Як пройти без паніки податкову планову перевірку: практикум для бухгалтера

1. Початок перевірки: дати, наказ та підготовка
2. Процедурні питання та можливості оскарження
3. Строки перевірок та контроль процесу
4. «Улюблені» напрями аналізу під час перевірки
5. Документообіг, ділова мета та інвентаризація
6. Міжнародне оподаткування та відшкодування ПДВ
7. Завершення перевірки: акт, заперечення та оскарження
8. Висновки

Початок перевірки: дати, наказ та підготовка

З якої дати вести відлік початку перевірки

Це одне з ключових питань, яке потрібно одразу з’ясувати. Формально дата початку перевірки визначається з дати, зазначеної в наказі на перевірку, але тільки за умови, що платник податків отримав цей наказ. Якщо повідомлення отримано поштою – дата вручення фіксується за поштовим повідомленням, якщо в електронному кабінеті – то з моменту, коли воно відображено як «вручено».

Зверніть увагу: навіть якщо ви не відкрили повідомлення в кабінеті, але система його зафіксувала як надане – цей факт уже запускає часові рамки перевірки. Тому дуже важливо щодня перевіряти електронний кабінет платника та фіксувати всі вхідні повідомлення, щоб не проґавити початок процедури

Перевірка вважається розпочатою з дня, вказаного у самому наказі про проведення перевірки, але не раніше ніж через 10 календарних днів після вручення або направлення відповідного повідомлення платнику податків. Цей термін надається платнику саме для підготовки – збору документів, організації місця для перевіряючих, за потреби – залучення консультантів.

Що має містити наказ на перевірку

У наказі мають бути чітко зазначені:

1. підстава для проведення перевірки (планова, позапланова, документальна, фактична тощо);
2. період, який буде перевірятись;
3. ПІБ та посади інспекторів, які братимуть участь;
4. дата початку та тривалість перевірки (згідно із законодавством);
5. посилання на відповідний пункт плану-графіку (для планових перевірок);
6. додатки, якщо передбачено додаткове підтвердження.

Якщо хоча б одного з цих елементів немає – перевірку можна вважати такою, що проводиться з порушенням процедури, і ви маєте право подати письмове заперечення

Дії платника податків після отримання наказу

Після отримання наказу і повідомлення про перевірку:

1. Перш за все, зберіть робочу групу – бухгалтера, юриста, відповідальних за документообіг. Якщо це передбачено вашою політикою – залучіть зовнішнього консультанта.
2. Проведіть експрес-оцінку ризиків:
3. чи встигли внести зміни у ПДВ-деклараціях;
4. чи є суперечливі операції за минулі роки;
5. чи є ознаки схемності у контрагентах.
6. Підготуйте наказ про створення внутрішньої групи для супроводження перевірки – це дисциплінує команду і дозволяє швидко реагувати на запити.
7. Проаналізуйте свій кабінет платника податків:
8. чи є розбіжності з даними ДПС;
9. чи всі податкові накладні зареєстровані;
10. чи немає «відкритих питань» або блокувань.

Процедурні питання та можливості оскарження

Зустріч з податковими інспекторами: що варто знати

У день початку перевірки (вказаний у наказі) до підприємства з’являються податкові інспектори. Їм потрібно надати:

1. місце для роботи (бажано ізоляційно – окремий кабінет, щоб мінімізувати контакти з персоналом),
2. доступ до запитуваних документів, але тільки тих, що стосуються перевірюваного періоду,
3. акти про передачу документів – все має бути зафіксовано письмово!

Не дозволяйте перевіряльникам фотографувати екрани, робити копії без акту або носити документи за межі приміщення.

Чи варто оскаржувати сам наказ

Якщо в наказі виявлені процедурні порушення (немає підстав, неправильна дата, немає підписів тощо) – ви маєте право оскаржувати наказ, а саме:

1. подати заперечення до ДПС;
2. звернутись до суду з позовом про визнання дій податкової протиправними.

Проте оскарження не зупиняє перевірку автоматично, тому доцільно паралельно підготуватись до перевірки, навіть якщо наказ оскаржується.

