Облікова політика
13.08.2026
Товарний облік запасів у ФОП: правила і порядок ведення
Чи знаєте ви, що не всі ФОП зобов'язані вести товарний облік? Розбираємо, хто саме повинен документувати рух товарів та наводимо покрокову інструкцію з оформлення документів, заповнення форми обліку та зберігання паперів. У статті – все, що потрібно знати про товарний облік для уникнення проблем з контролюючими органами
- Хто зобов'язаний вести товарний облік
- Форма ведення товарного обліку
- Порядок заповнення форми обліку
- Первинні документи та їх реквізити
- Особливості зберігання документів
- Висновки
Хто зобов'язаний вести товарний облік
Облік товарних запасів ведуть суб'єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі при продажу товарів у сфері торгівлі та громадського харчування. Це обов’язкова вимога статті 3 Закону України від 06.07.1995 №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» та Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб - підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затвердженого наказом Мінфіну від 03.09.2021 №496 (далі – Порядок №496). Але стосується вона не всіх.
Облік товарних запасів повинні вести ФОП загальної системи оподаткування, а також ФОП-платники єдиного податку третьої групи, які одночасно платниками ПДВ. Крім того, товарний облік повинні вести всі ФОП, які реалізують, технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби й вироби медичного призначення, ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння тощо.
Отже, ФОП на загальній системі та ФОП третьої групи-платники ПДВ зобов’язані вести облік товарних запасів незалежно від того, які товари вони реалізують. А всі інші ФОП-платники єдиного податку ведуть товарний облік запасів, якщо вони реалізують вищевказані товари, тобто технічно складні побутові товари, лікарські засоби і вироби медичного призначення, ювелірні товари тощо.
Форма ведення товарного обліку
Форму, за якою ведеться товарний облік, наведено у додатку до Порядку №496.
ФОП може вести облік товарних запасів у паперовій або електронній формі. У разі обрання електронного формату ФОП самостійно обирає програмне забезпечення та спосіб внесення даних до Форми обліку з дотриманням вимог Порядку №496.
Порядок заповнення форми обліку
Облік ведеться шляхом систематичного внесення до Форми інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів. Записи оформлюються в хронологічному порядку.
Якщо на початок обліку у ФОП є залишки товарів, потрібно скласти первинний документ – опис залишку товарів у довільній формі. У ньому зазначаються: найменування товарів, кількість (з одиницями виміру) та їх вартість, визначена самим ФОП. На підставі цього опису вноситься перший запис до Форми обліку.
Перший запис про залишки товарів до Форми обліку ФОП не вносить, якщо він є новоствореним або лише розпочинає реалізацію товарів, які передбачають ведення обліку товарних запасів, і у нього відсутні залишки товарів на дату виникнення такого обов'язку. У цьому разі ФОП фіксує перший документ на придбання товару, потім вносить дані про надходження та реалізацію товарів.
Отже після того, як ФОП склав опис залишку і вніс перший запис до Форми обліку про цей опис, далі він заповнює у ній у хронологічному порядку інформацію про всі первинні документи про придбання чи надходження товарних запасів та про вибуття товарних запасів.
Первинні документи та їх реквізити
До первинних документів належать:
- опис залишку товарів;
- накладні, транспортні документи, митні декларації;
- акти закупки, фіскальні чи товарні чеки, інші документи з необхідними реквізитами.
Обов’язкові реквізити первинних документів, які вказуються у Формі обліку, такі:
- вид документа;
- дата;
- номер та дані постачальника або отримувача товару, тобто його назва, податковий номер або код ЄДР.
Також слід вказати загальну вартість товарів за первинним документом.
У разі надходження товару у Формі обліку вказують:
- номер рядка, дату запису;
- реквізити документа (назва, дата, номер);
- дані постачальника (назва, податковий номер);
- вартість товару за документом.
Вибуттям товару вважається:
- продаж без РРО;
- переміщення товарів між об’єктами ФОП;
- повернення;
- втрата;
- використання для власних потреб.
Під час вибуття товару у Формі зазначають:
- номер рядка, дату запису;
- реквізити документа;
- дані покупця (назва, податковий номер);
- вартість товару.
Зверніть увагу! Вибуття товарів, реалізованих із застосуванням РРО/ПРРО, у Формі обліку не фіксується
Слід враховувати, що один ФОП може мати кілька окремих Форм обліку. Це пов’язано з тим, що для кожного місця продажу (господарського об’єкта) або місця зберігання товарів (складу) необхідно вести власну Форму обліку та оформлювати відповідні документи на переміщення товарів між такими об’єктами.
Особливості зберігання документів
Форму обліку та первинні документи слід зберігати безпосередньо за місцем реалізації товарів (господарському об’єкті) до моменту вибуття останнього товару, зазначеного в цих документах.
Щомісяця ці документи групуються у хронологічному порядку відповідно до записів у Формі обліку і надалі підшиваються разом із нею для зберігання.
Висновки
- Обов’язок ведення товарного обліку мають ФОП на загальній системі, ФОП-єдинники 3 групи – платники ПДВ, а також усі ФОП, які продають окремі категорії товарів (побутову техніку, ліки, ювелірні вироби тощо), незалежно від форми оплати.
- Форма обліку ведеться у паперовому або електронному вигляді, за встановленою формою, із фіксацією всіх надходжень і вибуття товарів на підставі первинних документів.
- Перший запис у Формі обліку – це опис залишку товарів, якщо вони були в наявності на момент початку ведення обліку. Якщо залишків немає, перший запис – документ на першу поставку.
- Окрема Форма обліку має вестися на кожне місце торгівлі або зберігання товарів. Переміщення товарів між об’єктами ФОП потрібно документально оформлювати.
Читайте більше:
ПДВ
22.10.2026
З 1 липня 2027 року ПДВ на міжнародні посилки: закони підписано Президентом!
10 вересня Комітет схвалив пакет законопроєктів щодо оподаткування міжнародних посилок, 15 жовтня ВРУ схвалила законопроєкти №16051-1 та №15460 у ІІ читанні, 22 жовтня законопроєкти було підписано Президентом. Документи передбачають ПДВ на імпортні посилки від 0 євро, нові правила для маркетплейсів та збереження пільги для некомерційних відправлень до 45 євро. Додатково законопроєкти передбачають спрямування надходжень від ПДВ з міжнародних поштових та експрес-відправлень до спеціального фонду Державного бюджету для забезпечення потреб Збройних Сил України

