Крок 0 у 2025 році: аудит ризиків перед початком процедури звільнення за прогул

Що таке прогул: три години, що вирішують все

Прогул – це не просто відсутність на роботі. Це відсутність працівника на роботі без поважних причин понад три години (безперервно або сумарно) протягом одного робочого дня (п. 4 ч. 1 ст. 40 Кодексу законів про працю, далі – КЗпП).

Ключові моменти:

1. Тривалість: Більше трьох годин. Запізнення на дві години – це порушення дисципліни, але ще не прогул.
2. Причина: Відсутність саме «поважної» причини. Тягар доведення її неповажності лежить на роботодавцеві.
3. Підсумовування: Три години не обов’язково мають бути послідовними. Працівник може бути відсутнім годину вранці, годину після обіду та годину наприкінці дня – це також вважатиметься прогулом.
4. Важливо: Обідня перерва, яка не входить до робочого часу, не перериває підрахунок, але й не враховується в загальну тривалість прогулу. Фіксувати в акті потрібно саме години відсутності на робочому місці.

Ключовий нюанс: «робоче місце» vs «територія підприємства»

Найпоширеніша помилка роботодавців – плутати поняття «відсутність на робочому місці» та «відсутність на роботі». Судова практика та роз’яснення Держпраці чітко вказують: якщо працівник перебуває на території підприємства, але не на своєму конкретному робочому місці (за столом, верстатом), це не є прогулом.

Таке діяння може бути розцінене як порушення трудової дисципліни, за яке можна оголосити догану, але не звільнити за п. 4 ст. 40 КЗпП. Прогул – це відсутність саме на території підприємства чи об’єкта, де працівник має виконувати свої обов’язки.

Замість загального «офіс компанії» вкажіть: «кабінет №15, 2-й поверх» або «складальна лінія №2, цех №1». Це унеможливить маніпуляції та посилить вашу позицію, що підтверджується практикою Верховного Суду.

Крок 0: Аудит ризиків перед початком процедури – версія 2025

Перш ніж запускати маховик бюрократичної процедури, далекоглядний роботодавець у 2025 році має зробити паузу і провести швидкий, але критично важливий аудит ризиків. Цей «нульовий крок» заощадить час, гроші та нерви.

Перевірка статусу території: чи не діє пряма заборона?

Перевірте актуальний Перелік територій на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією від 28.02.2025 № 376, затверджений Мінрозвитку.

Цей перелік є «живим» документом. Статус території необхідно перевіряти за останньою чинною редакцією саме на конкретну дату відсутності працівника. Якщо відповідь «так» – процедура звільнення за прогул є незаконною згідно з прямою нормою Закону України від 01.05.2025 №4412-IX «Про внесення змін до Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №4412).

Перевірка статусу працівника: чи є імунітет?

Наприклад, якщо працівник є членом виборного профспілкового органу, то навіть під час воєнного стану для його звільнення потрібна попередня згода профспілки.

Це критично важливий виняток, прописаний у Законі України від 24.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136), який залишає в силі ст. 43 КЗпП для цієї категорії працівників. Ігнорування цієї вимоги – гарантований програш у суді. Для звільнення рядових членів профспілки згода на період воєнного стану не потрібна.

Покроковий алгоритм звільнення: діємо без помилок

Крок 1. Негайна фіксація відсутності

Крок 2. Отримання письмових пояснень (за новими правилами комунікації)

Це обов’язковий етап (ст. 149 КЗпП). Ви повинні надати працівнику можливість пояснити причини своєї відсутності.

1. Найкращий спосіб – вручити офіційну вимогу про надання пояснень під підпис.
2. Якщо працівник не виходить на зв’язок, надішліть вимогу рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення на його адресу реєстрації, а також на інші відомі контакти, використовуючи нові правила комунікації.
3. Якщо працівник відмовляється надавати пояснення – складіть про це відповідний акт про відмову у присутності свідків.

Нові правила комунікації 2025: «Безпечна гавань» для роботодавця

З 14 червня 2025 року, згідно із Законом №4412-IX, сторони трудового договору зобов’язані підтримувати зв’язок та оновлювати контактні дані. Ця норма створює не пастку, а «безпечну гавань» для добросовісної сторони.

Як це працює: Закон встановлює дзеркальну відповідальність. І працівник, і роботодавець зобов’язані повідомляти один одного про зміну контактних даних (e-mail, телефон, адреса) протягом 10 днів.

Якщо одна зі сторін цього не зробила, то комунікація, здійснена іншою стороною за останніми відомими контактами, вважається належною. Це створює юридичну презумпцію повідомлення.

Рішення: Заздалегідь зафіксуйте в трудовому договорі або окремій заяві працівника офіційні та пріоритетні канали комунікації (конкретний e-mail, номер телефону) та його обов’язок повідомляти про їх зміну. Це встановить чіткі «правила гри» і зафіксує ті самі «останні відомі дані», захищаючи вас у разі спору.

Крок 3. Аналіз причин та ухвалення рішення

Крок 4. Видання наказу та дотримання строків

Призупинення договору та стратегічні дилеми 2025 року

Якщо працівник з території активних бойових дій не виходить на зв’язок, одним з механізмів є призупинення дії трудового договору (ст. 13 Закону №2136-IX).

Станом на липень 2025 року не існує законодавчого обмеження строку одностороннього призупинення договору за ініціативою роботодавця (крім тривалості воєнного стану).   

Стратегічна дилема 2025: Прогул vs. Відсутність понад 4 місяці

Заборона звільнення за прогул працівника із зони бойових дій створює для роботодавця складну юридичну дилему.

Що робити, якщо зв’язок із таким працівником відсутній місяцями?

Тут на сцену виходить інша підстава для припинення договору – п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП (відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад 4 місяці поспіль).   

Ключова відмінність полягає в тому, що прогул – це дисциплінарне стягнення за вину, тоді як звільнення за п. 8-3 ст. 36 КЗпП – це припинення договору через тривалу невизначеність.  

 Заборона Закону №4412-IX стосується конкретно прогулу. Формально вона не поширюється на звільнення за 4-місячну відсутність. Однак застосування цієї норми до працівника із зони бойових дій є високоризиковим.

Суд може розцінити це як спробу обійти пряму заборону закону, особливо якщо працівник хоча б раз намагався вийти на зв’язок, що нівелює умову «відсутності інформації».

Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа   

Читайте більше:

Призупинення дії трудового договору: незабаром – нові вимоги для роботодавців

Особливості звільнення працівника за прогул

Прогул працівника: нові заборони для звільнення під час воєнного стану