Оформлення та оплата простою на підприємстві

1. Документальне оформлення простою
2. Місце перебування працівників під час простою
3. Простій у період воєнної агресії
4. Табелювання й оплата часу простою
5. Випадки збереження середнього заробітку за час простою
6. Відпустка у період простою
7. Простій і відпускний стаж
8. Лікарняні під час простою
9. Висновки

Простій визначають як тимчасове зупинення роботи, спричинене відсутністю організаційних або технічних умов для її виконання, дією непереборної сили чи іншими обставинами (ч. 1 ст. 34 Кодексу законів про працю, далі – КЗпП).

Простій можна оголошувати як для всього підприємства, так і для окремого структурного підрозділу (цеху, відділу тощо) чи навіть для одного працівника. Причини, що можуть призвести до простою, поділяють на:

1. об’єктивні – виробничі чи економічні обставини, у тому числі обставини непереборної сили;
2. суб’єктивні – дії або бездіяльність самого працівника, керівників чи роботодавця.

Залежно від причин простою застосовують різні законодавчі гарантії.

Наприклад, коли простій виникає через винні дії працівника, його час не підлягає оплаті (ст. 113 КЗпП).

Якщо ж зупинка роботи спричинена обставинами, що не залежать від працівника, діють інші правила, закріплені в ст. 113 КЗпП:

1. Час простою оплачують у розмірі не менше ніж дві третини тарифної ставки (окладу), встановленої працівнику.
2. За згодою працівника його можуть тимчасово перевести на іншу роботу, враховуючи його професію та кваліфікацію:
3. на весь період простою – на тому самому підприємстві;
4. до одного місяця – на інше підприємство в межах тієї самої місцевості.

Важливо! Відмова працівника від переведення на іншу роботу у зв'язку з простоєм не може бути підставою для застосування дисциплінарних стягнень

Документальне оформлення простою

Простій має бути належно оформлений документально, щоб уникнути трудових спорів та претензій контролюючих органів.

Якщо виникає простій, то працівник повинен повідомити про це власника або уповноважений ним орган, а також свого безпосереднього керівника – бригадира, майстра чи іншу посадову особу (ч. 2 ст. 113 КЗпП). Такої необхідності немає, якщо йдеться про випадки зупинки роботи цілого підрозділу чи підприємства.

Закон не визначає спеціальної форми такого повідомлення, тому воно може бути як усним, так і письмовим. На практиці зазвичай складають доповідну записку. Основна вимога – своєчасність повідомлення (див. лист Мінпраці від 23.10.2007 №257/06/187-07).

Якщо простій не пов’язаний із провиною працівника, його підтверджують актом довільної форми, де зазначають причини призупинення роботи (див. лист Мінсоцполітики від 04.10.2013 №179/06/186-13).

Додатково обов’язковим є оформлення наказу керівника чи уповноваженої особи про запровадження простою.

Завантажуйте зразки:

1. Наказ про оголошення простою;
2. Наказ про оголошення простою з вини працівника;
3. Наказ про оголошення простою внаслідок відсутності електроенергії через значні руйнування енергетичної інфраструктури.

Тож важливими документами для оформлення простою є повідомлення працівника (доповідна), акт про простій та наказ керівника.

Місце перебування працівників під час простою

Трудове законодавство прямо не визначає, де саме мають перебувати працівники у період простою, – вдома чи на робочих місцях.

Якщо простій має тривалий характер (цілодобовий або на кілька днів/тижнів), це питання слід обов’язково врегулювати у наказі керівника підприємства. У ньому роботодавець має чітко вказати, чи необхідна присутність працівників на робочих місцях, чи вони можуть залишатися вдома.

Крім того, порядок перебування працівників під час простою можна передбачити у правилах внутрішнього трудового розпорядку підприємства. Саме цей документ встановлює взаємні права та обов’язки працівників і адміністрації, регламентує початок і закінчення робочого дня, порядок обліку виходів на роботу та залишення робочого місця тощо (ч. 1 ст. 142 КЗпП).

