Як покласти ведення військового обліку і штрафи від ТЦК на юрфірму

1. Організація військового обліку на підприємстві
2. Особа, відповідальна за ведення військового обліку
3. Директор – відповідальна особа за ведення військового обліку
4. Що робити, якщо працівники відмовляються вести військовий облік
5. Господарський договір про надання послуг з ведення військового обліку
6. Свобода договору
7. Відповідальність за порушення зобов’язання
8. І наостанок

Організація військового обліку на підприємстві

Як зазначено у п. 8 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою Кабміну від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487), організація військового обліку на підприємствах покладається на відповідних керівників.

Обов’язки з ведення військового обліку покладаються на працівників служби персоналу.

У разі відсутності штатної одиниці служби персоналу, обов’язки з ведення військового обліку покладаються на особу, яка веде облік працівників в державному органі, органі місцевого самоврядування, на підприємстві, в установі, організації.

Отже, керівник повинен:

1. призначити особу, відповідальну за ведення військового обліку,
2. встановити їй доплату,
3. організувати підвищення її кваліфікації.

І саме керівник буде нести відповідальність в разі невиконання функцій з організації належного військового обліку.

Про доплату за виконання обов’язків із ведення військового обліку ми писали тут

Особа, відповідальна за ведення військового обліку

Ведення військового обліку покладається на працівників служби персоналу (відділу кадрів). Якщо такого підрозділу немає – на кадровика.

Якщо ж і кадровий відділ, і кадровик відсутні на підприємстві, обов'язки із ведення військового обліку покладаються на працівника, який веде кадровий облік.

У разі перевірки, представники ТЦК особливу увагу звертають на те, кого призначено відповідальною особою. Якщо ця функція не закріплена за кадровиком або особою, яка займається обліком працівників, це вважається порушенням.

Директор – відповідальна особа за ведення військового обліку

Якщо на підприємстві відсутній кадровий відділ та немає інших осіб, які ведуть кадровий облік, ведення військового обліку може бути покладене на директора. Проте, не забуваємо, що директор має організувати й контролювати, тому змішування функцій виконавця і контролера – це не крайній випадок, коли дійсно нікого немає і не має можливості іншим чином організувати ведення військового обліку.

Директор може видати наказ сам на себе, де буде визначено наступне:

Приступаю до виконання обов’язків щодо ведення військового обліку в ТОВ «Лелека» з «__» _______ 2025 року.

Пропонуємо скористатися нашим зразком цього наказу.

Що робити, якщо працівники відмовляються вести військовий облік

Якщо кадровик чи інший працівник, який веде кадровий облік, не бажає брати на себе обов'язки особи, відповідальної за ведення військового обліку, необхідно отримати письмову відмову. Це допоможе підприємству обґрунтувати свою позицію під час перевірок.

В такому разі шукаймо іншого працівника, який готовий стати особою, відповідальною за ведення військового обліку. Наприклад, це може бути менеджер або юрист підприємства.

Як в такому випадку дотриматися вимог Порядку №1487?

Рішення є: оформлюємо працівника (юриста, менеджера тощо) за сумісництвом на неповний робочий час у відділ персоналу, що дасть змогу призначити такого працівника особою, відповідальною за ведення військового обліку.

Як це виглядатиме, розглянемо на прикладі.

На підприємстві є юрисконсульт, який не надто перевантажений роботою і готовий бути відповідальною особою.

Але п. 8 Порядку №1487 дозволяє призначати відповідальною особою працівника відділу персоналу і лише за його відсутності – іншого працівника, який веде облік працівників.

Відділ персоналу (відділ кадрів, кадровик) є, отже не маємо права призначити юрисконсульта відповідальною особою. Але якщо цей юрисконсульт за внутрішнім сумісництвом стане ще й кадровиком, нехай навіть на 1-2 години на тиждень (оформлюємо на неповний робочий час), не буде жодних порушень.

Важливо, не плутати внутрішнє сумісництво і суміщення посад. Про різницю між сумісництвом і суміщенням ми писали тут

Як зацікавити та заспокоїти працівника й отримати його згоду на виконання обов’язків відповідального за військовий облік?

Як свідчить досвід, багато хто відмовляється брати на себе обов’язки особи, відповідальної за ведення військового обліку, коли дізнається, що штрафи платить не підприємство, а посадова особа. Відповідальний за ведення військового обліку є такою посадовою особою.

В деяких компаніях керівники не лише матеріально стимулюють таких працівників, встановлюючи значний розмір доплати, а й заспокоюють тим, що в разі чого, всі штрафи компенсують.

Пропонуємо розглянути інший варіант, який дає можливість, діючи в рамках правового поля, «компенсувати» штрафи повністю або частково.

Господарський договір про надання послуг з ведення військового обліку

Особою, відповідальною за ведення військового обліку, може бути лише штатний працівник. Це ми вже з’ясували.

А от послуги із ведення військового обліку, аудит списків персонального військового обліку, налагодження військового обліку і всіляке консультування з питань ведення військового обліку можна покласти на іншу фізичну чи юридичну особу.

