Фінмоніторинг у роботі бухгалтера: організація системи та обов’язкові вимоги

1. Що таке фінансовий моніторинг
2. На чому ґрунтується система фінмоніторингу
3. Які обов'язки має суб'єкт первинного фінансового моніторингу
4. Документальне забезпечення: усе має бути підтверджено
5. Висновки

Що таке фінансовий моніторинг

Фінансовий моніторинг – це система заходів, спрямована на запобігання використанню фінансової системи для незаконних цілей. Насамперед ідеться про легалізацію (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та розповсюдження зброї масового знищення.

Основне завдання фінансового моніторингу – вчасно виявляти підозрілі фінансові операції, аналізувати ризики та, у разі потреби, передавати інформацію до уповноважених державних органів.

На чому ґрунтується система фінмоніторингу

В Україні фінансовий моніторинг побудований на ризикоорієнтованому підході. Це означає, що закон не встановлює однакових правил для всіх клієнтів.

Базовим законом про фінансовий моніторинг в Україні є Закон України від 06.12.2019 №361-IX «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення» (далі – Закон №361). З лютого 2026 року діє оновлений порядок, який посилює контроль, запроваджує нові ризик-орієнтовані підходи до виявлення підозрілих операцій, а також зобов'язує фінансові установи перевіряти джерела походження коштів.

На виконання вимог ст. 24 Закону №361 Держфінмоніторингом 15.07.2026 внесено зміни до переліку осіб, пов’язаних з провадженням терористичної діяльності або стосовно яких застосовано міжнародні санкції.

Зміни до переліку осіб, пов’язаних з провадженням терористичної діяльності або стосовно яких застосовано міжнародні санкції, затверджені та розміщені у розділі Перелік терористів.

Кожен суб'єкт первинного фінансового моніторингу має самостійно оцінювати ризики своїх клієнтів і залежно від результатів приймати рішення про подальші дії. Наприклад, чи варто встановлювати ділові відносини з клієнтом, чи необхідно застосувати додаткові заходи перевірки, чи, можливо, взагалі відмовитися від співпраці або повідомити про підозрілу діяльність компетентний державний орган.

Саме тому фінансовий моніторинг не можна звести до однієї перевірки чи формального заповнення документів. Це безперервний процес аналізу, оцінки ризиків і контролю, який супроводжує роботу суб'єкта первинного фінансового моніторингу протягом усіх ділових відносин із клієнтом.

Які обов'язки має суб'єкт первинного фінансового моніторингу

Після того як бухгалтер, аудитор чи інший спеціально визначений суб'єкт первинного фінансового моніторингу підпадає під вимоги законодавства, він повинен виконати низку обов'язкових вимог. Розглянемо покроково всі ці вимоги.

1. Стати на облік у Держфінмоніторингу

Першочерговий обов'язок кожного суб'єкта первинного фінансового моніторингу – стати на облік у Державній службі фінансового моніторингу України.

Сьогодні ця процедура здійснюється через електронний кабінет Держфінмоніторингу. Саме він є основним каналом взаємодії між державним органом і суб'єктом первинного фінансового моніторингу. Через електронний кабінет подаються необхідні документи, надсилаються повідомлення та здійснюється офіційне листування.

Раніше постановка на облік відбувалася у паперовому форматі – відповідні документи надсилалися поштою або подавалися особисто. Тепер усі ці процедури переведені в електронний формат, що значно спрощує взаємодію з Держфінмоніторингом.

2. Призначити відповідального працівника

Ще одним обов'язковим кроком є визначення особи, відповідальної за організацію та проведення фінансового моніторингу.

Для фізичної особи – підприємця все досить просто: відповідальною особою є сам ФОП, тому окремого призначення не потрібно.

Якщо ж діяльність здійснює юридична особа – бухгалтерська, аудиторська, юридична чи консалтингова компанія, – керівник повинен офіційно призначити відповідального працівника. Саме ця особа організовує систему фінансового моніторингу, контролює виконання вимог законодавства, проводить оцінку ризиків клієнтів та забезпечує взаємодію з Держфінмоніторингом.