Особливості е-кабінету платника податків

Податкова перевірка супроводжується не лише фізичною присутністю перевіряючих. Велика частина аналітики вже проведена заздалегідь – через електронні аналітичні інструменти ДПС. Тому, якщо ви користуєтеся електронним кабінетом платника, важливо:

1. регулярно перевіряти повідомлення;
2. оновити контактну інформацію;
3. вчасно надавати відповіді на запити.

Чи можна перенести перевірку

Так, в окремих випадках – за обґрунтованою заявою платника податків. Наприклад, у разі хвороби ключових осіб, відсутності документації через форс-мажор, або перебування на воєнному / окупованому регіоні (станом на 2025 рік ці фактори залишаються чинними). Проте це має бути юридично вивірене обґрунтування.

Строки перевірок та контроль процесу

Строки планових перевірок залежать від розміру платника:

1. великі платники – до 30 робочих днів,
2. середні / звичайні – до 20 робочих днів,
3. малі підприємства – до 10 робочих днів.

Однак ці строки часто продовжуються – як правило, податкова одразу ж вручає наказ на подовження перевірки:

1. на 15 днів для великих платників;
2. 10 днів – для середніх;
3. 5 днів – для малих.

Причини продовження: необхідність інвентаризації, аналіз великого обсягу первинних документів, навантаження на перевіряючих. Це формально оформлюється й фактично стало «нормою».

Окрім цього, перевірку можуть ще й зупинити – наприклад, для проведення експертизи, надсилання міжнародних запитів чи отримання документів у разі втрати. Такі зупинки, згідно із п. 4 ст. 82 Податкового кодексу України (далі – ПКУ), дозволені на строк до 30 робочих днів, або до настання конкретної події (наприклад, отримання відповіді на запит від іншого контролюючого органу).

Що важливо в перші дні перевірки

1. Контролювати часові рамки перевірки. Часто строк перевірки вказано в наказі, але платник повинен самостійно тримати під контролем дати початку та закінчення, особливо якщо є ризик її продовження.
2. Домовлятись про канал комунікації. Уточніть, хто зі сторони податкової основний контакт, і з ким ви можете вести зворотний зв’язок – це зменшить ризик дублювання або втрати інформації.
3. Не передавати оригінали документів. Тільки копії, завірені відповідальною особою підприємства, із зазначенням дати та кількості сторінок.
4. Фіксувати кожну дію перевіряючих. Вести журнал перевірки (може бути паперовий або електронний), де реєструються запити, дії перевіряючих, дати, підписи.

«Улюблені» напрями аналізу під час перевірки

Податок на прибуток:

1. перевіряється реальність витрат, особливо – пов’язаних із ФОПами;
2. активно аналізується ознака «157» у формі 4ДФ, штатний розпис і ризики трудових відносин, замаскованих під цивільно-правові;
3. звертають увагу на витрати на ФОПів, які можуть бути «прихованими працівниками» – ризик перекваліфікації таких витрат у зарплату;
4. аналіз собівартості продукції: податківці порівнюють ціни реалізації з витратами. Якщо ціна нижча – це привід для донарахувань як із прибутку, так і з ПДВ.

ПДВ:

1. аналізується відповідність витрат даним з ЄРПН, контрагенти звіряються через ризик-орієнтовану систему (Постанова КМУ від 11.12.2019 №1165 «Про затвердження порядків з питань зупинення реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних»);
2. якщо контрагент – «фігурант ризиків», одразу ж надсилається запит на первинні документи;
3. прикметно: податківці іноді піднімають операції навіть 2019 року, якщо бачать контрагента у ризиковій групі;
4. наявність повного пакету документів (договір, ТТН, видаткові, сертифікати, ЗД-накладні) – вже не гарантія спокою.

ЄРПН та ф. №20-ОПП:

1. «фішка 2025» – об’єкти оподаткування за формою №20-ОПП. Якщо не вказані об'єкти або неправильно їх групували – можуть бути донарахування у мільйони;
2. особливо це стосується нерухомості, складів, майнових прав;
3. незрозуміло, чи можна об’єкти групувати – податкова часто трактує це проти платника.

Документообіг, ділова мета та інвентаризація

Первинні документи

Податківці активно перевіряють ділову мету операцій, навіть якщо формальні документи є. Наявність:

1. договору;
2. акту / видаткової;
3. сертифікату якості;
4. платіжки.

Це все вже не є достатнім доказом, якщо операція викликає сумніви.

