ТОП-5 запитів до ФОП від ДПС і банку: коли виникають запитання та як уникнути зайвого контролю

1. Кейс №1. Запит від ДПС про заниження доходів
2. Кейс №2. ФОП отримав запит від ДПС про співпрацю з іншим ФОП
3. Кейс №3. ДПС цікавиться: де ФОП взяв гроші
4. Кейс №4 стосується ФОП-платників ПДВ. ДПС запитує про розбіжність між деклараціями з єдиного податку та ПДВ
5. Кейс №5. ФОП знімає готівку з підприємницького рахунку – банк попросив пояснення
6. Як правильно діяти у разі отримання Запиту
7. Висновки

Запит – це ще не встановлення порушення, це привід для з'ясування обставин. Більшість запитів можна уникнути і не попадати в зону контролю, якщо знати що саме контролюють банки та ДПС. Розглянемо 5 практичних кейсів, і по кожному з них дамо відповіді на ключові питання: чому ФОП отримав такий запит, що робити далі, як відповісти та як взагалі можна уникнути ризику отримання таких запитів.

Кейс №1. Запит від ДПС про заниження доходів

Причина №1. ДПС зіставляє дані декларації ФОП з інформацією, яку подають його контрагенти у своїх 4ДФ. Ця ситуація завжди на контролі у ДПС.

Сам факт розбіжності ще не означає, що ФОП занизив дохід.

Причиною розбіжності може бути помилка контрагента у своїй звітності. На практиці доволі часто контрагенти припускаються помилки під час заповнення 4ДФ: навіть якщо у звітному періоді фактичної виплати ФОП не було, вони зазначають однакову суму нарахованого та виплаченого доходу у графах 3а та 3 відповідно. У результаті ДПС бачить розбіжність: контрагент показав дохід ФОП у 4ДФ, а у своїй декларації ФОП цю суму не відображає, оскільки фактично кошти в цьому періоді не отримував.

Причина №2. У випадку посередницьких чи агентських договорів не вся сума, що проходить через рахунок, є доходом ФОП.

Що робити ФОП?

Насамперед, потрібно провести власну звірку:

1. Сформувати в ЕК Запит про суми отриманих доходів.

Запит можна зробити в Електронному кабінеті платника податків, розділ – ЕК для громадян. У відповідь на відправлений Запит приходять Відомості з Державного реєстру фізичних осіб-платників податків про суми виплачених доходів та утриманих податків, в яких містяться всі нараховані та виплачені вам доходи – як підприємцю та як звичайній фізичній особі, – а також суми утриманих і перерахованих податків. Головна увага – на доходи з ознакою доходу 157.

Саме за цією ознакою ваші контрагенти відображають у своїх Додатках 4ДФ суми, виплачені вам як підприємцю.

2. Зіставити дані з контрагентами.

Визначити, хто саме показав у 4ДФ більшу суму та за який період.

3. Перевірити документи.

Договори, акти, рахунки, платіжні документи та інші первинні документи допоможуть встановити, за що саме були отримані кошти.

4. Встановити причину розбіжності.

Якщо помилився контрагент, то доцільно звернутися до нього для перевірки та, за необхідності, виправлення звітності.

Якщо ж після звірки ФОП бачить, що частину доходу дійсно не було задекларовано, то подавайте Уточнюючу декларацію перед тим, як відповідати на запит ДПС.

5. Також слід перевіряти, чи немає помилкових виплат, оскільки вони часто стають підставою для запиту від податкової.

Як відповісти на запит ДПС?

Якщо розбіжність виникла через помилку контрагента, то потрібно описати ситуацію та додати документи, які підтверджують правильну суму доходу ФОП.

Якщо різниця виникла через особливості конкретних операцій, потрібно описати їх суть і показати, чому відповідна сума не повинна була включатися до доходу саме цього ФОП.

А от якщо перевірка показала, що ФОП справді не включив до декларації оподатковуваний дохід, то у відповіді слід зазначити, що помилку вже було виправлено шляхом подання Уточнюючої декларації, та вказати її реєстраційний номер та дату подання.

Варто відзначити, що за заниження доходів відповідальності не передбачено. Про це зазначає ДПС в ЗІР, категорія 107.04:

Тому не варто розслаблятись! Якщо таку помилку виявить податкова, то може анулювати реєстрацію платником єдиного податку «заднім числом».

Як знизити ризик отримання подібних запитів?

Перед складанням декларації завжди формуйте Запит про суми отриманих доходів. Це допоможе уникнути розбіжностей у звітності та забезпечити коректне формування показників у декларації. Якщо у декларації ФОП зазначено більший дохід, ніж у Відомостях – це допустимо. Таке трапляється, коли контрагенти не показали виплату на користь ФОП у своїх 4ДФ або коли вашими клієнтами були фізичні особи, які не подають об’єднану звітність.

