Договір про електронний обмін документами

про впровадження та організацію системи електронного обміну документами з використанням Електронного цифрового підпису

1. Сторони погодили умови використання кваліфікованого електронного підпису та кваліфікованої електронної печатки (одночасно в тексті вживається як «КЕП») в документообігу в межах виконання усіх укладених між Сторонами договорів, в тому числі при складанні первинних документів. Сторонами погоджено використання КЕП в порядку і на умовах передбачених чинним законодавством України та Договором.

2. Сторони погодили, що всі наступні договори, які укладатимуться між Сторонами, додаткові угоди/додаткові договори до укладених між Сторонами договорів, додатки, специфікації, а також первинні документи та інші документи на виконання укладених договорів складаються Сторонами в електронному вигляді із дотриманням законодавства про електронні документи та електронний документообіг та законодавства у сфері застосування КЕП.

3. Сторони домовились, що підписання документів Сторонами з використанням КЕП буде здійснюватися виключно через онлайн-сервіс електронного документообігу «Вчасно» (https://vchasno.ua/).

4. Порядок формування, обміну та підписання електронних документів:

4.1. Сторони домовилися про те, що при виконанні умов Договору можуть здійснювати підписання зазначених в п. 2. документів в формі електронних документів (далі – Е-документи), для підтвердження описаних в них господарських операцій з використанням відповідного програмного рішення.

4.2. Кожна Сторона зобов’язана щоденно слідкувати за надходженням Е-документів та своєчасно здійснювати їх приймання, перевірку, підписання з використанням КЕП та повернення іншій Стороні. Сторона яка здійснює надсилання Е-документа вважається Стороною-відправником, а Сторона яка здійснює отримання Е-документа, вважається Стороною-одержувачем.

4.3. Підготовка Е-документів здійснюється відповідною Стороною і в строки, встановлені умовами укладених між Сторонами договорів. До моменту передачі іншій Стороні, Сторона-відправник зобов’язана належним чином скласти новий та/або перевірити отриманий E-документ та підписати його з використанням КЕП: кваліфікованого електронного підпису посадової особи уповноваженої на підписання такого документу з наступним накладенням на Е-документ кваліфікованої електронної печатки Сторони. E-документи які передаються, підписуються у всіх випадках з використанням КЕП відповідної Сторони.

4.4. E-документи вважаються підписаними і набирають чинності з дати складання документу, з наступним підписанням з використанням КЕП Стороною-одержувачем E-документа, якщо Сторонами не визначено іншу дату набуття чинності в Е-документі.

4.5. У випадку, коли договором не встановлено строків підписання конкретних документів, Сторони погодили, що строк підписання таких документів в електронному вигляді або надання відмови від їх підписання становить 10 (десять) робочих днів з дати їх надсилання Стороною-відправником.

4.6. Кваліфікований електронний підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису у разі, якщо:

- Кваліфікований електронний цифровий підпис підтверджено з використанням кваліфікованого сертифікату відкритого ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

- під час перевірки використовувався кваліфікований сертифікат ключа, чинний на момент накладення КЕП;

- особистий ключ підписанта відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

4.7. Сторони домовилися, що E-документи, які відправлені, підписані КЕП (з врахуванням положень пункту 4.5.), мають повну юридичну силу, породжують права та обов'язки для Сторін, можуть бути представлені до суду в якості належних доказів та визнаються тотожними документам, що складаються на паперовому носієві. Підтвердження передачі документів (відправлення, отримання, тощо) вважається легітимним підтвердженням фактичного прийому-передачі таких документів уповноваженими особами Сторін і не вимагає додаткового доказування.

5. Сторони погодили, що накладення кваліфікованої електронної печатки не є обов’язковим реквізитом будь-якого Е-документу. Відсутність кваліфікованої електронної печатки на Е-документі не створює підстав вважати такий Е-документ неукладеним чи недійсним. Накладення кваліфікованої електронної печатки на Е-документі відбувається у випадку наявності такої печатки у Сторони та технічної можливості її використання під час підписання Стороною Е-документу.

6. У випадку неможливості виконання зобов'язань за цим Договором, Сторони негайно повідомляють про це один одного.

7. Сторони самостійно забезпечують збереження програмного забезпечення, яке використовується для обміну електронними документами, ключів та електронних документів, розміщених на своїх комп'ютерах.

8. Сторони не несуть відповідальності та не надають консультаційних послуг щодо роботи системи для обміну Е-документами, програми, тощо.

9. При вирішенні всіх інших питань, пов’язаних з електронним документообігом, які не врегульовані цим Договором, Сторони керуються положеннями чинного законодавства.

10. Створення Е-документів здійснювати із застосуванням КЕП таких уповноважених представників кожної із Сторін:

 

Від Сторони-1:	Від Сторони-2:
ПІБ	ПІБ
Електронна адреса	Електронна адреса

 

У випадку змін зазначених електронних адрес, Сторони зобов'язуються повідомити одна одну про такі зміни не пізніше 13:00 години наступного робочого дня після їх запровадження листом на альтеративні електронні адреси Сторін:

- Сторона-1 –___________________

- Сторона-2 –___________________

11. Сторони встановили, що умови даного Договору, застосовуються у тому числі і під час підписання Сторонами цього Договору. Договір набуває чинності з дати зазначеної в преамбулі Договору і діє до закінчення строку дії усіх укладених між Сторонами договорів.

12. Враховуючи введення правового режиму воєнного стану та з метою забезпечення безперервності господарських операцій даний договір  укладений  українською мовою в електронній формі з використанням кваліфікованих електронних підписів представників Сторін, без використання кваліфікованих електронних печаток Сторін.

13. Сторони зобов‘язуються за запитом іншої Сторони та при наявності можливості  підготувати документи на паперових носіях та направити іншій Стороні для підписання в строки, визначені договором, додатками або додатковими угодами до нього.

Сторона-1	Сторона-2
___________________	_________________