Оцінюють:

1. логіку господарської операції;
2. відповідність обсягів та частоти поставок бізнес-моделі платника;
3. наявність у контрагента потужностей, персоналу, ліцензій (у публічних джерелах!).

Отже, ділова мета – нова «точка атаки» перевірок. У фокусі інспекторів усе частіше опиняється економічна доцільність:

Навіщо ви здійснили цю операцію? Чи була вона прибутковою, чи мала стратегічну мету?

Ділова мета – це обов’язковий елемент кожної господарської операції, що прямо передбачено не лише ПКУ, а й Законом України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Порада: у відповідях на запити, підприємство повинне чітко описати економічну доцільність:

1. прибуток або приріст активів;
2. розвиток ринку збуту;
3. вихід на нові позиції (навіть з демпінгом).

Не забувайте: маркетингова стратегія, зовнішні дослідження, публікації у ЗМІ чи на сайті підприємства – усе це може бути доказом наявності ділової мети, яку податкова зможе перевірити та проаналізувати

Інвентаризація – тепер майже завжди

Ще кілька років тому інвентаризація проводилась переважно при перевірках із від’ємного ПДВ чи при відшкодуванні. У 2025 році ситуація змінилась: тепер інвентаризація проводиться майже під час кожної планової перевірки. Процедура проведення інвентаризації виглядає наступним чином:

1. Податкова направляє лист з вимогою провести інвентаризацію.
2. Платник податків має видати власний наказ і провести інвентаризацію у присутності ревізорів.
3. Якщо наказ не видано – від’ємне значення ПДВ може бути повністю знято.

Міжнародне оподаткування та відшкодування ПДВ

Міжнародне оподаткування: нові акценти перевірок

Податківці особливо уважно аналізують:

1. своєчасність повернення валютної виручки;
2. докази застосування пільгових ставок (дивіденди, роялті, оренда);
3. листування з банками щодо прострочень;
4. надання довідок від ТПП чи арбітражу – як докази об’єктивності затримок.

Якщо пільга застосована – податкова може:

1. або вже донарахувати податок на момент перевірки;
2. або надіслати запит до іноземної юрисдикції і призупинити висновки – з подальшою позаплановою перевіркою.

Трансфертне ціноутворення (ТЦУ) і КІКи

Під час планових перевірок може бути зафіксовано:

1. факт неподання або помилок у звітах по ТЦУ чи КІК;
2. операції з контрагентами з офшорів (відкоригувати +30% або обґрунтувати ціноутворення).

Особливо слідкують за «тонкою межею» – перетином обсягу 10 млн грн по операціях наприкінці року.

Якщо у вас була виплата дивідендів або фрахту за пониженою ставкою – приготуйте повний пакет обґрунтування. Можливе як донарахування, так і відкриття нової перевірки на підставі запиту до іноземної податкової.

Перевірки при відшкодуванні ПДВ

Відшкодування ПДВ – це взагалі окрема категорія перевірок, яка супроводжується ще більш жорстким контролем, особливо з боку ДПС у частині достовірності сформованого податкового кредиту. Тут перевіряючий керується не лише запитами в межах перевірки, а й результатами автоматизованого моніторингу, ризик-орієнтованого підходу, інформації з інших джерел, у тому числі – по ланцюгу постачання.

Підприємство має бути готове до повної прозорості щодо джерел походження товару, його фактичного переміщення, складів, контрагентів. Особлива увага приділяється наявності первинних документів, які підтверджують реальність господарської операції:

1. договорів;
2. актів;
3. накладних;
4. платіжних інструкцій.

У разі виявлення невідповідностей – наприклад, якщо товар був умовно «куплений», але не переміщався, – ПДВ до відшкодування буде визнано необґрунтованим.

Рекомендуємо до початку будь-якої перевірки з ПДВ провести внутрішній аудит податкового кредиту, перевірити відповідність усіх ланцюжків постачання, наявність документального підтвердження і, що важливо, – зв'язок із фактичною діяльністю підприємства.

І ось тут якраз критичною стає роль податкового консультанта або аудитора, який може дати об'єктивну оцінку ризиків і сформувати позицію підприємства ще до візиту податкової. Бо коли перевірка вже почалася – простору для маневру стає значно менше.