Якщо ж ФОП задекларує менший дохід, ніж у Відомостях – то очікуйте запит від податкової з вимогою пояснити причини розбіжностей.

Кейс №2. ФОП отримав запит від ДПС про співпрацю з іншим ФОП

ФОП може неправильно показати у 4ДФ нарахування та виплату доходу на користь іншого ФОП. Тому виникли розбіжності з даними, які зазначені у звітності.

Що робити ФОП?

Насамперед потрібно перевірити правильність заповнення Додатку 4ДФ. У Додатку 4ДФ нарахування та виплата доходів на користь ФОП відображаються по факту подій.

Згідно з п. 4 розділу IV Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкових розрахунків сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4, у графі 3а зазначається сума доходу, нарахованого ФОП за звітний місяць. Це сума видаткових накладних або актів виконаних робіт (наданих послуг), складених у звітному місяці. У графі 3 відображається сума фактично виплаченого доходу на користь ФОП у звітному місяці.

Графи 4а, 4, 5а, 5 не заповнюються, а у графі 6 зазначається ознака доходу «157».

Роз’яснення ДПС підтверджують цей порядок заповнення. Вони наголошують, що дані в графах 3а і 3 мають відображати реальні події: нарахування доходу – у місяці складання акту виконаних робіт, а виплату – у місяці фактичного перерахунку коштів.

Тому якщо Ви показували по-іншому, то потрібно виправляти, бо може виникнути розбіжність між сумою доходів, яку Ви покажете у своєму 4ДФ і сумою доходів, яку покаже ФОП у своїй декларації по єдиному податку. А це завжди на контролі у ДПС, і розбіжність є підставою для надання запиту про пояснення розбіжності.

Як відповісти на запит ДПС?

Якщо ФОП виявив, що розбіжність виникла через помилку у поданому Додатку 4ДФ, то спочатку потрібно виправити помилку шляхом подання Уточнюючого Розрахунку, а вже після цього надати відповідь на запит ДПС.

У відповіді варто зазначити, що розбіжність виникла через помилку у 4ДФ, яку ФОП уже виправив, та вказати реквізити поданого Уточнюючого розрахунку.

Оптимальна послідовність така: виявили помилку → подали Уточнюючий розрахунок → отримали підтвердження його прийняття → надали відповідь на запит із зазначенням, що помилку виправлено.

Якщо помилки у 4ДФ немає, то просто описуєте співпрацю із зазначеним ФОП та надаєте підтверджуючі документи.

Як знизити ризик отримання подібних запитів?

Повністю виключити ризик отримання запиту неможливо. Але його можна зменшити, якщо:

1. правильно відображати виплати іншим ФОП у 4ДФ;
2. перевіряти відповідність даних звітності фактичним платежам;
3. зберігати платіжні документи та первинні документи за операціями з контрагентами;
4. не допускати розбіжностей між банківськими платежами, договорами, актами та поданою звітністю;
5. перед поданням 4ДФ проводити звірку виплат ФОП із даними банківської виписки.

Кейс №3. ДПС цікавиться: де ФОП взяв гроші

Логіка податківців зрозуміла: якщо ФОП у 2026 році не отримував доходу, але при цьому здійснював платежі за оренду, виникає питання щодо джерела походження коштів.

Але сама наявність таких витрат не означає, що ФОП обов'язково мав отримати незадекларований дохід у 2026 році.

Підприємець міг використовувати кошти, які:

1. були отримані від підприємницької діяльності у попередніх роках;
2. залишилися після сплати податків;
3. були накопичені на рахунку або зберігалися у готівковій формі;
4. мали інше законне джерело походження.

Тобто ключове питання у цьому випадку – не сам факт виплати, а джерело коштів, за рахунок яких вона була здійснена.

Що робити ФОП?

Потрібно пояснити джерело коштів, за рахунок яких здійснювалися платежі.

Як відповісти на запит ДПС?

У відповіді на запит ДПС доцільно зазначити, що протягом 2026 року підприємницький дохід не отримувався, а орендна плата та інші платежі здійснювалися за рахунок коштів, накопичених у попередніх періодах. Варто послатися на подані декларації попередніх років, які підтверджують джерело цих коштів. Тому у ваших діях немає порушень норм ПКУ, немає «незадекларованих» доходів за 2026 рік.

Також важливо окремо пояснити ситуацію з ЄСВ. Сам факт сплати ЄСВ не свідчить про отримання ФОП доходу. Якщо підприємець не має відповідної пільги, обов'язок зі сплати ЄСВ може виникати незалежно від того, чи отримував він дохід від підприємницької діяльності. Це пряма норма п. 3 ч. 1 ст. 7 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування».