Простій у період воєнної агресії

Простій можна вводити у зв’язку з обставинами, які зумовлені військовою агресією проти України, що унеможливлює виконання роботи. Це підтверджує у своєму роз'ясненні Держпраці.

У такому випадку роботодавець ухвалює рішення про оголошення простою. Для цього складають відповідний наказ (розпорядження), у якому зазначають:

1. підставу для простою (наприклад, бойові дії, руйнування виробничих потужностей, загроза життю та здоров’ю працівників);
2. дату початку і, за можливості, передбачуваний строк простою;
3. категорії працівників, яких він стосується;
4. умови перебування працівників під час простою (на робочому місці чи поза ним).

Увага! Під час дії воєнного стану працівники зберігають право на оплату відповідно до ч. 1 ст. 113 КЗпП, якщо простій встановлено не з їхньої вини

Табелювання й оплата часу простою

Для фіксації періоду простою в табелі обліку використання робочого часу (за типовою формою №П-5) використовують спеціальне позначення: літерний код «П» або числовий – «23».

У ст. 113 КЗпП передбачено два основних підходи до оплати періоду простою, вибір яких залежить від конкретних обставин, що його спричинили:

1. у розмірі не менше, ніж дві третини від тарифної ставки встановленого працівникові розряду (або від його окладу);
2. у розмірі середньої заробітної плати (такий спосіб застосовують, коли підприємство перебуває на етапі освоєння нового виробництва чи продукції).

Ці розміри є лише мінімальними гарантіями, встановленими на законодавчому рівні. У колективному договорі конкретного підприємства можуть бути закріплені й вищі розміри виплат за час простою.

Якщо ж простій спричинений діями чи бездіяльністю самого працівника, заробітну плату за цей час не нараховують.

На замітку! Для виконання вимог щодо дотримання мінімального розміру заробітної плати оплату за час простою враховувати не потрібно (листі Мінсоцполітики від 17.05.2017 №1452/0/101-17)

Суми оплати за час простою зараховують до об'єкта оподаткування ПДФО та ВЗ й до бази нарахування ЄСВ, адже оплата простоїв не з вини працівника є платою за невідпрацьований час і входить до фонду додаткової заробітної плати (пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5).

Витрати на оплату простою відображають у складі витрат того звітного періоду, у якому вони були понесені (п. 7 НП(С)БО 16, затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.1999 №318).

ПРИКЛАД 1: Простій не з вини працівника протягом повного місяця

Працівник має місячний оклад 18 000,00 грн. Протягом усього вересня 2025 року він не працював через простій на підприємстві. У відпустці чи на лікарняному в цей період не перебував.

Обчислюємо суму оплати за час простою: 18 000 грн × 2/3 = 12 000 грн.

ПРИКЛАД 2: Частковий простій протягом місяця

У вересні 2025 року співробітник працював з 1 по 12 число (10 робочих днів), а з 15 по 30 число (12 робочих днів) на підприємстві був оголошений простій. Оклад працівника становить 20 000 грн. Загальна кількість робочих днів у квітні – 22.

Для розрахунку загальної суми виплат за вересень необхідно визначити:

1. розмір денного заробітку у вересні: 20 000 грн ÷ 22 робочий день = 909,09 грн/день;
2. заробітну плату за фактично відпрацьований час: 909,09 грн × 10 робочих днів = 9090,91 грн;
3. оплату за період простою: 909,09 грн × 2/3 × 12 робочих днів = 7272,72 грн;
4. загальну суму до нарахування за вересень: 9090,91 грн + 7272,72 грн = 16 363,63 грн.

