Заголовок тимчасово відсутній

При використанні електронних документів в обігу зі своїми зовнішніми партнерами, наприклад покупцями та продавцями, краще попередньо у договорі прописати такий варіант документообігу. Справа в тому, що використання електронного підпису допускається у випадках, які визначені законом або ж за письмовою угодою сторін (ч. 3 ст. 207 ЦК). Якщо господарський договір про поставку уже був укладений і використовуються паперові документи, то завжди можна укласти додаткову угоду до договору. Необхідно це, аби у разі спірної ситуації електронні документи могли бути використані як беззаперечний доказ у суді.

Потрібно прописати в обліковій політиці порядок переходу підприємства на електронний документообіг — внести зміни у регламент роботи, внутрішні процедури та повідомити про це персонал.
Також варто:

• зробити перелік відділів та співробітників, які будуть задіяні в ЕДО;


• визначити порядок отримання КЕП;


• прописати алгоритм роботи з електронними документами;


• додати навчальні матеріали та інструкції, які допоможуть співробітникам швидко зорієнтуватися у новому форматі роботи.

Сповіщення контрагентів. Оскільки ЕДО — двосторонній процес, він можливий тільки після взаємної згоди сторін. Важливо узгодити із постійними контрагентами перехід на ЕДО та умови обміну в електронному вигляді, підписавши договір або додаткову угоду.

https://7eminar.ua/events/3032/5713, https://7eminar.ua/events/3067/5838

Ексклюзивна добірка зразків для бухгалтера «Електронний документообіг на підприємстві»
Положення про електронний документообіг ТОВ
Додаткова угода про перехід на електронний документообіг
Договір про електронний обмін документами
Лист про перехід на електронний обіг документами (ВЧАСНО,М.Е.Doc)
Повідомлення про перехід на обмін
документами в електронній формі
Наказ про організацію ведення документообігу
в електронній формі

Раді допомогти, звертайтесь ще!