Як покласти ведення військового обліку і штрафи від ТЦК на юрфірму

1. Організація військового обліку на підприємстві
2. Особа, відповідальна за ведення військового обліку
3. Директор – відповідальна особа за ведення військового обліку
4. Що робити, якщо працівники відмовляються вести військовий облік
5. Господарський договір про надання послуг з ведення військового обліку
6. Свобода договору
7. Відповідальність за порушення господарського зобов’язання
8. І наостанок

Організація військового обліку на підприємстві

Як зазначено у п. 8 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487) організація військового обліку на підприємствах покладається на відповідних керівників.

Обов’язки з ведення військового обліку покладаються на працівників служби персоналу.

У разі відсутності штатної одиниці служби персоналу, обов’язки з ведення військового обліку покладаються на особу, яка веде облік працівників в державному органі, органі місцевого самоврядування, на підприємстві, в установі, організації.

Отже, керівник повинен:

1. призначити особу, відповідальну за ведення військового обліку,
2. встановити їй доплату,
3. організувати підвищення її кваліфікації.

І саме керівник буде нести відповідальність в разі невиконання функцій з організації належного військового обліку.

Про доплату за виконання обов’язків із ведення військового обліку ми писали тут

Особа, відповідальна за ведення військового обліку

Ведення військового обліку покладається на працівників служби персоналу (відділу кадрів). Якщо такого підрозділу немає – на кадровика.

Якщо ж і кадровий відділ, і кадровик відсутні на підприємстві, обов'язки із ведення військового обліку покладаються на працівника, який веде кадровий облік.

У разі перевірки, представники ТЦК особливу увагу звертають на те, кого призначено відповідальною особою. Якщо ця функція не закріплена за кадровиком або особою, яка займається обліком працівників, це вважається порушенням.

Директор – відповідальна особа за ведення військового обліку

Якщо на підприємстві відсутній кадровий відділ та немає інших осіб, які ведуть кадровий облік, тоді ведення військового обліку може бути покладене на директора.

Для цього директор може видати наказ сам на себе, де буде визначено наступне:

Приступаю до виконання обов’язків щодо ведення військового обліку в ТОВ «Лелека» з «__» _______ 2025 року.

Пропонуємо скористатися нашим зразком цього наказу.

Якщо кадровика немає, але кадровим обліком займається хтось інший, то директор не має права брати на себе обов’язки із ведення військового, адже це суперечить нормам Порядку №1487.

Щоб уникнути порушень, можна застосувати наступний механізм: директор бере на себе часткове ведення кадрового обліку (оформлюємо відповідним наказом) і тоді його призначення відповідальною особою буде цілком правомірним.

Насправді багатьом здається, що це зайве, адже директор – на те й директор, щоб приймати управлінські рішення. Але досвід спілкування з представниками ТЦК свідчить, що простіше зробити зайвий документ і підстрахуватися, ніж наражатися на штрафи.

Що робити, якщо працівники відмовляються вести військовий облік

Якщо кадровик чи інший працівник, який веде кадровий облік, не бажає брати на себе обов'язки особи, відповідальної за ведення військового обліку, необхідно отримати письмову відмову. Це допоможе підприємству обґрунтувати свою позицію під час перевірок.

В такому разі шукаймо іншого працівника, який готовий стати особою, відповідальною за ведення військового обліку. Наприклад, це може бути менеджер або юрист підприємства.

Як в такому випадку дотриматися вимог Порядку №1487?

Рішення є: оформлюємо працівника (юриста, менеджера тощо) за сумісництвом на неповний робочий час у відділ кадрів, що дасть змогу призначити такого працівника особою, відповідальною за ведення військового обліку.

Як це виглядатиме, розглянемо на прикладі.

На підприємстві є юрисконсульт, який не надто перевантажений роботою і готовий бути відповідальною особою.

Але п. 8 Порядку №1487 дозволяє призначати відповідальною особою працівника відділу персоналу і лише за його відсутності – іншого працівника, який веде облік працівників.

Відділ персоналу (відділ кадрів, кадровик) є, отже не маємо права призначити юрисконсульта відповідальною особою. Але якщо цей юрисконсульт за внутрішнім сумісництвом стане ще й кадровиком, нехай навіть на 1-2 години в тиждень (оформлюємо на неповний робочий час), то не буде жодних порушень.

Важливо, не плутати внутрішнє сумісництво і суміщення посад. Про різницю між сумісництвом і суміщенням ми писали тут

Як зацікавити та заспокоїти працівника й отримати його згоду на виконання обов’язків відповідального за військовий облік?

