Самозайнята особа: реєстрація, податки та звітність

1. Хто така самозайнята особа, чим відрізняється від ФОП та які переваги
2. Як зареєструватись самозайнятою особою
3. Які податки має сплачувати самозайнята особа
4. Яку звітність подає самозайнята особа
5. Висновки

Сьогодні самозайнятість – це свідомий вибір тисяч людей, які прагнуть гнучкості, незалежності та контролю над власним доходом. Фрилансери, приватні консультанти, творчі спеціалісти, майстри послуг – усі вони формують нову економічну реальність, де класична модель «роботодавець-працівник» поступово відходить на другий план.

Втім, разом із свободою приходить і відповідальність: правильна реєстрація статусу, вибір системи оподаткування, ведення обліку та своєчасне подання звітності. Помилки на цьому шляху можуть коштувати не лише часу, а й фінансових втрат або штрафів. Саме тому розуміння ключових аспектів діяльності самозайнятої особи – це не формальність, а необхідна умова стабільної та безпечної роботи.

У цій статті розглянемо, як правильно зареєструватися як самозайнята особа, які податки доведеться сплачувати та яку звітність потрібно подавати, щоб уникнути проблем із контролюючими органами та впевнено розвивати власну справу

Хто така самозайнята особа, чим відрізняється від ФОП та які переваги

Самозайнята особа – платник податку, який є фізичною особою - підприємцем або провадить незалежну професійну діяльність за умови, що така особа не є працівником в межах такої підприємницької чи незалежної професійної діяльності.

Своєю чергою, незалежна професійна діяльність – участь фізичної особи у науковій, літературній, артистичній, художній, освітній або викладацькій діяльності, діяльність лікарів, приватних нотаріусів, приватних виконавців, адвокатів, арбітражних керуючих (розпорядників майна, керуючих санацією, ліквідаторів), аудиторів, бухгалтерів, оцінщиків, інженерів чи архітекторів, особи, зайнятої релігійною (місіонерською) діяльністю, іншою подібною діяльністю за умови, що така особа не є працівником або фізичною особою – підприємцем та використовує найману працю не більш як чотирьох фізичних осіб (пп. 14.1.226 п. 14.1 ст. 14 Податкового кодексу України, далі – ПКУ).

Таким чином, самозайнята особа є узагальнюючим поняттям, яке охоплює різні форми роботи «на себе». До цієї категорії належать як ФОП, так і особи, що провадять незалежну професійну діяльність без статусу підприємця, але за умови перебування на обліку в податковому органі

Через це часто виникає плутанина між самозайнятою особою та ФОП, хоча ці поняття не є тотожними.

ФОП – це про бізнес. Особа офіційно реєструється, щоб продавати товари чи послуги і заробляти на цьому прибуток. Це може бути що завгодно: від інтернет-магазину до кав’ярні чи ІТ-послуг.

Натомість, самозайнята особа – це про професію. Така особа не відкриває бізнес у класичному розумінні, а працює сама на себе завдяки своїм знанням і кваліфікації.

Простіше кажучи ФОП – це коли ти ведеш бізнес, а самозайнята особа – це коли ти працюєш за професією на себе.

Саме тому ці поняття перетинаються, але не збігаються. ФОП – це один із видів самозайнятості, але не вся самозайнятість – це ФОП.

Важливо розуміти і те, що ці статуси не взаємовиключні, їх можна поєднувати. Законодавство дозволяє одній особі одночасно бути ФОП і здійснювати незалежну професійну діяльність.

Різниця між ними проявляється у наступному:

1. Початок діяльності: ФОП підлягає державній реєстрації як підприємець, тоді як незалежна професійна діяльність підтверджується професійним статусом (через свідоцтво, сертифікат чи інший дозвіл).
2. Податки: ФОП має вибір, наприклад, спрощена система з єдиним податком. Самозайнята особа за загальним правилом працює на загальній системі та сплачує ПДФО і ВЗ із чистого доходу.
3. Сфера діяльності: ФОП може вести майже будь-який бізнес. Незалежна професійна діяльність – обмежеється конкретним переліком професій.
4. Працівники: обидві форми можуть використовувати найману працю, але для незалежної професійної діяльності є ліміт – до 4 осіб.

Окремо варто відзначити переваги самозайнятості порівняно з отриманням доходу без офіційної реєстрації. Насамперед, це:

1. Легальний статус: можливість офіційно надавати послуги та співпрацювати з бізнесом і державними структурами.
2. Податкова визначеність: можливість більш прогнозованого планування доходів та витрати.
3. Фінансова прозорість: можливість укладати договори/контракти, легально отримувати дохід без неформальних схем.
4. Соціальний захист: сплата єдиного соціального внеску формує пенсійний стаж і дає право на лікарняні, декретні та інші соціальні виплати.
5. Банківські можливості: можливість відкривати окремі рахунки для діяльності та користуватися більш вигідними фінансовими умовами.
6. Реклама: можливість відкрито розміщувати зовнішню рекламу або проводити рекламні кампанії в інтернеті.

У підсумку, самозайнятість – це не лише легальна форма «роботи на себе», а ще й доступ до ширших можливостей, фінансової стабільності та соціального захисту.

Як зареєструватись самозайнятою особою

За змістом ст. 65 ПКУ облік самозайнятих осіб здійснюється шляхом внесення до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків (далі – Державний реєстр) записів про державну реєстрацію підприємницької діяльності, незалежної професійної діяльності та постановку на облік самозайнятої особи.