Як знизити ризик отримання подібних запитів?

Якщо ФОП протягом тривалого часу не має підприємницького доходу, але продовжує здійснювати платежі, варто бути готовим підтвердити джерело коштів для таких операцій.

Тому бажано:

1. зберігати документи, які підтверджують походження коштів;
2. мати можливість пояснити великі або регулярні платежі за період відсутності доходу.

Кейс №4 стосується ФОП-платників ПДВ. ДПС запитує про розбіжність між деклараціями з єдиного податку та ПДВ

Тому один із контролів ДПС – це співставлення доходу у декларації з єдиного податку та обсягу постачання, зазначеному в декларації з ПДВ, хоча ці показники і не повинні співпадати.

Що робити ФОП?

Дати відповідь на запит ДПС та описати причину розбіжностей. Не варто просто писати, що «розбіжність є нормальною». Потрібно показати податківцям, за рахунок яких саме операцій вона виникла.

Для цього варто провести звірку:

1. декларації з єдиного податку;
2. декларації з ПДВ;
3. банківських виписок;
4. видаткових накладних;
5. актів виконаних робіт або наданих послуг;
6. інших первинних документів.

Зручно сформувати окремий реєстр операцій, у якому зазначити дату відвантаження або надання послуг, дату оплати, суму операції та період, у якому вона була відображена для цілей ПДВ і єдиного податку.

Як відповісти на запит ДПС?

Не варто просто писати, що «розбіжність є нормальною». Потрібно показати податківцям, за рахунок яких саме операцій вона виникла.

Для цього варто провести звірку:

1. декларації з єдиного податку;
2. декларації з ПДВ;
3. банківських виписок;
4. видаткових накладних;
5. актів виконаних робіт або наданих послуг;
6. інших первинних документів.

Зручно сформувати окремий реєстр операцій, у якому зазначити дату відвантаження або надання послуг, дату оплати, суму операції та період, у якому вона була відображена для цілей ПДВ і єдиного податку.

Як відповісти ДПС?

У відповіді варто пояснити, що розбіжність виникла через різні правила визначення показників з єдиного податку та ПДВ, а не через заниження доходу чи податкових зобов’язань.

Для ФОП – платника єдиного податку третьої групи доходом вважається дохід, фактично отриманий протягом звітного періоду у грошовій формі, а датою отримання доходу є дата надходження коштів на рахунок або до каси (пп. 2 п. 292.1 та п. 292.6 ПКУ). При цьому суми ПДВ, отримані у складі вартості товарів (робіт, послуг), не включаються до доходу платника єдиного податку відповідно до пп. 1 п. 292.11 ПКУ.

Водночас податкові зобов’язання з ПДВ визначаються за правилом першої події. Відповідно до п. 187.1 ПКУ датою виникнення податкових зобов’язань є дата події, що відбулася раніше: або дата отримання коштів від покупця, або дата відвантаження товарів чи оформлення документа, що підтверджує постачання послуг.

Саме тому показники доходу платника єдиного податку та обсягу постачання для цілей ПДВ можуть не збігатися.

Далі варто показати конкретні операції та додати документи, які підтверджують зазначені дати.

Як знизити ризик отримання таких запитів?

Повністю виключити такі запити неможливо, адже ДПС автоматично зіставляє показники різних форм звітності.

Але перед поданням звітності підприємству варто самостійно проводити звірку декларацій з єдиного податку та ПДВ і заздалегідь розуміти, через які операції показники можуть відрізнятися.

Особливу увагу варто приділяти операціям, за якими відвантаження та оплата припадають на різні звітні періоди.

Кейс №5. ФОП знімає готівку з підприємницького рахунку – банк попросив пояснення

Сам факт зняття ФОП готівки з підприємницького рахунку не є порушенням. Після виконання своїх податкових зобов’язань підприємець може розпоряджатися коштами, які залишилися. Це підтверджують і податківці у своїх роз'ясненнях.

Але банк є суб’єктом фінансового моніторингу та має аналізувати операції клієнта і, за необхідності, з’ясовувати їх економічний зміст.

У цьому випадку увагу могли привернути:

1. значна сума знятих коштів – близько 900 тис. грн;
2. регулярне зняття готівки;
3. відсутність найманих працівників;
4. необхідність зрозуміти, як операції з готівкою пов’язані із заявленою діяльністю ФОП;
5. співвідношення надходжень на рахунок та подальшого зняття коштів.

Тому право ФОП користуватися власними коштами не позбавляє банк права поставити запитання щодо характеру операцій.

Що робити ФОП?