Випадки збереження середнього заробітку за час простою

Збереження середнього заробітку за час простою передбачено у таких ситуаціях:

1. коли виникає виробнича ситуація, що становить небезпеку для життя чи здоров'я працівника, людей навколо нього або для довкілля, і ця ситуація виникла не з його вини (ч. 3 ст. 113 КЗпП);
2. на час освоєння нового виробництва чи нової продукції, але на термін, що не перевищує шість місяців (ч. 5 ст. 113 КЗпП);
3. якщо працівника, за його згодою, переводять на іншу, нижчеоплачувану роботу через простій, з оплатою праці за виконану роботу, але не нижчою, ніж середній заробіток за попередньою роботою (ст. 33 КЗпП).

Відпустка у період простою

Простій не позбавляє працівників права на щорічну основну чи додаткову відпустку. Її можна надати як за графіком, так і за домовленістю сторін.

Якщо працівник перебуває у відпустці, а в цей час на підприємстві оголошено простій, на нього це не впливає – відпустка триває у звичайному порядку з оплатою середнього заробітку.

Простій і відпускний стаж

До стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, зараховують час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) та заробітна плата повністю або частково (ст. 9 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 №504/96-ВР). Тож час перебування у простої входить до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку (див. роз’яснення Держпраці від 07.10.2022).

Разом з тим, працівник не має права на щорічну додаткову відпустку за період простою. Адже до періодів роботи, що дають право на щорічні додаткові відпустки, відносять час фактичної роботи зі шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці. Під час простою дія трудового договору з працівниками продовжується, проте вони не виконують свої посадові обов’язки.

Лікарняні під час простою

Якщо працівник під час простою виходить згідно з графіком на роботу або у нього настало право на відпустку по вагітності та пологах, допомогу по тимчасовій втраті працездатності надають за всі дні непрацездатності, за які працівник втрачає оплату.

В інших випадках, якщо під час тривалого простою працівник не підпорядковується правилам внутрішнього трудового розпорядку, – підстави для оплати лікарняного як за рахунок коштів роботодавця, так і за рахунок коштів Пенсійного фонду України відсутні (див. роз’яснення ПФУ від 10.01.2025).

Рішення про відмову в призначенні страхової виплати працівнику під час простою приймає страхувальник або уповноважені ним особи.

Якщо працівник захворів під час простою (який оголошено не з вини працівника), то листок непрацездатності не оплачують. За цей період працівникові зберігається оплата простою у розрахунку не нижче від двох третин встановленого окладу.

Висновки

1. Простій можна оголошувати як для всього підприємства, так і для окремого структурного підрозділу (цеху, відділу тощо) чи навіть для одного працівника.
2. Важливими документами для оформлення простою є повідомлення працівника (доповідна), акт про простій та наказ керівника.
3. Час простою не з вини працівника оплачують із розрахунку не нижче від двох третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу).
4. Час перебування у простої входить до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, але його не враховують для надання щорічної додаткової відпустки.
5. Якщо працівник захворів під час простою (який оголошено не з вини працівника), то листок непрацездатності не оплачують.

Джерело: 7eminar

Шаблони та зразки документів:

Наказ про припинення простою

Акт простою з вини роботодавця

Табель обліку використання робочого часу

Наказ про припинення простою працівника

Доповідна записка про запровадження простою

Наказ про оголошення простою з вини працівника

Наказ про оголошення простою через воєнний стан

Правила внутрішнього трудового розпорядку на 2025 рік

Повідомлення про відмову у призначенні допомоги з тимчасової втрати працездатності (простій)

Наказ про оголошення простою внаслідок відсутності електроенергії через значні руйнування енергетичної інфраструктури

Читайте більше:

Чи буде оплачено лікарняний, якщо підприємство у простої

Чи потрібно оплачувати простій, якщо працівник без попередження виїхав за кордон

Чи враховується період простою при наданні додаткової відпустки за роботу в шкідливих умовах

Працівникам платитимуть 2/3 окладу за час простою за рахунок держбюджету: законопроєкт №14064