Для взяття на облік фізична особа, яка має намір здійснювати незалежну професійну діяльність, подає заяву разом із необхідними документами до контролюючого органу за місцем свого проживання. Це можна зробити особисто, надіслати поштою рекомендованим листом з описом вкладення, через уповноважену особу або в електронній формі через електронний кабінет платника податків

Процедура є доволі простою і загалом включає такі етапи:

1. Заповнити заяву за формою 5-ОПП про взяття на облік як платника податків.
2. Додати копію документа, що підтверджує право на провадження професійної діяльності (свідоцтво, сертифікат, ліцензія, дозвіл).
3. Подати пакет документів до контролюючого органу за місцем реєстрації.
4. Отримати підтвердження про взяття на облік.

Водночас, контролюючий орган може відмовити в розгляді документів, поданих для взяття на облік особи, яка здійснює незалежну професійну діяльність, у разі:

1. наявності обмежень на провадження незалежної професійної діяльності, встановлених законодавством;
2. коли документи подані за неналежним місцем обліку;
3. коли документи не відповідають встановленим вимогам, подані не в повному обсязі або коли зазначені в різних документах відомості є взаємно невідповідними;
4. коли фізична особа вже взята на облік як самозайнята особа;
5. неподання для реєстрації особою, яка має намір провадити незалежну професійну діяльність, свідоцтва про реєстрацію чи іншого документа (дозволу, сертифіката тощо), що підтверджує право фізичної особи на провадження незалежної професійної діяльності.

При цьому, після усунення причин, що були підставою для відмови у взятті на облік самозайнятої особи, фізична особа може повторно подати документи для взяття на облік.

Загалом, взяття на облік здійснюється у день отримання контролюючим органом відповідної заяви для осіб, які провадять незалежну професійну діяльність) або на підставі відомостей від державного реєстратора (для фізичних осіб-підприємців).

Інформація про взяття на облік ФОП також передається до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань в день реєстрації.

Які податки має сплачувати самозайнята особа

Знання податкових правил дозволяє правильно організувати фінансову діяльність, забезпечити дотримання вимог законодавства та мінімізувати ризик застосування штрафних санкцій. Питання оподаткування самозайнятих осіб регулюється ст. 178 ПКУ.

Самозайнята особа сплачує такі обов’язкові платежі:

1. податок на доходи фізичних осіб – 18%;
2. військовий збір – 5%;
3. єдиний соціальний внесок – 22% від чистого доходу. Оподатковуваним доходом вважається сукупний чистий дохід, тобто різниця між доходом і документально підтвердженими витратами, необхідними для провадження певного виду незалежної професійної діяльності (п. 178.3 ст. 178 ПКУ).

Якщо особа працює за трудовим договором і роботодавець сплачує за неї єдиний соціальний внесок у розмірі не нижчому за мінімальний, то за ті самі місяці вона не зобов’язана додатково сплачувати ЄСВ як самозайнята особа.

У разі порушення строків сплати податків та внесків настає фінансова відповідальність, яка застосовується незалежно від причин прострочення. Зокрема, передбачено:

1. 20% від суми боргу – за несвоєчасну сплату;
2. 10% від неправильно визначеної суми – за неправильне нарахування;
3. пеню в розмірі 0,01% від суми заборгованості за кожен день прострочення, але не більше 100% заборгованості;
4. 1700 грн – за неподання заяви про взяття на облік.

Важливо, що податкові санкції нараховуються контролюючими органами. Якщо платник податків сам виявив помилку, він повинен самостійно донарахувати відповідну суму та відобразити її у звітності. Затримка зі сплатою лише збільшує борг через штрафи та пеню і може призвести до примусового стягнення заборгованості.

Яку звітність подає самозайнята особа

Особи, які провадять незалежну професійну діяльність зобов’язані вести облік своїх доходів і витрат та подавати звітність до податкових органів. Основним звітним документом є декларація про майновий стан і доходи.

Декларація подається щороку – до 1 травня року, що настає за звітним. Податкові зобов’язання, визначені в ній, необхідно сплатити до 1 серпня.

Крім того, передбачено щоквартальне подання звітності з ЄСВ із розподілом по місяцях.

Облік доходів і витрат ведеться у довільній формі (паперовій або електронній). Головне, своєчасно фіксувати всі надходження та витрати, оскільки це дозволяє зменшити базу оподаткування ПДФО та військового збору.

Висновки

1. Самозайнята діяльність в Україні є врегульованою правовою моделлю, яка дає фізичній особі можливість офіційно працювати «на себе» та отримувати дохід у межах податкового законодавства. Такий статус поєднує економічну свободу з визначеними обов’язками щодо обліку, оподаткування та звітності.
2. Ця форма зайнятості особливо актуальна в умовах розвитку цифрової економіки, коли дедалі більше фахівців працюють дистанційно, надають послуги клієнтам з різних країн і не прив’язані до одного роботодавця. Самозайнятість фактично стала відповіддю на потребу ринку в гнучкості та індивідуальному підході до професійної реалізації.
3. За умови належного дотримання встановлених вимог самозайнятість стає дієвим інструментом легального заробітку та стабільного розвитку власної професійної діяльності.

Ірина ОВДІЙЧУК, Старша Партнерка, адвокатка Адвокатської фірми «Єфімов, Брожко та партнери»

Шаблони та зразки документів:

Податкова декларація про майновий стан і доходи (з 06.02.2026)

Заява (для осіб, які провадять незалежну професійну діяльність) / форма № 5-ОПП

Читайте більше:

Скільки зберігати первинні документи самозайнятим особам

Алгоритм реєстрації осіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність

Як змінити, чи додати вид діяльності фізособі – незалежнику

Чи може «незалежник» поповнювати підприємницький рахунок власними коштами

Облік самозайнятих осіб: в яких випадках ДПС може відмовити в постановці на облік

Як незалежники ведуть облік доходів і витрат

Реєстрація самозайнятої особи за неосновним місцем обліку: що потрібно знати

Самозайняті особи: чи можна офіційно наймати понад чотирьох працівників