Новий офіс, рахунок чи дропшипінг – 8 критичних змін, які повинен знати бухгалтер

Зміна персональних даних: прописка, ПІБ

Здавалося б, суто особиста справа. Але для податкової ви як ФОП прив’язані до місця реєстрації. Якщо ви змінили прописку (навіть у межах одного міста) або отримали новий паспорт через зміну прізвища, для держави ви – суб’єкт з новими даними.

Що потрібно зробити?

Негайно повідомити бухгалтера, щоб він подав заяву про внесення змін до Реєстру платників єдиного податку. Найзручніше це зробити онлайн через портал «Дія», де можна одночасно подати заяви і державному реєстратору, і до податкової служби.

Чому це важливо?

Хоча прямого штрафу за неповідомлення немає, невідповідність даних у реєстрах є прямою підставою для анулювання вашої реєстрації платником єдиного податку за результатами перевірки.

Новий напрям діяльності: невраховані КВЕДи

Ви почали продавати супутній товар або надавати нову послугу? Чудово! Але чи є у вас відповідний КВЕД (класифікатор видів економічної діяльності)?

Що потрібно зробити?

Перед отриманням першого ж доходу за новим напрямом узгодьте його з бухгалтером. Він перевірить, чи є потрібний код у ваших реєстраційних даних, і за потреби допоможе додати його.

Чому це важливо?

Отримання доходу за діяльністю, на яку не зареєстровано КВЕД, є грубим порушенням умов перебування на спрощеній системі.

Наслідки – оподаткування такого доходу за ставкою 15% та ризик втрати статусу «єдинника» з наступного звітного періоду.

Вихід на міжнародний ринок та валютні надходження

Робота із закордонними замовниками чи майданчиками (Upwork, Etsy, Amazon) відкриває нові горизонти, але й додає вимог.

Що потрібно зробити?

Повідомте бухгалтера про відкриття валютного рахунку та очікування першого платежу.

Чому це важливо?

По-перше, не всі групи єдиного податку дозволяють певні види зовнішньоекономічної діяльності.

По-друге, бухгалтер має коректно розрахувати дохід за офіційним курсом НБУ на дату надходження коштів на ваш валютний рахунок, а не на дату виставлення інвойсу. Ігнорування цих аспектів – це ще один шлях до проблем з податковою.

Нові інструменти оплати: рахунок в NovaPay та післяплата

Почали отримувати оплату за товари через NovaPay? Це зручно для клієнта, але тут виникає складна податкова ситуація.

Що потрібно зробити?

Терміново проконсультуватися з бухгалтером щодо необхідності реєстрації РРО / ПРРО.

Чому це важливо?

Існує правова колізія. З одного боку, ДПС трактує операції через фінансові установи, як-от NovaPay, як розрахункові, що вимагає обов’язкового застосування РРО / ПРРО. З 1 серпня 2025 року відповідальність за роботу без реєстратора величезна – штраф у розмірі 100 – 150% від вартості проданих товарів.

З іншого боку, 16 липня 2025 року Верховний Суд відмовив у відкритті касаційного провадження за скаргою ДПС, залишивши в силі рішення апеляційного суду на користь ФОП у подібній справі. Це створило потужний прецедент, але не змінило офіційної позиції податкової. Ваше рішення (фіскалізувати чи бути готовим до суду) має базуватися на оцінці ризиків.

Зміна «географії» бізнесу

Ви переїхали в новий офіс, відкрили магазин, склад чи просто почали доставляти товари з іншого міста? Для податкової це – зміна місця провадження господарської діяльності.

Що потрібно зробити?

Повідомити бухгалтеру точну нову адресу для подання заяви до реєстру та форми 20-ОПП.

Чому це важливо?

Ця адреса має бути внесена до реєстру платників єдиного податку. Інакше діяльність за незареєстрованою адресою вважатиметься порушенням умов перебування на спрощеній системі.

Трансформація бізнес-моделі, наприклад, дропшипінг

Дропшипінг – популярна модель, але з юридичної точки зору вона має багато підводних каменів.

Що потрібно зробити?

Обговорити з бухгалтером схему роботи: хто отримує гроші, від чийого імені відправляється товар, які договори укладено з постачальником.

Чому це важливо?

Залежно від схеми, вам можуть знадобитись КВЕДи посередницьких послуг (наприклад, 46.19 «Діяльність посередників у торгівлі товарами широкого асортименту»), а не роздрібної торгівлі (47.91).Важливо розуміти, що оподаткування лише комісійної винагороди можливе тільки за умови укладення з постачальником саме посередницького договору (наприклад, договору комісії).

Обраний КВЕД має відповідати суті цих договірних відносин. Неправильне оформлення – це ризик отримання доходу без КВЕД або перевищення ліміту доходу.

Відкриття будь-якого нового банківського рахунку

Навіть якщо це просто додатковий гривневий рахунок в іншому банку.

Що потрібно зробити?

Надати бухгалтеру реквізити нового рахунку.

Чому це важливо?

Податкова автоматично отримує дані про всі ваші бізнес-рахунки від банківських установ. Бухгалтер повинен бачити рух коштів по всіх рахунках, щоб коректно вести облік та формувати звітність.

Отримання статусу нерезидента або виїзд за кордон на тривалий час

Якщо ви плануєте тривале перебування за межами України (понад 183 дні), це може вплинути на ваш податковий статус.

Що потрібно зробити?

Проконсультуватися з бухгалтером щодо податкових наслідків та правил ведення діяльності з-за кордону.

Чому це важливо?

Це може вплинути на питання податкового резидентства та зобов’язання зі сплати податків в іншій країні. Для уникнення подвійного оподаткування може знадобитися отримання в українській ДПС довідки про підтвердження статусу податкового резидента України.

Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа

Читайте більше:

Як ФОПу-єдиннику вести облік доходів: еквайринг, ПРРО, банківські виписки та уникнення задвоєння доходу

Як змінити (додати / видалити) КВЕД через «Дію»: інструкція для ФОП

ФОП змінив адресу / місце реєстрації у 2025 році: що, коли та як потрібно оновити

Зміна адреси ФОП: куди сплачувати податки та подавати звітність

Оплати на IBAN та платіжні рахунки NovaPay: ДПС поставила крапку чи застосовувати РРО / ПРРО