Оформлення дистанційної роботи логістів та водіїв без офісу

Щодо електронного документообороту

Будь-яке підприємство має право організувати електронний внутрішній документооборот, адже Закон про бухоблік № 996 в ст. 9 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14?find=1&text=%D1%80%D0%B5%D0%B3%D1%96%D1%81%D1%82%D1%80#n155) визначає наступне:

"2. Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі...

...Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг...

6. У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.

7. Підприємство вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого строку."

Отже, всі своренні електронні документи мають відповідати вимогам Закону про електронні документи та електронний документообіг № 851 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n29) визначає наступне:

"Стаття 5. Електронний документ

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Стаття 6. Електронний підпис та електронна печатка

Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.

Для підтвердження достовірності походження та цілісності електронного документа може використовуватися електронна печатка.

Накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа.

...Суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених законодавством, або за домовленістю між відповідними суб’єктами...

Стаття 7. Оригінал електронного документа

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".

...Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії..."

Отже, якщо саме з дотриманням вказаних вимог Закону № 851 Ви створюєте та зберігаєте електронні документи, то це можна робити.

Якщо Ви маєте на увазі ситуацію, при якій Ви формуєте будь-які документи в паперовій формі, скануєте їх, а потім направляєте через месенджери (Вайбер, Телеграм, інші), то такі скапкопії документів не є оригіналами, та не можуть бути підставою для бухобліку. В будь-якому разі такі документи первісно створені в паперолвій формі мають зберігатися в оригіналах в паперовій формі та містити "живі" підписи).

Якщо окремі документи формуються в Вашій бухгалтерській програмі, наприклад, такі як видаткові накладні, акти списання ТМЦ, акти ввезення в експлуатацію ОЗ, авансові звіти, тощо, то це ще не електронні документи, якщо вони не підписані електронним підписом осіб, що вказані в цих документах. В цій ситуації створені в програмі документи мають бути:

- або роздруковані та підписані живими підписами

- або підписані електронними підписами, але не в бухпрограмі, а через систему електронного документообігу.

Щодо облаштування укриття

Деякі питання оптимізації захисту населення та реагування на загрози засобів повітряного нападу затверджені Постановою КМУ від 04.09.2026 № 1092 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1092-2026-%D0%BF#Text), яка визначає наступне:

"1. Установити, що:

1) сигнал “Повітряна тривога” у загальнодержавній, територіальних, місцевих автоматизованих системах централізованого оповіщення, а також спеціальних, локальних та об’єктових системах оповіщення за інформацією Повітряних Сил Збройних Сил диференціюється з класифікацією за такими рівнями загроз засобів повітряного нападу:

червоний рівень — ракетна або ракетно-дронова загроза, або масована дронова загроза;

жовтий рівень — дронова загроза.

2) у разі встановлення жовтого рівня загрози суб’єкти господарювання незалежно від форми власності:

можуть провадити діяльність в приміщеннях, будівлях, спорудах чи на територіях, де наявні захисні споруди, тимчасове або постійне укриття для персоналу та відвідувачів, або у приміщеннях, будівлях чи спорудах, які є спорудами подвійного призначення або у складі яких наявний безпечний простір;

в приміщеннях, будівлях, спорудах чи на територіях яких відсутнє тимчасове або постійне укриття, можуть провадити свою діяльність за погодженням з трудовим колективом до облаштування укриття, але не довше ніж протягом трьох місяців з дня набрання чинності цією постановою. Особливості провадження діяльності деяких суб’єктів господарювання визначаються окремим рішенням Кабінету Міністрів України.

Суб’єкти господарювання облаштовують безпечний простір у приміщеннях, будівлях чи спорудах, які не належать до споруд подвійного призначення або у складі яких відсутній безпечний простір.

Безпечний простір — найбільш захищені зони у визначених балансоутримувачами приміщеннях, будівлях чи спорудах, які облаштовуються в межах реалізованих об’ємно-планувальних рішень у спосіб, що дає можливість захистити персонал та відвідувачів суб’єкта господарювання від побічної дії звичайних засобів ураження та максимального надлишкового тиску вибуху (в кілопаскалях), визначеного Міністерством оборони разом з Генеральним штабом Збройних Сил, на підставі проведених такими балансоутримувачами розрахунків. Про наявність безпечного простору балансоутримувач або суб’єкти господарювання незалежно від форми власності декларують шляхом інформування відвідувачів та персонал.

Балансоутримувач і суб’єкти господарювання інформують персонал та відвідувачів про наявність укриття та безпечного простору шляхом розміщення на входах до приміщень, будівель, споруд чи територій, їх зовнішніх стінах (огорожах) табличок з написом “Об’єкт забезпечений укриттям”, або “Об’єкт забезпечений безпечним простором”, або “Об’єкт не забезпечений укриттям” розміром 100 × 60 сантиметрів, а також визначають порядок дій персоналу в разі сигналу “Повітряна тривога”.

При оголошенні сигналу “Повітряна тривога” суб’єкт господарювання (балансоутримувач) зобов’язаний забезпечити доведення такого сигналу до персоналу та відвідувачів.

Перебування відвідувачів в приміщеннях, будівлях, спорудах чи на територіях таких суб’єктів господарювання здійснюється на власний розсуд відвідувачів;"

Отже, господарська діяльність суб`єкта господарювання може продовжуватись на його території (в приміщенні, споруді) за умови дотримання визначених Постановою № 1092 правил безпеки, зокрема, за наявності укриттів, приміщень, тимчасових або постійних укриттів, споруд подвійного призначення, безпечного простору, якими можуть скористатися працівники та відвідувачі.

Якщо Ви всі працюєте віддалено (дистанційно), тобто, по всіх працівниках наявні договори про дистанційну роботу за правилами ст. 60-2 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n1571), на нашу думку, якщо Ваш склад зяавлений як юридична адреса в ЄДР, абе все ж час від часу він використовується водіями чи іншими працівниками та/або контрагентами, то Ви маєте облаштувати на цьому складі один з видів захисту для людей, на які вказує Порядок № 1092:

захисні споруди,

тимчасове або постійне укриття для персоналу та відвідувачів, або у приміщеннях, будівлях чи спорудах, які є спорудами подвійного призначення або у складі яких наявний безпечний простір.

Для дистанційних працівників нічого не змінилося:

1) оскільки робоче місце дистанційного працівника не є стаціонарним приміщенням роботодавця, підприємство не зобов'язане облаштовувати укриття конкретно для кожного працівника вдома. Відповідальність за безпеку під час повітряної тривоги в такому разі покладається на самого працівника, який самостійно обирає безпечне місце для праці (наприклад, власне помешкання, укриття тощо).

2) згідно зі ст. 60-2 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n1571) роботодавець відповідає за безпечні та нешкідливі умови праці лише на стаціонарних робочих місцях. У разі дистанційної роботи роботодавець проводить інструктаж (навчання) з безпеки життєдіяльності та поведінки під час повітряної тривоги, але не контролює фізичне помешкання працівника.

Рекомендації для роботодавця:
- оновити внутрішні локальні акти (накази, положення про дистанційну роботу) - закріпити норму про те, що працівники, які працюють дистанційно, зобов'язані під час оголошення повітряної тривоги переривати робочий процес і прямувати до найближчого укриття за місцем свого фактичного перебування.
- провести додатковий інструктаж для дистанційних працівників щодо правил безпеки під час повітряних тривог.

Додатково - https://7eminar.ua/news/9024-bezpeka-vs-robocii-proces-xto-vidpovidaje-za-zittya-pracivnika-pid

Раді допомогти, звертайтесь ще!