Завершення перевірки: акт, заперечення та оскарження

Які дії платника після отримання акту перевірки

Після отримання акту перевірки, платник податків має десять робочих днів на подання заперечень. Це важливий етап, адже саме зараз можна не лише висловити незгоду з висновками перевірки, а й подати додаткові документи, які не були враховані раніше.

На що звернути увагу під час підготовки заперечень:

1. чітко структурувати кожне заперечення до конкретного пункту акту;
2. надати аргументи з посиланнями на норми Податкового кодексу, судову практику або міжнародні договори (якщо мова про трансфертне ціноутворення або інші аспекти міжнародного оподаткування);
3. долучити документи, які підтверджують позицію платника податків;
4. вимагати особистого розгляду заперечень, що дає змогу безпосередньо довести свою позицію перед комісією податкового органу.

Підготовка до розгляду заперечень – це не формальність, а реальна можливість вплинути на зміст майбутнього податкового повідомлення-рішення. За результатами розгляду заперечень податкова може:

1. залишити акт без змін,
2. частково або повністю зняти донарахування.

Якщо ж після розгляду заперечень все одно видається податкове повідомлення-рішення, платник податків має два шляхи:

1. Адміністративне оскарження – звернення зі скаргою до вищого податкового органу. Тут уже діє строк 10 календарних днів від моменту отримання повідомлення-рішення. Перевага – процедура безкоштовна, не блокує господарську діяльність, дозволяє відтермінувати сплату донарахованих сум на час розгляду.
2. Судове оскарження – якщо платник податків вичерпав адміністративну процедуру або хоче одразу звернутися до суду (це також дозволено). Тут уже важливо діяти у строки, визначені Кодексом адміністративного судочинства (звичайно – місяць з моменту отримання рішення).

Яка стратегія найефективніша?

Усе залежить від суми донарахувань, якості зібраних доказів та ризиків судового спору. Часто адвокати та консультанти радять спершу пройти адміністративну процедуру: вона швидша та може дати результат без судових витрат. Але якщо йдеться про принципове питання або значну суму – судовий шлях неминучий.

Крім того, не можна ігнорувати право на заперечення акту перевірки. У платника податків є 10 робочих днів з моменту отримання акту на те, щоб подати свої заперечення до нього. Це потужний інструмент, яким часто нехтують.

Заперечення повинні бути не емоційними, а юридично обґрунтованими:

1. з посиланнями на норми ПКУ;
2. листи ДПС;
3. судову практику.

За потреби варто залучати адвоката або фахівця з податкових спорів, оскільки вже на цьому етапі фактично починається податковий спір, що може закінчитися у суді.

Як бачимо, планову перевірку легше пройти, якщо до неї готуватись системно: мати регулярний супровід податкового консультанта, складати вчасно і правильно первинку, і не відкладати рішення ризиків «на потім».

А головне пам’ятайте, що запобігання – краще, ніж боротьба.

Висновки

1. Після отримання наказу на перевірку: перевіряйте законність підстав.
2. Підготуйте перелік документів (первинка, регістри, звітність за визначений період)
3. Призначте відповідального від компанії – особу, яка комунікуватиме з перевіряючими (юрист, головний бухгалтер, фінансовий директор).
4. Підготуйте приміщення та доступ до ресурсів, включаючи електронну базу даних, якщо вона використовується для обліку.
5. Не бійтеся комунікації. Запрошуйте на комісії, подавайте пояснення, ініціюйте зустрічі.
6. Захищайте свої позиції професійно. Заперечення – це частина процедури, не ігноруйте їх.
7. Думайте стратегічно. Адміністративне оскарження – це інструмент не конфлікту, а захисту.

Сервіс «Моніторинг перевірок»! Цей універсальний помічник допоможе знайти ваше підприємство в реєстрах запланованих перевірок не лише ДПС (з урахуванням останніх змін), ПФУ та інших держорганів у форматі комплексної перевірки, а й у графіках/планах ТЦК та СП. Спробуйте вже зараз!

Статті на тему:

Документальні податкові перевірки

Перевірки ДПС під час воєнного стану

Законні способи відтермінувати / затримати перевірку ДПС

Камеральні перевірки: строки, штрафи та оскарження результатів

Віртуальний мораторій чи реальні перевірки: що чекатиме бізнес?!