Зміни у законодавстві
22.10.2026
Оподаткування доходів з платформ з 2027 року: закон підписано Президентом!
Верховна Рада розглянула та прийняла у другому читанні законопроєкт №15111-д, який фактично вводить нові правила оподаткування доходів українців від цифрових платформ (маркетплейсів, сервісів послуг тощо). Документ передбачає автоматичний обмін податковою інформацією з іншими країнами, визначає роль платформ як податкових агентів і встановлює нові підходи до звітності та сплати податків. 22 жовтня Президент підписав цей закон

Акцизний податок
22.10.2026
SAF-T UA для ВПП: чи поширюється обов’язок на періоди до включення до Реєстру
Чи повинен великий платник податків подавати файл SAF-T UA за періоди, коли його ще не було включено до Реєстру ВПП? Відповідно до п. 64.7 Податкового кодексу України, спеціальні правила для великих платників поширюються на них лише за умови включення до відповідного Реєстру. Тому під час документальної перевірки файл SAF-T UA потрібно надавати за запитом контролюючого органу за ті податкові періоди, протягом яких платник перебував у Реєстрі ВПП

ПДВ
22.10.2026
Чи є об’єктом оподаткування ПДВ операції з продажу торгової марки
Податківці пояснюють, що у випадку, якщо покупець придбаває право на використання об’єкта права інтелектуальної власності без одержання права власності на нього, то винагорода (платежі) за таке використання не є об’єктом оподаткування ПДВ

Охорона праці
22.10.2026
Укриття перевірятимуть без керівника: нові правила обстеження захисних споруд з 21 жовтня
Із 21 жовтня 2026 року діють нові правила обстеження укриттів, затверджені постановою КМУ №1288. Уповноважені органи зможуть перевіряти захисні споруди за певних умов навіть без присутності керівника балансоутримувача, отримувати доступ до документів і фіксувати перебіг обстеження на фото та відео. Також передбачено оприлюднення інформації про укриття у форматі відкритих даних і заборону виключати захисну споруду з відповідного фонду, доки не буде врегульовано документально підтверджений судовий чи інший правовий спір щодо неї. Розглянемо, що саме змінилося

Єдиний податок
22.10.2026
Оплата після переходу на загальну систему оподаткування: чи порушуються умови застосування спрощеної системи
Якщо ФОП - платником єдиного податку другої групи здійснюється господарська діяльність з надання послуг платникам єдиного податку, то незалежно від дати надходження коштів за надані послуги (навіть після переходу замовника на загальну систему оподаткування), порушень умов перебування на другій групі у платника єдиного податку не виникає

Основні засоби, МНМА
22.10.2026
Узуфрукт і речові права на майно: Мінфін вніс зміни до НП(С)БО 25
Мінфін наказом від 02.10.2026 №513 вніс зміни до НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність», якими уточнюються правила відображення основних засобів, отриманих державними та комунальними підприємствами на різних речових правах

