Мобільний зв’язок для працівників: де закінчується робота і починається благо

ПИТАННЯ:

Встановлення лімітів на перевищення вартості мобільного зв’язку у співробітників: чи можна не вважати перевитрати додатковим благом і як мінімізувати податкові ризики?

Перш за все, необхідно розібратись, в якому випадку витрати на мобільний зв’язок вважаються додатковим благом працівника.

Відповідно до роз’яснень податкових органів, розміщених у категорії 103.02 ЗІР зазначено:

Водночас вартість послуг мобільного зв`язку (телефонних розмов з мобільного телефону, який знаходиться на балансі підприємства), що сплачуються за рахунок цього підприємства за здійснені його працівником невиробничі телефоні розмови, розглядається як додаткове благо, одержане працівником від свого працедавця, відповідно до пп. «е» п. 164.2.17 Податкового кодексу України (далі – ПКУ). Про це також зазначено у роз’ясненнях ДПС у категорії 103.02 ЗІР:

Отже, основним критерієм визнання чи не визнання додаткового блага для працівника в даному випадку є здійснення ним виробничих чи невиробничих розмов.

Стосовно підтвердження використання працівниками мобільного зв’язку у виробничих цілях наявні роз’яснення у категорії 201.04.01 ЗІР згідно з якими:

Аналогічні роз’яснення розміщені також на Єдиному державному вебпорталі електронних послуг ДПС 31.05.2023.

Проте варто зауважити, що дані роз’яснення стосуються випадків, коли працівники використовують власні мобільні телефони для виробничих потреб, а підприємство відшкодовує такі витрати працівникам.

Прикладом судової практики із зазначеного питання є постанова Верховного Суду України від 06.06.2023 у справі №826/11941/16, в якій зазначено:

Верховний Суд у даній справі залишив касаційну скаргу без задоволення, а оскаржувані судові рішення – без змін.

Отже, за висновками судів документами, які підтверджують використання мобільного зв’язку виключно з виробничою метою, є:

1. угода про надання послуг мобільного зв’язку;
2. список працівників, які забезпечуються мобільними телефонами у зв’язку з виробничою необхідністю, при цьому суду було цілком достатньо надання в якості доказів на підтвердження використання послуг оператора мобільного зв’язку саме у господарській діяльності наказу про прийняття на роботу відповідних працівників;
3. розрахункові документи, що надаються оператором мобільного зв’язку абоненту, в яких деталізовано використання мобільного зв`язку працівниками підприємства з ідентифікацією закріплених додатком до угоди мобільних номерів особового рахунку абонента.

При цьому в судовому рішенні відсутня інформація щодо того, чи належали мобільні телефони підприємству, чи його працівникам. Отже, або цей факт не досліджувався, або для суду не мав важливого значення.

Ще раніше Вищий адміністративний суд України в ухвалі від 18.05.2010 №К-4877/08 зазначав:

В подальшому суди, посилаючись на Ухвалу ВАСУ від 18.05.2010 у справі К-4877/08-С, також приймали рішення на користь платників за наявності аналогічних підтверджуючих документів. Наприклад, в ухвалі Київського апеляційного адміністративного суду від 13.09.2017 у справі №826/5022/17 зазначено:

Ще один приклад судової практики із зазначеного питання – постанова Одеського окружного адміністративного суду від 13.12.2017 у справі №815/4574/17, в якій зазначено:

Отже, чіткого переліку документів, які б підтверджували зв’язок витрат на послуги мобільного зв’язку із господарською діяльністю платника податків законодавством не встановлено. При цьому позиція податкових органів традиційно більш фіскальна, ніж, наприклад, позиція судів. Проте, щоб не доводити справу до судового розгляду, варто подбати про наявність по можливості більш повного пакета підтверджуючих документів.

