- Що таке первинні документи та які вимоги до їхнього оформлення
- Які недоліки первинних документів є неістотними
- Розповсюджені помилки в оформленні первинних документів
- Як захиститися від наслідків помилок у первинних документах
- Якими доказами можна нівелювати недоліки первинних документів
- Висновок
Що таке первинні документи та які вимоги до їхнього оформлення
Згідно з пунктом 1.2 глави 1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88 (зі змінами та доповненнями), первинними є документи, що створені в паперовій або в електронній формі, містять відомості про господарські операції та мають такі обов’язкові реквізити (ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»; далі – Закон №996):
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади і прізвища […] осіб, відповідальних за здійснення господарської операції […];
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Які недоліки первинних документів є неістотними
В абзаці 11 ч. 2 Закону №996 зазначено, що неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.
Таким чином, відповідні положення Закону допускають наявність у первинних документах неістотних недоліків, що не впливають на можливість ідентифікації особи, що брала участь в господарській операції, а також визначення змісту та обсягу такої операції.
Розповсюджені помилки в оформленні первинних документів
Під час оформлення первинних документів (переважно в паперовій формі), що складаються за результатами господарської операції (поставки, підряду, послуг, перевезення тощо), іноді навмисно або ненавмисно допускаються помилки, що можуть стати підставою для відмови покупця (замовника) від оплати отриманого ним товару (виконаних робіт чи наданих послуг).
Зазвичай це саме ті помилки, що не відносяться до «неістотних» і пов’язані з:
- неможливістю ідентифікації особи, що брала участь в господарській операції: відсутність підпису (або його підроблення), повноважень на підписання, посади та прізвища особи, відповідальної за здійснення операції;
або
- неможливістю визначення достовірного обсягу операції: помилки в найменуванні, кількості, вартості поставленого товару (робіт, послуг) і т.д.
На практиці такі помилки допускаються тоді, коли оформлення документів відбувається не в момент здійснення операції (передання товару, приймання результату робіт чи послуг), а шляхом обміну документами після її фактичного проведення.
Натомість виявлення помилок (недоліків документів), як правило, відбувається під час претензійного або судового врегулювання спору. Покупець (замовник), достовірно знаючи про наявність того чи іншого недоліку первинного документа (наприклад, підробленого підпису), відмовляється на цій підставі виконувати договір та оплачувати отримані товари чи надані послуги.
Як захиститися від наслідків помилок у первинних документах
У разі наявності тих чи інших недоліків первинних документів та невизнання стороною договору факту здійснення господарської операції, інша сторона має право доводити виконання договору (постачання товару, надання послуг) будь-якими іншими доказами.
Наведена вище позиція підтверджується усталеним висновком Верховного Суду (постанова КГС ВС від 07.09.2023 у справі 910/7195/21), сформованим за наслідками розгляду відповідних спорів:
… Разом із тим указані норми не визначають, що обставини передачі товару між юридичними особами можуть підтверджуватись тільки первинними документами, передбаченими Законом №996. Отже, такі обставини можуть підтверджуватися також іншими доказами. У разі дефектів первинних документів та невизнання стороною факту постачання спірного товару сторони не позбавлені можливості доводити постачання товару іншими доказами, які будуть переконливо свідчити про фактичні обставини здійснення постачання товару. |
Крім того, Верховний Суд (постанова КГС ВС від 29.01.2020 у справі №916/922/19) притримується стійкої позиції, що для правильного вирішення спору визначальне значення має не сам факт складення первинного документа та його форма, а реальний рух товару:
Касаційний господарський суд зазначає, що визначальною ознакою господарської операції є те, що внаслідок її здійснення має відбутися реальний рух активів, отже, судам у розгляді справи належить досліджувати, окрім обставин оформлення первинних документів, наявність або відсутність реального руху такого товару (як-то: обставини здійснення перевезення товару, поставленого за спірною видатковою накладною, обставини зберігання та використання цього товару у господарській діяльності покупця). |
Отже, недоліки первинних документів (як істотні, так і неістотні) самі по собі не є безумовною перешкодою для доведення реальності господарської операції та підставою для ухилення сторони від виконання умов договору.
Якими доказами можна нівелювати недоліки первинних документів
Практично будь-які документи (в т.ч. електронні), що створюються сторонами в процесі виконання договору, можуть бути використані на підтвердження реальності господарської операції.
Поширений спосіб захисту постачальника полягає в доведенні реальності операції через відображення покупцем її результатів і податкового кредиту в своїй податковій звітності. Детальний висновок Верховного Суду (ОП КГС ВС) із цього питання викладено в постанові від 03.06.2022 у справі №922/2115/19:
… Якщо сторона заперечує факт передачі товару за договором поставки за податковими накладними, але одночасно реєструє податкові накладні на придбання товарів від постачальника та формує як покупець податковий кредит за фактом поставки товару на підставі спірних видаткових накладних, і жодним чином не пояснює свої дії та правову підставу виникнення в платника права на податковий кредит з ПДВ за цими накладними, то така поведінка сторони не є добросовісною та розумною. У такому випадку дії сторони з реєстрації податкових накладних засвідчують волю до настання відповідних правових наслідків, тому податкова накладна, виписана однією стороною в договорі (постачальником) на постачання послуг на користь другої сторони (покупця), може бути допустимим доказом факту прийняття товару від контрагента на визначену суму, якщо покупець вчинив юридично значимі дії, зокрема, відобразив податковий кредит за вказаною господарською операцією з контрагентом. |
Якщо постає питання ідентифікації особи, що брала участь в операції (наприклад, відсутні відомості про прізвище та/або посаду особи), наявність відтиску печатки цієї особи належить до даних, що дають змогу її ідентифікувати (подібна правова позиція викладена в постановах Верховного Суду від 23.07.2019 у справі №918/780/18, від 20.12.2018 у справі №910/19702/17).
Зрештою, будь-яке листування сторін як за допомогою електронної пошти, так і через додатки (месенджери) також може бути використана як допустимий доказ на підтвердження обставин виконання договору. Зокрема, відповідно до висновків Верховного Суду (ВП ВС), викладених у постанові від 21.06.2023 у справі №916/3027/21:
51. Якщо з урахуванням конкретних обставин справи суд дійде висновку про те, що відповідне листування дає змогу встановити його учасників та може підтверджувати ті чи інші доводи сторін, наприклад, щодо наявності між ними відповідних відносин, ведення певних перемовин тощо, суд може прийняти таке листування як доказ і в такому разі надати йому оцінку сукупно з іншими доказами у справі. |
Висновок
Належно оформлені первинні документи є основою для захисту своїх прав у разі невиконання контрагентом умов договору. Утім, із досвіду адвокатів PRAGNUM, недоліки таких документів у більшості випадків не перешкоджають доведенню реальності господарської операції та стягненню заборгованості за умови наявності інших переконливих доказів.
Олександр МОСТОВИЙ, радник, адвокат PRAGNUM