Візьмемо для прикладу юридичну компанію, яка має в штаті й спеціалістів з ведення військового обліку, і адвокатів, які можуть кваліфіковано захищати інтереси підприємства-замовника під час проведення перевірки та, в разі чого, представляти інтереси цього підприємства під час розгляду адміністративної справи в ТЦК чи при оскарженні постанови ТЦК в суді.

З цією компанією можна укласти договір про надання послуг. Важливо дуже ретельно прописати:

1. предмет договору;
2. обов’язки Виконавця;
3. відповідальність Виконавця.

З предметом і обов’язками все більш-менш зрозуміло. Це звичайний договір і сторони можуть обумовити виконання будь-яких обов’язків, що не суперечить чинному законодавству України.

Нас цікавить насамперед розділ про відповідальність і про це поговоримо далі.

Свобода договору

Нагадаємо, що в Україні діє принцип свободи договору, адже відповідно до ст. 6 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ) сторони мають право укласти договір, який не передбачений актами цивільного законодавства, але відповідає загальним засадам цивільного законодавства.

Сторони мають право врегулювати у договорі, який передбачений актами цивільного законодавства, свої відносини, які не врегульовані цими актами.

Сторони в договорі можуть відступити від положень актів цивільного законодавства і врегулювати свої відносини на власний розсуд.

Якщо коротко, то сторони договору можуть обумовити будь-які умови й передбачити будь-які штрафи, якщо не йдеться про суб'єктів господарювання, що належать до державного сектора економіки.

Відповідальність за порушення зобов’язання

Відповідно до ст. 546 ЦКУ виконання зобов'язання може забезпечуватися неустойкою.

Згідно зі ст. 549 ЦКУ неустойкою (штрафом, пенею) є грошова сума або інше майно, які боржник повинен передати кредиторові у разі порушення боржником зобов'язання.

Штрафом є неустойка, що обчислюється у відсотках від суми невиконаного або неналежно виконаного зобов'язання.

Далі розглянемо на прикладі.

ТОВ «Лелека» (Замовник) уклало з юркомпанією (Виконавець) договір про надання послуг.

Серед обов’язків Виконавця підготовка необхідних документів для ведення військового обліку, консультування з будь-яких питань, пов’язаних із веденням військового обліку, щотижневий (щомісячний, щоквартальний) аудит:

1. військово-облікових документів працівників;
2. списків персонального військового обліку;
3. відомості оперативного обліку тощо.

Крім того, цим договором передбачено представництво інтересів в ТЦК та в суді.

Сторони передбачили, що в разі накладення на Замовника штрафу за порушення ведення військового обліку буде вважатися, що Виконавець не виконав своє зобов'язання із забезпечення належного ведення військового обліку, а отже, буде нести відповідальність за порушення зобов'язання.

У розділі «Відповідальність» можна передбачити, що в разі, якщо під час перевірки ТЦК виявить порушення порядку ведення військового обліку (серед тих обов’язків, які Виконавець повинен був виконувати чи контролювати (виявляти, консультувати)), останній сплачує Замовнику штраф – Х% від визначеної сторонами суми.

У Виконавця є можливість або відстояти права підприємства і довести відсутність порушення, або оскаржити штраф в суді.

Якщо Виконавець не зможе довести відсутність порушень з боку підприємства, він змушений буде сплатити штраф за неналежне виконання договірних обов’язків.

І наостанок

Чи знайдете ви Виконавця, який візьме на себе такі обов’язки й ризики, – це окреме питання, але нам відомі такі випадки й столичні підприємства цим успішно вже користуються.

Інша проблема, яка може виникнути, – вимоги ТЦК, які дуже часто виходять за межі того, що встановлює законодавства. Тобто, з погляду Порядку №1487 може бути ідеальне ведення військового обліку, а ТЦК все одно вбачає порушення і намагається накласти штраф.

В такому випадку юркомпанія, що спеціалізується на таких питаннях, точно повинна знати й мати механізми оскарження неправомірності вимог ТЦК.

Ще раз звертаємо увагу, що ТЦК накладатиме штрафи не на юркомпанію, з якою укладено договір, а на посадову особу (керівника чи відповідальну особу), але у випадку наявності такого договору про надання послуг з правильно сформульованим розділом про відповідальність, можна буде вимагати від юркомпанії сплати штрафу, передбаченого договором, що по суті буде повністю або частково компенсувати адміністративний штраф.

При цьому штраф за договором Виконавець сплатить Замовнику, який ще повинен знайти способи повернути ці кошти відповідальній особі, що сплатила штраф за постановою ТЦК. Впевнена, що з цим етапом у вас не буде проблем.

Шаблони та зразки:

Наказ про покладання обов’язків із ведення військового обліку на директора

Читайте більше:

Плани перевірок ТЦК на 2025 рік

Графік звіряння з ТЦК на 2025 рік

Штрафи від ТЦК: як та кого штрафують, як оскаржити

Які документи до ТЦК подають роботодавець і працівник: ТОП-6 ситуацій

Доплата за ведення військового обліку: рішення суду про її необов’язковість

Перевірки ТЦК: які документи з військового обліку обов’язкові на підприємстві

Відомість про наявність і технічний стан транспортних засобів на підприємстві: як скласти і подати до ТЦК