Дивіденди
22.10.2026
Спільні рахунки в іноземних брокерів: ДПС роз’яснила правила оподаткування та декларування
Державна податкова служба надала роз’яснення щодо порядку оподаткування та декларування інвестиційних доходів (дивідендів та інвестприбутку), отриманих українськими резидентами через спільні рахунки в іноземних брокерських компаніях (наприклад, для спрощення процедури спадкування за кордоном без проходження судового процесу у США)

ЗЕД
22.10.2026
Митні спрощення для бізнесу після обстрілів: постанова КМУ
КМУ ухвалив постанову, яка змінює правила застосування митного законодавства під час воєнного стану. Підприємства, чиє майно постраждало від обстрілів, зможуть зберегти митні спрощення та авторизації за визначених умов, а строки погодження окремих процедур митного контролю скоротять із восьми робочих годин до однієї. Також постанова врегульовує ввезення без сплати ввізного мита та ПДВ комплектувальних для виробництва озброєння, оплаченого іноземними партнерами. Розглянемо, які зміни передбачено для імпортерів, авторизованих економічних операторів і підприємств оборонно-промислового комплексу

Охорона праці
22.10.2026
Чи може директор виконувати функції служби охорони праці: роз'яснення від Держпраці
Чи може директор підприємства самостійно виконувати функції служби охорони праці, чи потрібно призначати окремого фахівця? Це залежить насамперед від кількості працівників і дотримання вимог законодавства про охорону праці. На підприємствах із чисельністю 50 і більше працівників необхідно створити службу охорони праці, тоді як у менших підприємствах передбачені інші варіанти організації цієї роботи. Розглянемо, коли директор може виконувати такі функції, які вимоги до його підготовки та як правильно оформити відповідні обов’язки

Інше
22.10.2026
Переведення годинників 2026: коли Україна перейде на зимовий час і чи буде це востаннє
Цієї осені Україна традиційно перейде на зимовий час – у ніч на 25 жовтня 2026 року стрілки годинників потрібно буде перевести на одну годину назад. Розповідаємо, коли саме переводити годинник, як зміниться час та чи стане цей перехід останнім для України

ФОП
22.10.2026
«Сплячий» ФОП у 2027: чому все одно доведеться сплатити 60 тис. грн. податків
ФОП бажає у 2027 році припинити діяльність на невизначений термін, але не закривати (не ліквідовувати) його. 1. Чи є можливість подати таку заяву через портал Дія і яку назву має даний документ? 2. Якщо це 2-га група, то податки можна не сплачувати?

Податковий борг
22.10.2026
Податкова застава на землю через борги попереднього власника: як фермерське господарство зняло обтяження
Фермерське господарство придбало земельну ділянку на електронному аукціоні, але не могло вільно нею розпоряджатися через податкову заставу, оформлену за боргами попередньої власниці. Податкова відмовилася знімати обтяження, тож підприємство звернулося по допомогу до Ради бізнес-омбудсмена. Після аналізу законодавства та судової практики й взаємодії з ДПС питання вдалося вирішити – податкову заставу припинили. Розповідаємо, як захистити права нового власника нерухомості та що варто знати про податкову заставу майна

ПДВ
22.10.2026
Нульова ставка ПДВ на міжнародні перевезення: хто має право її застосовувати
Оподаткування міжнародних перевезень ПДВ залежить від статусу перевізника та виду послуг, які надає експедитор. Розглянемо ключові правила нарахування ПДВ та складання податкових накладних під час міжнародних перевезень

Судова практика
22.10.2026
407 об’єктів – 407 порушень: Верховний Суд визначив правила штрафування за №20-ОПП
Штраф за неподання або несвоєчасне подання форми №20-ОПП податкова може нарахувати за кожний об’єкт оподаткування, а не за кожне повідомлення. Верховний Суд підтвердив: можливість зазначити кілька однотипних об’єктів в одному узагальненому повідомленні не змінює порядку визначення кількості порушень

Пенсія, соцпільги
22.10.2026
Виплата пенсій за рішенням суду за новими правилами: що пропонує законопроєкт №16171
У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №16171, який стосується виплати пенсій на виконання судових рішень. Документ пропонує забезпечити щомісячну виплату пенсії, призначеної або перерахованої за рішенням суду, у повному розмірі, а заборгованість за минулі роки обліковувати окремо та погашати в установленому порядку. Ініціатива спрямована на врегулювання питання виконання судових рішень у солідарній пенсійній системі

ПДВ
22.10.2026
Податкова накладна зареєстрована, але не включена до декларації: чи буде вона врахована
Зареєстрована податкова накладна не гарантує збереження права на податковий кредит, якщо платник ПДВ не врахував її у декларації. Виправити ситуацію можна протягом 365 календарних днів із дати складення податкової накладної або розрахунку коригування. Якщо пропустити цей строк, право на податковий кредит за документом буде втрачено