Ігнорувати запит банку не варто. Насамперед потрібно підготувати пояснення та показати реальну картину діяльності.

Що відповісти банку?

Не варто відповідати банку лише фразою: «Це мої кошти, податки сплачені, тому я можу робити з ними все, що хочу».

У відповіді доцільно пояснити:

1. чим фактично займається ФОП;
2. звідки надійшли кошти на рахунок;
3. чому кошти знімалися готівкою;
4. для яких цілей вони використовувалися;
5. чи використовувалася готівка для господарської діяльності або для особистих потреб.

За потреби варто додати документи, які підтверджують реальність господарської діяльності та походження коштів: договори, накладні, документи щодо придбання та продажу товарів тощо.

Якщо ФОП використовував кошти для власних потреб, про це потрібно прямо зазначити у поясненні. Якщо частина готівки використовується для підприємницьких витрат – це також потрібно описати саме так, як відбувається на практиці.

Як знизити ризик отримання такого запиту?

Якщо ФОП хоче використати підприємницький дохід для особистих потреб, то одним із варіантів є переказ коштів із підприємницького рахунку на власний непідприємницький рахунок, а вже потім їх використання як особистих коштів.

Це допомагає чіткіше розмежувати підприємницькі та особисті фінанси. Але це не означає, що пряме зняття готівки з рахунку ФОП заборонене.

Зняття готівки з підприємницького рахунку дає право банку вимагати подання підтверджуючих документів про використання таких коштів. Непідприємницький дохід, тобто той, який переведено на власний рахунок фізичної особи, не лімітується готівковою сумою, не моніториться банком, і не дає їм право вимагати підтверджуючі документи щодо зняття готівки з таких власних рахунків.

Отже, щоб ФОП мав можливість знімати готівку для власних потреб і при цьому у нього були відсутні ризики щодо можливого блокування банком рахунку, необхідності надання пояснень та документальних підтверджень на запит банківської установи про використання знятої готівки, йому достатньо перерахувати кошти з підприємницького рахунку на власний, непідприємницький рахунок, відкритий у цьому ж банку або у будь-якому іншому банку.

Про це зазначає ДПС у своєму Листі.

Водночас не варто сприймати такий переказ як спосіб автоматично уникнути фінансового моніторингу. Банк може аналізувати операції клієнта в межах своїх повноважень, а тому важливо, щоб походження коштів та модель діяльності були зрозумілими і підтверджувались документами.

Як правильно діяти у разі отримання Запиту

Тепер давайте розглянемо загальні правила надання відповіді на Запит.

Насамперед не варто ігнорувати запит і не потрібно одразу сприймати його як звинувачення у порушенні.

ФОП варто:

1. Уважно прочитати запит та перевірити, чи відповідає оформлення вимогам ст. 73.3 ПКУ.
2. Зрозуміти, що саме хочуть перевірити.
3. Пояснити ситуацію та надати підтверджуючі документи.
4. Відповідь і документи на запит податкової необхідно подати протягом 15 робочих днів з дня, наступного за днем отримання запиту. Якщо не відповісти на запит ДПС, то це буде підставою для позапланової перевірки ФОП (пп. 78.1.4 ПКУ).

Висновки

1. Запит ДПС через розбіжність між декларацією ФОП та даними 4ДФ – це ще не доказ заниження доходу. Але це сигнал, що ФОП має швидко провести звірку та бути готовим документально пояснити кожну суттєву розбіжність.
2. Якщо ФОП виплачує дохід іншому ФОП, то правильне заповнення Додатку 4ДФ є запорукою того, що не виникатимуть розбіжності, які можуть стати приводом для запиту ДПС.
3. Різні показники у декларації з єдиного податку та декларації з ПДВ – це не завжди помилка. Розбіжність зумовлена різними правилами визначення доходу для цілей єдиного податку та податкових зобов’язань з ПДВ і не свідчить про помилку.
4. Перерахування коштів із підприємницького рахунку на власний непідприємницький рахунок допомагає відокремити бізнесові та особисті кошти.
5. Працюйте на упередження: не допускайте у своїй роботі тригерних ситуацій, після яких потім прийдеться відповідати на запити ДПС чи банку.

Читайте більше:

Перевірки ДПС під час мораторію для ФОП: до кого і коли прийдуть у 2026 році

Документальні перевірки у ФОПів

Штраф 80 000 грн через один звіт: що ФОП зробив не так під час перевірки

Чек-лист для ФОП: 7 обов'язкових порад від адвокатів

Запит ДПС через низьке податкове навантаження: що має знати платник

Податкові запити: чи можна оскаржити та як правильно реагувати

В який термін потрібно надати відповідь на запит податкової та подати документи

Запит ДПС щодо вже перевіреного періоду: як захиститися