Правила оприбуткування та списання канцелярських товарів і витрат

У Вашому випадку як кава, чай, цукор, тощо, так і господарчи та канцелярські товари відносяться до запасів як ативі, які «утримуються для споживання під час виробництва продукції, виконання робіт та надання послуг, а також управління підприємством» (п.4 НП(С)БО – 9 «Запаси», https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99#o18 ).

Тому для обліку слід застосовувати субрахунок 209 «Інші матеріали».

Щодо списання таких запасів як паперові стакани, кава, чай, цукор та цукерки: варто розподілити, які з них використовуються відділом збута у разі відвідування офісу покупцями ( у т.ч. і потенціальними ). Вартість таких запасів відносите як «інші витрати, пов'язані зі збутом продукції, товарів, робіт, послуг» (п.19 НП(С)БО – 16 «Витрати на збут», https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o39 ) до витрат на збут, тобто на рах.93 – Дт93 – Кт209

Вартість інших запасів відносите до адміністративних витрат (п.18 НП(С)БО – 16, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o39 ), тобто на рах.92 – Дт92 – Кт209. Також на рах.92 відносите вартість господарчих та канцелярських товарів.

Щодо документального оформлення - дійсно, варто, що б у підприємстві був наказ, де слід зафіксувати мету придбання наведених товарів ( забезпечення нормальних умов праці, створення позитивного іміджу, тощо ), порядок оформлення їх видачі ( роздавальні відомості та акти списання ).

Єдиної форми документів не існує, але слід мати на увазі, що первинний документ повинен відповідати загальним вимогам до обов’язкових реквізитів первинних документів, які наведені у ч.2 ст.9 Закону про бухгалтерський облік ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 ), а саме первинні документи повинні мати:

«дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції».

Щодо можливості групування – дійсно, у Вашому випадку цілком можливо здійснити певні групування, наприклад: «Папір білий», «Ручка кульова» , «Миючі та чистячі засоби», тощо.

Це цілком відповідає вимогам п.7 НП(С)БО – 9 «Запаси» ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99#o70 ), «одиницею бухгалтерського обліку запасів є їх найменування або однорідна група (вид)».

Та такий варіант ведення обліку слід зафіксувати в наказі про облікову політику.

Пропонуємо Вам ознайомитися з матеріалами на сайті Семінар Ком:

- від 27.09.26 р. «Облік паперу, папок, ручок та інших ТМЦ як «Канцтовари»: чи буде проблема при перевірці», https://7eminar.ua/news/24698-oblik-paperu-papok-rucok-ta-insix-tmc-yak-kanctovari-ci

- від 10.10.25 р. «Рахунок 209 чи 22 для канцтоварів: що обрати бухгалтеру», https://7eminar.ua/news/13235-raxunok-209-ci-22-dlya-kanctovariv-shho-obrati-buxgalteru

- від 20.05.26 р. «Чай, кава, солодощі для працівників та відвідувачів: облік та оподаткування», https://7eminar.ua/news/2120-cai-kava-solodoshhi-dlya-pracivnikiv-ta-vidviduvaciv-oblik-ta-opodatkuvannya

Раді допомогти, звертайтесь ще!