Контроль працівників: трекер робочого часу, відеоспостереження, моніторинг кореспонденції

1. Як чинне законодавство регулює питання відеоспостереження на робочому місці
2. Чи є робота частиною особистого життя
3. Як новий Трудовий кодекс регулює питання відеоспостереження на робочому місці
4. Як встановити відеоспостереження без порушень
5. Згода на обробку персональних даних
6. Інформування працівників про відеоспостереження
7. Локальні нормативні акти щодо відеоспостереження
8. Моніторинг робочої кореспонденції
9. Робоча та приватна кореспонденція: де проходить межа
10. Як це питання пропонує врегулювати новий Трудовий кодекс
11. Використання трекерів робочого часу
12. Алгоритм впровадження спостереження за працівниками на робочому місці

Як чинне законодавство регулює питання відеоспостереження на робочому місці

Відеозйомка на робочому місці – це збирання, зберігання та використання інформації про особисте життя фізичної особи, тобто персональних даних такої особи.

Діюче трудове законодавство не містить регулювання питання щодо відеоспостереження на робочому місці, натомість можемо звернутися до Конституції України та загальних норм цивільного законодавства.

Відповідно до ст. 32 Конституції України не допускається збирання, зберігання, використання та поширення конфіденційної інформації про особу без її згоди, крім випадків, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.

У ст. 307 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ) встановлено, що фізична особа може бути знята на фото-, кіно-, теле- чи відеоплівку лише за її згодою.

Згідно з абз.2 ч.1 ст. 302 ЦКУ збирання, зберігання, використання і поширення інформації про особисте життя фізичної особи без її згоди не допускаються, крім випадків, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.

Чи є робота частиною особистого життя

Чи можна робочий процес, ділові стосунки, взаємодію з колегами під час виконання трудових обов’язків вважати особистим життям?

Це питання було предметом розгляду Конституційного суду (Рішенням Конституційного суду України від 20.01.2012 №2-рп/2012).

Розглядались наступні питання:

1. що слід розуміти під інформацією про особисте і сімейне життя, зокрема, чи належить така інформація до конфіденційної інформації про особу;
2. чи є збирання, зберігання, використання та поширення інформації про особу втручанням в її особисте і сімейне життя.

У п. 3.1. вказаного рішення зазначено, що особистим життям фізичної особи є її поведінка у сфері особистісних, сімейних, побутових, інтимних, товариських, професійних, ділових та інших стосунків поза межами суспільної діяльності, яка здійснюється, зокрема, під час виконання особою функцій держави або органів місцевого самоврядування.

Державна служба України з питань праці з посиланням на постанову Європейського суду із прав людини від 24 червня 2004 року, зазначила, що кожна людина має право на повагу до приватного життя, що є недоторканною навіть у робочий час.

Як новий Трудовий кодекс регулює питання відеоспостереження на робочому місці

Як ми вже неодноразово розповідали, що у Верховній Раді розглядається проєкт нового Трудового кодексу (далі – законопроєкт).

У статті 35 законопроєкту визначено, що роботодавець може здійснювати відеоспостереження на робочому місці працівника, що знаходиться у приміщенні чи на території роботодавця.

Проте таке відеоспостереження є крайньою формою контролю роботодавця за працівником і може застосовуватися тільки за умови неможливості або неефективності застосування альтернативних способів контролю за працівником.

Щоб встановити таке відеоспостереження, роботодавець повинен поінформувати працівника про здійснення відеоспостереження та місце встановлення відеокамер.

На вимогу працівника роботодавець повинен надати необхідний фрагмент відеозапису, який зберігається роботодавцем не менше трьох місяців, та може бути доказом порушення трудових прав такого працівника та/або невиконання ним трудових обов’язків.

Відеозапис не може бути переданий третім особам без письмової згоди працівника, крім випадків, передбачених законом.

Нагадаємо, що на початку березня відповідні комітети Верховної Ради підтримали прийняття за основу цього законопроєкту.

Як встановити відеоспостереження без порушень

Як ми вже з’ясували, здійснення відеоспостереження не може порушувати право працівника на повагу до його особистого і сімейного життя.