Узагальнюючи роз’яснення податкової служби та судову практику, можна дійти висновку, що такими документами можуть бути:

1. наказ керівника про використання службових мобільних телефонів зі списком працівників, які забезпечуються мобільними телефонами у зв’язку з виробничою необхідністю, накази про прийняття на роботу відповідних працівників;
2. положення про використання мобільного зв’язку на підприємстві, затверджене наказом керівника;
3. договір з оператором мобільного зв’язку з визначеним переліком номерів телефонів, що обслуговуються оператором;
4. розрахункові документи, що надаються оператором мобільного зв’язку абоненту, у яких відображаються час переговорів і номер адресата, а також вартість розмов (послуга з так званої деталізації рахунка).

Водночас якщо діяльність підприємства пов’язана з постійними телефонними розмовами, то аналізувати кожного місяця статистику по всім вхідним та вихідним дзвінкам кожного співробітника дійсно не завжди можливо. Тому, на наш погляд, встановлення внутрішніми правилами користування мобільним зв’язком певних лімітів користування у розмірі вартості пакета (тарифу) оператора мобільного зв’язку та визнання додатковим благом суми компенсації підприємством перевищення такого ліміту, є виправданим.

Водночас встановлення додаткового ліміту на суму перевищення вартості пакета (тарифу) оператора мобільного зв’язку, в межах якого перевищення не буде вважатись додатковим благом, може викликати питання контролюючих органів у разі перевірки, тим більше, якщо такі додаткові ліміти становитимуть 70-100 відс. від тарифу. В такому випадку, можливо, доцільно перейти на інший тариф, який передбачає більший обсяг послуг мобільного зв’язку.

Причому, не обов’язково, щоб у всіх працівників компанії був однаковий тариф, адже потреба у мобільному зв’язку в різних підрозділах або у працівників різних посад не однакова і обумовлюється їх робочими функціями. Наприклад, працівникам відділу продажів зазвичай потрібен більший обсяг мобільних послуг, ніж бухгалтерії, або керівникові – більше, ніж рядовому менеджеру.

Отже, для мінімізації фактів оподаткування додаткового блага працівників доцільно проаналізувати обсяги користування мобільним зв’язком на підприємстві в розрізі структурних підрозділів та посад і за результатами:

1. або встановити диференційовані допустимі ліміти перевищення над вартістю тарифу для різних категорій працівників;
2. або надавати в користування тарифи з різними обсягами послуг мобільного зв’язку залежно від потреби (цей варіант, на нашу думку, є більш надійним з точки зору ризиків).

Але в будь-якому з варіантів зазначене повинно бути обґрунтовано в положенні про користування мобільним зв’язком виробничими потребами та робочими функціями працівників та структурних підрозділів.

При цьому недоцільно вносити до положення замість посад конкретні прізвища працівників, бо працівники можуть звільнятися з посад чи переходити з однієї посади на іншу, а обсяг послуг мобільного зв’язку зумовлений саме посадою, а не особистістю працівника. Інакше кожна зміна прізвища на будь-якій посаді спричинятиме необхідність затвердження нового положення.

Також, не варто забувати, що основним критерієм невизнання оплати працівникам мобільного зв’язку є зв’язок з господарською діяльністю Отже, навіть за наявності самостійно встановленого граничного рівня перевищення тарифу, яке не вважається додатковим благом, варто передбачити необхідність доведення працівником, що зазначене перевищення обумовлене здійсненням виробничих розмов.

З огляду на зазначене, варіант надання різним категоріям працівників різних тарифних пакетів мобільного зв’язку в обсязі, достатньому для виконання функціональних обов’язків, є більш надійним, потребує оформлення меншої кількості документів та, сподіваємось, сприятиме зменшенню випадків перевищення тарифу.

Інший варіант унеможливлення перевитрат – придбання пакетів мобільних послуг на умовах абонентської плати. В такому випадку плата встановлюється за місяць, а також надання послуг зв’язку блокується при перевищенні працівником обсягу пакетних послуг.

Джерело: Консалтингова компанія White Consulting

Шаблони та зразки документів:

Службова записка про закріплення корпоративного номеру мобільного телефону

Наказ про введення в дію змін до Правил внутрішнього трудового розпорядку (використання мобільного телефону)

Наказ про закупівлю мобільних телефонів та користування службовим мобільним зв'язком

Положення про користування мобільним зв'язком у ТОВ