Чек-лист для ФОП: 7 обов'язкових порад від адвокатів

Попри воєнний стан та заявлену заборону перевірок, податкова активно моніторить діяльність ФОПів: аналізує виписки, перевіряє перевищення лімітів, призначення платежів, відповідність КВЕДам та наявність касових апаратів. Аби уникнути штрафів та анулювання спрощеної системи, важливо вже зараз провести самоперевірку та впорядкувати всі бізнес-процеси


Перевірка лімітів


Першочерговим завданням є перевірка лімітів вашого ФОП. Існують базові річні ліміти оборотів, які необхідно ретельно звірити. Якщо ви вже перелімітили, вийти з цієї ситуації буде набагато складніше.


Важливо розуміти, що потрібно не лише формально дотримуватися ліміту обороту. Пам’ятайте про меморандум банків та ознаки дроблення бізнесу від Нацбанку. Згідно з цими документами, швидке використання ліміту обороту є ознакою ризиковості.


Рекомендації:


  1. поділіть річний ліміт обороту пропорційно на 12 місяців;
  2. перевірте, чи не перелімічуєте ви умовно кожен місяць;
  3. при перевищенні місячної норми в окремих банках, скористайтеся послугами декількох банків на одному ФОП;
  4. розподіліть ліміт між різними організаціями.


Аудит призначень платежу


Поки це ще тільки середина року, необхідно провести аудит призначень платежу у своїх банківських виписках. У вас зареєстровані певні КВЕДи, і ви можете отримувати тільки ті платежі, які повною мірою відповідають цим кодам.


Алгоритм дій:


  1. Пройдіться по банківській виписці.
  2. Прочитайте призначення платежу.
  3. Перевірте, чи дійсно призначення платежу відповідають зареєстрованим КВЕДам.


Якщо призначення платежу не відповідають кодам, не панікуйте. У вас є два шляхи вирішення:


  1. Поверніть платежі, які помилково отримані
  2. Оперативно додайте собі КВЕД на ті платежі, на які не вистачає певних зареєстрованих видів діяльності
Регулярна перевірка відповідності призначень платежів зареєстрованим КВЕДам допомагає уникнути проблем з податковою. Якщо виявили невідповідність — або поверніть кошти, або додайте потрібний КВЕД. Цей аудит краще проводити в середині року, щоб мати час на виправлення помилок

Перевірка зарахування податків


Більшість ФОПів механічно сплачують податки на однакові рахунки й не перевіряють їх зарахування. На жаль, це об’єктивна проблема, оскільки платежі можуть не зараховуватися.


Типові помилки:


  1. сплата податків по некоректних рахунках;
  2. сплата невірної суми податку з подальшим нарахуванням боргу;
  3. пропуск сплати земельного податку чи податку на нерухоме майно;
  4. сплата податку іншою особою з іншого рахунку, через що гроші не зараховуються.
Пам’ятайте: якщо буде борг, це підстава для анулювання спрощеної системи оподаткування

Перевірка відсутності штрафів РРО


З 1 серпня 2025 року штрафи за помилки з фіскалізацією значно збільшуються для ФОПів. Тепер не буде пільгового штрафу 25% за першу помилку та 50% за другу. Санкції сягатимуть:


  1. 100% за першу помилку
  2. 150% за другу та кожну наступну
Важливо: штраф застосовується не той, який діяв на дату вчинення помилки, а той, який діє на дату виявлення помилки

Хто може працювати без каси:


  1. ті, хто надають послуги дистанційно та приймають дистанційно оплати (незалежно від способу оплати);
  2. ті, хто приймають оплату по IBAN без жодних посередників;
  3. продаж через Укрпошту.


Хто зобов’язаний фіскалізувати:


  1. продаж товарів через NovaPay;
  2. робота через платіжні компанії (LiqPay, Portmone, Промоплат, Rozetka Pay тощо);
  3. отримання оплат на картку.


Критично важливо зараз перевірити, чи потрібна вам каса, та правильність формування чеків.

Пам’ятайте: штраф застосовується на дату виявлення, а не вчинення порушення

Перевірка обліку товарів


ФОП, що продають ризикову групу товарів, мають вести облік товарних запасів. До ризикової групи належать:


  1. техніка;
  2. ювелірні вироби;
  3. ліки.


Ризики за порушення:


  1. штраф до 100% від суми реалізованих товарів без обліку;
  2. штраф 100% на залишковий асортимент без первинних документів.
Важливо: Обов’язково убезпечте себе та перевіряйте перелік товарів!

Перевірка плану дій щодо звіту 4ДФ


Досить часто ФОПи чи бухгалтери подають звітність 4ДФ за ознакою доходу «157» при виплаті іншим ФОПам. Це позиція ДПС.


Важлива інформація:


  1. Існує рішення Верховного суду, де чітко зафіксовано, що за неподачу звітності 4ДФ по виплатах ФОПам штрафу не буде.
  2. У Верховній Раді прийнято Законопроєкт №13157, згідно з яким для ФОП повертають квартальну звітність за найманих працівників (зараз подається щомісячно).


Стратегія ведення ФОП


Ведення ФОП та загалом бізнесу має чітку структуру. Суть бізнесу це повторювані процеси, завдяки яким ви заробляєте кошти. Те ж саме має бути з бухгалтерською, юридичною та податковою складовою вашого бізнесу.


Простий приклад: магазин одягу в офлайн-форматі, де ви просто продаєте товари і приймаєте оплату картою чи готівкою, видаючи чеки здається нічого складного.


Складніший варіант: оплати на інтернет-сайті, через нову пошту, декілька офлайн-точок без чіткого впорядкування не обійтися.


Рекомендації:


  1. подумайте над структурою свого бізнесу;
  2. систематизуйте всі процеси;
  3. при необхідності зверніться до професіоналів за допомогою.


Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа


Статті на тему:


Документальні перевірки у ФОПів

Меморандум банків: як перевірятимуть фізосіб та ФОПів

Штрафи за РРО з 1 серпня для ФОП повертаються – 100 % і 150%

Планова податкова перевірка: як діяти, якщо побачили себе у плані-графіку

Як пройти без паніки податкову планову перевірку: практикум для бухгалтера

Лише раз на рік, до Дня бухгалтера й аудитора: спеціальні ціни та грандіозні розіграші! Дізнатись більше

Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