3. Розробити внутрішні документи з фінансового моніторингу

Наступний важливий обов'язок – розробити внутрішні документи, які регулюють порядок проведення фінансового моніторингу.

При цьому слід враховувати, що вимоги до фізичних осіб – підприємців і юридичних осіб відрізняються. Для ФОП перелік необхідних документів є меншим, тоді як для бухгалтерських, аудиторських, юридичних та консалтингових компаній законодавство передбачає більш розширений пакет внутрішньої документації.

Водночас незалежно від форми діяльності кожен суб'єкт первинного фінансового моніторингу повинен мати документально оформлений порядок роботи з клієнтами. Зокрема, необхідно проводити їх ідентифікацію та верифікацію, оцінювати ризики, а також фіксувати результати виконаних процедур.

Варто пам'ятати: у сфері фінансового моніторингу недостатньо просто виконати певну дію – потрібно мати документальне підтвердження, що вона дійсно була проведена. Якщо під час перевірки немає відповідних документів, вважається, що вимогу законодавства не виконано

Саме тому кожен етап роботи з клієнтом – від його первинної перевірки до прийнятого рішення щодо співпраці – має бути належним чином задокументований і збережений. Це одна з ключових вимог, на яку контролюючі органи звертають особливу увагу під час перевірок.

4. Вести документи та проводити належну перевірку клієнтів

Одним із ключових обов'язків суб'єкта первинного фінансового моніторингу є ведення документації, пов'язаної з фінмоніторингом, а також проведення належної перевірки кожного клієнта.

Належна перевірка починається з ідентифікації клієнта. Простіше кажучи, це знайомство з майбутнім клієнтом. Суб'єкт первинного фінансового моніторингу має з'ясувати, хто саме звернувся за послугами, чим займається клієнт, у якій сфері працює, які послуги він планує отримати та який характер матимуть майбутні ділові відносини.

На основі цієї інформації проводиться оцінка ризиків і визначається, які заходи фінансового моніторингу необхідно застосувати.

Уся система фінансового моніторингу побудована на ризикоорієнтованому підході. Саме він визначає, як оцінювати клієнта та які заходи контролю застосовувати в кожній конкретній ситуації.

Для юридичних осіб – бухгалтерських, аудиторських, юридичних та консалтингових компаній – ризикоорієнтований підхід має бути закріплений у внутрішніх документах, а відповідальний працівник повинен керуватися ними у своїй роботі.

Для фізичних осіб – підприємців вимоги дещо простіші. ФОП не зобов'язаний розробляти окреме внутрішнє положення про ризикоорієнтований підхід. Проте він повинен знати вимоги законодавства, стежити за їх змінами та застосовувати цей підхід у своїй практичній діяльності.

5. Виявляти підозрілі фінансові операції

Ще один важливий обов'язок – своєчасно виявляти фінансові операції, які можуть мати ознаки підозрілих.

Такі операції визначаються не лише за сумою коштів. Під час оцінки враховується багато факторів: категорія клієнта, вид його діяльності, характер послуг, структура власності, спосіб проведення операцій, джерела походження коштів та інші критерії, передбачені ризикоорієнтованим підходом.

Саме тому оцінка клієнта завжди має бути комплексною. Детально критерії ризику та ознаки підозрілих операцій ми розглянемо в окремому розділі.

6. Забезпечувати конфіденційність інформації

Уся інформація, яку суб'єкт первинного фінансового моніторингу отримує від клієнта, є конфіденційною і повинна належним чином захищатися.

Це стосується документів, отриманих під час ідентифікації та верифікації клієнта, банківських виписок, відомостей про структуру власності, установчих документів, інформації про фінансові операції та будь-яких інших матеріалів, що містять персональні або комерційно чутливі дані.

Передавати таку інформацію третім особам або державним органам можна лише у випадках, прямо передбачених законодавством. Зокрема, якщо суб'єкт первинного фінансового моніторингу отримав офіційний запит від уповноваженого органу. Варто враховувати, що такі запити сьогодні можуть надходити через електронний кабінет Держфінмоніторингу, тому його необхідно регулярно перевіряти.