Тому роботодавцю слід насамперед визначитись і обґрунтувати у локальних нормативних актах необхідність здійснення відеоспостереження.

Крім того, слід описати, чому інші форми контролю за працівниками є менш ефективними і чому саме відеоспостереження є надійним способом контролю.

Якщо йдеться не про контроль роботи працівників, а про їх безпеку та безпеку майна (засобів виробництва), що забезпечується через систему відеоспостереження, це також слід детально прописати в локальних нормативних документах.

Згода на обробку персональних даних

Відеозйомка працівників на робочому місці є обробкою персональних даних.

Персональні дані працівника є конфіденційною інформацією, оскільки це інформація про фізичну особу.

Відповідно до ч. 6 ст. 6 Закону України від 01.06.2010 №2297-VI «Про захист персональних даних» не допускається обробка даних про фізичну особу, які є конфіденційною інформацією, без її згоди, крім випадків, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.

Згода суб’єкта персональних даних – добровільне волевиявлення фізичної особи (за умови її поінформованості) щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки, висловлене у письмовій формі або у формі, що дає змогу зробити висновок про надання згоди.

Тобто необхідна згода може надаватися:

1. письмово;
2. в іншій формі, коли працівник, якого проінформували про відеоспостереження, не висловлює своїх заперечень. При цьому, зверніть увагу, що інформування повинно відбуватися під підпис працівника.

Інформування працівників про відеоспостереження

На виконання ст. 29 Кодексу законів про працю до початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника про місце роботи, умови праці, наявність на робочому місці небезпечних факторів тощо.

На нашу думку, саме на цьому етапі (до початку роботи) слід проінформувати працівників про відеоспостереження з чітким зазначенням:

1. місць розміщення відеокамер;
2. мети ведення відеоспостереження (контроль за роботою працівників, безпека працівників, майна тощо).

Якщо йдеться про осіб, що вже працюють, то вищезазначену інформацію слід довести їм під особистий підпис у будь-якій формі (повідомлення, ознайомлення з наказом, положенням, правилами (див. наступний розділ)).

Локальні нормативні акти щодо відеоспостереження

Дуже важливо, щоб внутрішні акти підприємства містили усю необхідну інформацію про відеоспостереження на робочому місці.

Це можуть бути наступні локальні акти:

1. Наказ «Про організацію відеоспостереження» із визначенням переліку осіб, що мають доступ до записів (відповідальних за обробку даних);
2. Положення про систему відеоспостереження. Саме в цьому документі слід описати не лише місця встановлення відеокамер, а й режим їх роботи, термін зберігання інформації, порядок доступу і можливість отримання фрагментів відеозапису.

Крім того, інформація про відеоспостереження повинна бути зафіксована у Правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Не слід забувати також про Положення про захист персональних даних, з яким в обов’язковому порядку слід ознайомити працівників, що мають доступ до відеозаписів і обслуговують систему відеоспостереження.

Окрім відеоспостереження, роботодавці іноді використовують інші способи контролю роботи працівників, зокрема моніторинг робочої кореспонденції.

Моніторинг робочої кореспонденції

Питання моніторингу робочої кореспонденції працівників фактично не врегульоване чинним трудовим законодавством України. Водночас існують загальні норми цивільного законодавства, які захищають право особи на таємницю листування.

Відповідно до ст. 306 ЦКУ фізична особа має право на таємницю листування, телефонних розмов та інших видів кореспонденції.

Таємниця кореспонденції є одним із базових прав людини, і будь-яке втручання в неї потребує обґрунтованих підстав.

Разом з тим коли ми говоримо про трудові відносини, виникає інша проблема – необхідність розмежування робочої та приватної кореспонденції.

Саме це питання і викликає найбільше практичних проблем.

Робоча та приватна кореспонденція: де проходить межа

У сучасних умовах значна частина роботи працівника пов’язана з електронним листуванням, обміном документами та використанням корпоративних месенджерів.

Як правило, до таких ресурсів належать:

1. робоча електронна пошта;
2. корпоративні месенджери;
3. документи та файли на робочому комп’ютері

створюються та використовуються для виконання трудових обов’язків і в інтересах роботодавця.

