Як правильно зберігати кадрові документи минулих років: списки, справи звільнених працівників

Як правильно зберігати документи минулих років? Списки, справи зі звільненими, чи потрібно їх зшивати? Звільнених зберігаємо разом, і чоловіків і жінок?


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Місце та умови зберігання, а також порядок упорядкування та оформлення справ, завершених у діловодстві залежить від строку зберігання відповідних справ.


Строк зберігання справ слід визначити на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5.


Справи тимчасового строку зберігання (до 10 років включно) до опису не вносять, в архів не передають, прошивати аркуші цих справ, робити до них титульний аркуш, внутрішній опис та засвідчувальний напис – не потрібно.


Справи тривалого строку зберігання, зокрема з кадрових питань (особові справи звільнених працівників, особові картки працівників (форма П-2 тощо) підлягають переданню в архів. Тому мають бути упорядковані належним чином, прошиті, пронумеровані. Такі справи включають до відповідного опису справ.


Всі технологічні процеси з упорядкування, описання, зберігання справ тривалого строку зберігання, зокрема особових справ працівників, унормовані та чітко регламентовані у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила).


Особливу увагу радимо звернути на главу 2. «Вимоги до оформлення справ, що підлягають архівному зберіганню» у розділі VI цих Правил.


Особові справи звільнених працівників систематизують за роками звільнення, а у межах року – за алфавітом прізвищ. Не виокремлюють справи працівників чоловічої та жіночої статі.


👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум».


Джерело: 7еminar


Читайте більше:


Кадрові документи на підприємстві

Відмітка «Копія» на кадрових документах: чи (не)обов'язкова

Виявили помилку в наказі: як правильно оформити внесення змін

Відмовляються приймати документи через колір ручки? Захистіть свої права законом!

Перш ніж знищувати документи, переконайтеся, що строки зберігання вже закінчились. І допоможе в цьому Сервіс «Строки зберігання документів». З ним ви будете певні на всі 100%! Спробуйте вже зараз!

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