, запровадження диференційованих ставок, зокрема до 10% для окремих послуг, а також обов’язкова ПДВ-реєстрація для частини спрощенців із 2028 року. Водночас конкретні категорії підприємців та види діяльності, яких стосуватимуться нові правила, поки не визначені

ЄСВ і ліквідація бізнесу: коли можна виправити помилки у звітності
Під час припинення діяльності роботодавців та ФОП особливого значення набуває своєчасне подання податкової звітності та коректне завершення розрахунків із бюджетом. Законодавство встановлює чіткі строки подання Податкового розрахунку та обмежує можливість внесення змін до ЄСВ-звітності після зняття платника з обліку, що пов’язано із завершенням процедури державної реєстрації припинення

ПН зареєстрували за рішенням суду через три роки: коли покупець має право на податковий кредит
Податківці роз’яснили, як визначати строк для формування податкового кредиту за податковою накладною, реєстрацію якої було зупинено, а згодом поновлено на виконання рішення суду. Зокрема, йдеться про ситуацію, коли ПН складена ще у липні 2023 року, але зареєстрована в ЄРПН лише у червні 2026 року. Важливо враховувати строки, передбачені п. 198.6 ПКУ, а також періоди їх зупинення або переривання

Довідник податкових пільг: що це таке і для чого він потрібен
Державна податкова служба України надає спеціальні довідники, які систематизують усі податкові пільги, встановлені законодавством. Ці документи допомагають платникам податків правильно заповнювати звітність, а контролюючим органам – перевіряти коректність застосування пільг

Нові правила медогляду та інші зміни в охороні праці: проєкт постанови КМУ
Уряд пропонує масштабно оновити правила у сфері охорони праці та промислової безпеки. Проєкт постанови передбачає цифровізацію ключових процедур, використання КЕП та скорочення паперового документообігу. Для частини робіт і обладнання підвищеної небезпеки планують перейти від дозвільного до декларативного принципу. Також пропонується спростити проведення медичних оглядів працівників та окремі процедури технічного контролю. Розповідаємо, які зміни може запровадити уряд для роботодавців і працівників

Отримання послуг від нерезидентів: ПДВ та податкова накладна
Операції з отримання українським платником ПДВ послуг від нерезидента (зокрема комісій онлайн-платформ, складських і логістичних послуг) підлягають оподаткуванню ПДВ за ставкою 20%, якщо місце їх постачання визначається як митна територія України. У такому випадку резидент виступає податковим агентом нерезидента, самостійно нараховує податкові зобов’язання, складає податкову накладну з умовним ІПН та відображає операції одночасно у податкових зобов’язаннях і податковому кредиті в декларації з ПДВ

З 1 вересня запрацюють нові правила грантової програми «Власна справа»
Міністерство економіки повідомило про оновлення грантової програми «Власна справа», яке набуде чинності з 1 вересня 2026 року. Програма передбачає нові підходи до підтримки запуску та масштабування бізнесу

Мобілізація жінок без дітей та обов’язковий військовий облік: які зміни пропонують
В Україні зареєстрували одразу кілька електронних петицій із пропозиціями змінити правила військового обов’язку для жінок. Ініціативи передбачають різні моделі – від поширення військового обов’язку на працездатних жінок без дітей до запровадження обов’язкового військового обліку, підготовки та призову жінок на рівних із чоловіками засадах. Водночас реєстрація петицій не змінює чинних правил мобілізації – для цього потрібні відповідні законодавчі зміни

Чиї документи ПФУ опрацьовує першочергово при оцифруванні трудової книжки
ПФУ продовжує переводити дані з паперових трудових книжок до електронного формату. Подати документи для оцифрування можна самостійно через вебпортал електронних послуг ПФУ, після чого статус звернення відображається в розділі «Мої звернення». Один із найпоширеніших статусів – «В роботі», і його тривале відображення не означає, що з документами виникла проблема. Опрацювання може тривати певний час через черговість звернень та необхідність перевірки поданих матеріалів

Нові правила підтвердження страхового стажу: ПФУ готує зміни до пенсійного порядку
Пенсійний фонд України планує оновити порядок подання та оформлення документів для призначення і перерахунку пенсій. Відповідний проєкт постанови оприлюднено для громадського обговорення на сайті СПО профспілок. Зміни мають врегулювати, зокрема, документи для дострокових пенсій за віком та пенсій по інвалідності, а також порядок поновлення пенсій через відеоконференцзв’язок. Окремо пропонується визначити механізм підтвердження страхового стажу, якщо необхідні відомості відсутні в державних інформаційних системах. Також проєкт уточнює правила перерахунку пенсій та підтвердження окремих періодів роботи за кордоном і в колишніх республіках СРСР

Житло понад 300 або 500 м²: чи діє пільга на додаткові 25 000 грн
Пільги з податку на нерухоме майно можуть встановлюватися органами місцевого самоврядування для окремих категорій платників. Водночас Податковий кодекс передбачає окрему фіксовану надбавку у розмірі 25 000 грн на рік за об’єкти житлової нерухомості, площа яких перевищує встановлені межі. Така надбавка має окремий порядок застосування і не є частиною бази оподаткування, яку можна зменшити місцевою пільгою. Тому навіть за наявності права на пільгу платнику доведеться сплатити додаткові 25 000 грн за кожен відповідний об’єкт

До 15 серпня – розгляд заяв, до 1 вересня – оновлений статус: нові деталі щодо критичності підприємств
До 10 серпня 2026 року підприємства, у яких не змінилися критерії визнання критично важливими, можуть скористатися спрощеною процедурою для підтвердження свого статусу. За інформацією, озвученою під час зустрічі Європейської Бізнес Асоціації з представниками профільних державних органів 16 липня, подані заявки планують опрацювати до 15 серпня, а в період з 15 серпня до 1 вересня підприємства, які відповідатимуть встановленим вимогам, отримають оновлений статус критично важливих. Також було анонсовано розширення функціоналу кабінету в «Дії» для контролю квоти на бронювання та наголошено, що реорганізація Мінекономіки, яка триватиме орієнтовно до вересня, не вплине на розгляд документів і процедури визначення критично важливих підприємств

Нерухомість передали в управління: хто сплачує податок на майно
Передача нерухомості в управління не означає автоматичної зміни її власника. Навіть якщо управитель отримує право володіти, користуватися та розпоряджатися майном у межах договору, власником залишається установник управління. Відповідно, саме він залишається платником податку на нерухоме майно. Той факт, що передане майно обліковується управителем на окремому балансі, цього правила не змінює. Тож перед укладенням договору управління варто врахувати, на кого покладатиметься податковий обов’язок