Робоча кореспонденція здійснюється від імені або за дорученням роботодавця та з використанням його технічних ресурсів.

Водночас на практиці виникає складність: працівники нерідко використовують робочу пошту або робочий комп’ютер для приватного листування або зберігання особистих файлів.

У таких випадках розмежувати робочу і приватну інформацію буває непросто.

Саме тому роботодавцю важливо чітко визначити правила використання робочих ресурсів у локальних актах підприємства.

Як це питання пропонує врегулювати новий Трудовий кодекс

Питання моніторингу кореспонденції врегульоване у ст. 36 законопроєкту.

Згідно із зазначеною статтею, роботодавець може здійснювати:

1. моніторинг робочої кореспонденції працівника;
2. моніторинг документів або файлів, створених чи збережених на технічних засобах, що належать роботодавцю.

Водночас законопроєкт встановлює важливі обмеження.

По-перше, моніторинг є крайньою формою контролю роботодавця.

Він може застосовуватися лише тоді, коли інші способи контролю (звіти, пояснення, перевірка результатів роботи тощо) є неефективними.

По-друге, роботодавець повинен заздалегідь поінформувати працівника про запровадження такого моніторингу та обґрунтувати необхідність його здійснення.

У цьому випадку можуть бути використані ті самі способи інформування працівників, про які ми розповідали вище.

Зокрема варто розробити Правила використання робочих технічних засобів та передбачити, що робоча електронна пошта, корпоративні месенджери, використовуються виключно для виконання трудових обов’язків.

Використання трекерів робочого часу

Ще одним інструментом контролю роботи працівників є використання програм для обліку робочого часу (тайм-трекерів). Такі програми можуть фіксувати:

1. час початку та завершення роботи;
2. активність на робочому комп’ютері;
3. використання програм і сайтів;
4. періоди бездіяльності.

Особливо поширеним використання тайм-трекерів стало під час дистанційної та гібридної роботи, коли роботодавець фактично не має можливості контролювати присутність працівника на робочому місці.

Водночас чинне трудове законодавство України прямо не регулює використання таких програм для контролю працівників.

Фактично тайм-трекери збирають інформацію про діяльність працівника під час роботи, що може вважатися обробкою персональних даних.

Саме тому роботодавцю доцільно заздалегідь врегулювати використання тайм-трекерів у локальних документах підприємства.

Зокрема, варто:

1. визначити мету використання програм обліку робочого часу (контроль виконання роботи, облік робочого часу тощо);
2. описати, які саме дані збирає відповідне програмне забезпечення;
3. визначити осіб, які мають доступ до цієї інформації;
4. поінформувати працівників про використання таких програм.

Інформування працівників може здійснюватися шляхом ознайомлення з відповідним наказом, положенням або правилами використання робочих технічних засобів.

Як і у випадку з відеоспостереженням або моніторингом кореспонденції, працівник повинен бути поінформований про застосування таких засобів контролю до початку їх використання.

Це дозволить уникнути звинувачень у прихованому спостереженні за працівниками та зменшить ризики трудових спорів.

Алгоритм впровадження спостереження за працівниками на робочому місці

1. Обґрунтувати мету контролю та визначити його спосіб (відеоспостереження, моніторинг робочої кореспонденції, тайм-трекери тощо).
2. Врегулювати порядок контролю у локальних документах підприємства (наказ, положення, правила використання робочих технічних засобів, правила внутрішнього трудового розпорядку тощо).
3. Заздалегідь поінформувати працівників про застосування відповідних засобів контролю.
4. Забезпечити дотримання вимог щодо захисту персональних даних та обмежити доступ до отриманої інформації.

Шаблони та зразки документів:

Наказ про організацію проведення відеоспостереження на робочому місці

Положення про систему відеоспостереження

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Положення про обробку та захист персональних даних

Наказ про затвердження Положення про обробку та захист персональних даних

Читайте більше:

Як діяти, якщо працівник відкликає дозвіл на обробку персональних даних

Чи можна обробляти персональні дані працівника без його згоди