👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь 🕵️:
Роботодавець може, але не зобов’язаний оцифровувати паперову трудову книжку працівника. Електронна книжка ведеться «за замовчуванням» щойно особа стає платником ЄСВ.
Оцифрована трудова книжка
За розʼясненням ПФУ Вінничини від 13.11.2024, щоб дізнатись про результати оцифрування трудової книжки, необхідно на вебпорталі Пенсійного фонду України виконати наступні дії:
- Роботодавцю зайти в кабінет страхувальника у розділ «Відомості про трудові відносини робітника (трудова книжка)».
- Подивитись статус звернення:
- статус «Виконано» означає, що сканкопії трудової книжки опрацьовані і дані про трудові відносини працівника актуалізовано;
- статус «Скасовано виконання» означає, що звернення містить певні помилки та не опрацьовано і потребує повторного подання (опис причини відхилення вказано в реквізиті «Повідомлення»);
- інші статуси означають, що звернення знаходиться ще в опрацюванні фахівцями Пенсійного фонду.
Електронна трудова книжка
Роботодавець в особистому кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України може сформувати витяг з електронної трудової книжки застрахованої особи (розділ «Комунікації з ПФУ» -> пункт меню «Запит на отримання електронних документів» -> заповнити форму, вказавши дані застрахованої особи та тип звернення «Витяг з ЕТК»). Переглянути сформований витяг можна через пункт меню «Звернення».
Там можна відфільтрувати, визначивши параметри пошуку за датою звернення, РНОКПП особи та статусом обробки. У доступному переліку наданих відповідей шукаємо необхідний документ. Він має іншу назву, не Витяг з ЕТК, а «Відомості про трудову діяльність з РЗО».
Готовий документ можна завантажити у форматі PDF. Він має вигляд таблиці.
Проаналізувавши зміст витягу з електронної трудової книжки застрахованої особи можна зробити висновок, чи оцифрована паперова трудова книжка працівника (роз’яснення ГУ ПФУ в Чернівецькій обл. від 16.01.2025). Адже сформована інформація про трудові відносини містить графу 4 «Дата запису (за сканованими документами)». Якщо там є записи, трудову книжку відскановано, якщо немає – ні: тобто електронна трудова книжка сформована повністю зі звітності, яку подав роботодавець, що буде відображено в графі 3 «Дата запису (за звітними відомостями, поданим роботодавцями)».
Джерело: 7eminar
Читайте більше:
Оцифрування паперової трудової книжки
Сканування паперової трудової книжки: хто, коли та за яких умов
ПФУ вимагає оцифрувати накази і трудові: чи дійсно це обов’язково
Чи можна оцифрувати трудові книжки осіб за цивільно-правовим договором
Оцифрування трудового стажу ФОП: які документи необхідно подати до ПФУ
Як оцифрувати трудову книжку за допомогою телефону: відеоінструкція від ПФУ