7. Навчання працівників – обов'язкова вимога

Якщо суб'єкт первинного фінансового моніторингу призначає відповідального працівника, він повинен забезпечити його належну підготовку. Законодавство вимагає, щоб такі працівники проходили спеціалізоване навчання з питань фінансового моніторингу.

Мета такого навчання – не лише ознайомити відповідальну особу з вимогами законодавства, а й навчити правильно оцінювати ризики клієнтів, проводити належну перевірку, виявляти підозрілі фінансові операції та виконувати інші обов'язки, покладені на суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

В Україні працює обмежена кількість навчальних закладів, які мають право проводити таке навчання та видавати відповідні документи встановленого зразка. Зокрема, Державна Академія фінансового моніторингу є профільним закладом, що належить до сфери управління Держфінмоніторингу.

Документальне забезпечення: усе має бути підтверджено

Фінансовий моніторинг неможливий без належного документального оформлення. Усі процедури, які проводить суб'єкт первинного фінансового моніторингу, мають бути підтверджені відповідними документами.

До такої документації належать внутрішні положення, анкети клієнтів, результати їх ідентифікації та верифікації, оцінка ризиків, висновки відповідального працівника, документи щодо прийнятих рішень, а також інші матеріали, які підтверджують виконання вимог законодавства.

Усю документацію необхідно зберігати не менше п'яти років. Це одна з обов'язкових вимог Закону №361

Такий архів потрібен не лише для внутрішньої роботи. У будь-який момент суб'єкт первинного фінансового моніторингу може отримати офіційний запит або стати об'єктом перевірки. Перевірки можуть бути як плановими, так і позаплановими, а також виїзними або безвиїзними. Саме тому всі документи повинні бути впорядкованими, актуальними та доступними для надання контролюючому органу.

Головне правило фінансового моніторингу можна сформулювати просто: кожна виконана дія повинна мати документальне підтвердження. Якщо документів немає, довести виконання вимог законодавства буде практично неможливо.

Висновки

1. Фінансовий моніторинг – це не формальність, а постійний процес управління ризиками. Суб'єкт первинного фінансового моніторингу повинен не лише виконувати вимоги законодавства, а й регулярно оцінювати своїх клієнтів, документувати результати перевірок і своєчасно реагувати на будь-які ризикові фактори.
2. Належна перевірка клієнта є основою всієї системи фінмоніторингу. Перед початком співпраці важливо встановити особу клієнта, зрозуміти характер його діяльності, визначити рівень ризику та зафіксувати результати цієї оцінки.
3. Усі процедури мають бути документально підтверджені. Внутрішні документи, результати ідентифікації, верифікації, оцінки ризиків та інші матеріали необхідно зберігати щонайменше п'ять років. За відсутності документів буде складно довести виконання вимог законодавства.
4. Система фінансового моніторингу повинна працювати постійно. Для юридичних осіб це означає впровадження внутрішніх процедур, призначення відповідального працівника, навчання персоналу та регулярний перегляд ризиків клієнтів. Для ФОП – знання законодавства та його практичне застосування у своїй діяльності.
5. Дотримання вимог фінансового моніторингу допомагає уникнути не лише штрафів, а й репутаційних ризиків. Добре організована система фінмоніторингу захищає бухгалтера або консалтингову компанію від співпраці з ризиковими клієнтами та підтверджує належне виконання професійних обов'язків у разі перевірки.

Читайте більше:

Фінмоніторинг для бухгалтера: як оцінити ризик клієнта та уникнути відповідальності

Фінмоніторинг і особиста картка у 2026 році: інструкція для фізосіб та фрілансерів без ФОП

Фінмоніторинг 2026: що зробити, щоб банк не заблокував рахунок ФОП і бізнесу

Фінмоніторинг для бухгалтерів і консультантів: як стати на облік

Чи потрібно реєструватись у фінмоніторингу якщо бухгалтерський облік веде директор

Фінмоніторинг без стресу: Мінфін пояснює правила для рієлторів і бухгалтерів

Фінмоніторинг без міфів: коли втручається Держфінмоніторинг