Як свідчить досвід, багато хто відмовляється брати на себе обов’язки особи, відповідальної за ведення військового обліку, коли дізнається, що штрафи платить не підприємство, а посадова особа. Відповідальний за ведення військового обліку є такою посадовою особою.

В деяких компаніях керівники не лише матеріально стимулюють таких працівників, встановлюючи значний розмір доплати, а й заспокоюють тим, що в разі чого, всі штрафи компенсують.

Пропонуємо розглянути інший варіант, який дає можливість, діючи в рамках правового поля, «компенсувати» штрафи повністю або частково.

Господарський договір про надання послуг з ведення військового обліку

Особою, відповідальною за ведення військового обліку, може бути лише штатний працівник. Це ми вже з’ясували.

А от послуги із ведення військового обліку, аудиту списків персонального військового обліку, налагодження військового обліку і всіляке консультування з питань ведення військового обліку можна покласти на іншу фізичну чи юридичну особу.

Візьмемо для прикладу юридичну компанію, яка має в штаті й спеціалістів з ведення військового обліку, і адвокатів, які можуть кваліфіковано захищати інтереси підприємства-замовника під час проведення перевірки та, в разі чого, представляти інтереси цього підприємства під час розгляду адміністративної справи в ТЦК чи при оскарженні постанови ТЦК в суді.

З цією компанією можна укласти договір про надання послуг. Важливо дуже ретельно прописати:

1. предмет договору;
2. обов’язки Виконавця;
3. відповідальність Виконавця.

З предметом і обов’язками все більш-менш зрозуміло. Це звичайний господарський договір і сторони можуть обумовити виконання будь-яких обов’язків, що не суперечить чинному законодавству України.

Нас цікавить насамперед розділ про відповідальність і про це поговоримо далі.

Свобода договору

Нагадаємо, що в Україні діє принцип свободи договору, адже відповідно до ст. 6 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ) сторони мають право укласти договір, який не передбачений актами цивільного законодавства, але відповідає загальним засадам цивільного законодавства.

Сторони мають право врегулювати у договорі, який передбачений актами цивільного законодавства, свої відносини, які не врегульовані цими актами.

Сторони в договорі можуть відступити від положень актів цивільного законодавства і врегулювати свої відносини на власний розсуд.

Якщо коротко, то сторони договору можуть обумовити будь-які умови й передбачити будь-які штрафи, якщо не йдеться про суб'єктів господарювання, що належать до державного сектора економіки.

Відповідальність за порушення господарського зобов’язання

Звернемося до Господарського кодексу України (далі – ГКУ), який наразі ще діє (в подальшому, якщо законодавець не прийме інших рішень після скасування ГКУ, будемо звертатися до ЦКУ).

Отже, відповідно до ст. 230 ГКУ штрафними санкціями у цьому Кодексі визнаються господарські санкції у вигляді грошової суми (неустойка, штраф, пеня), яку учасник господарських відносин зобов'язаний сплатити у разі порушення ним правил здійснення господарської діяльності, невиконання або неналежного виконання господарського зобов'язання.

Наведемо ще один приклад і розглянемо, як можна визначити умови договору про відповідальність.

Отже, ТОВ «Лелека» (Замовник) уклало з юркомпанією (Виконавець) договір про надання послуг.

Серед обов’язків Виконавця підготовка необхідних документів для ведення військового обліку, консультування з будь-яких питань, пов’язаних із веденням військового обліку, щотижневий (щомісячний, щоквартальний) аудит:

1. військово-облікових документів працівників;
2. списків персонального військового обліку;
3. відомості оперативного обліку тощо.

Крім того, цим договором передбачено представництво інтересів в ТЦК та в суді.

У розділі «Відповідальність» можна передбачити, що в разі, якщо під час перевірки ТЦК виявить порушення порядку ведення військового обліку (серед тих обов’язків, які Виконавець повинен був виконувати чи контролювати (виявляти, консультувати)), останній сплачує Замовнику штраф у розмірі ХХХ гривень.

У Виконавця є можливість або відстояти права підприємства і довести відсутність порушення, або оскаржити штраф в суді.

Якщо Виконавець не зможе довести відсутність порушень з боку підприємства, він змушений буде сплатити штраф за неналежне виконання договірних обов’язків.

І наостанок

Чи знайдете ви Виконавця, який візьме на себе такі обов’язки й ризики, – це окреме питання, але нам відомі такі випадки й столичні підприємства цим успішно вже користуються.

Інша проблема, яка може виникнути, – вимоги ТЦК, які дуже часто виходять за межі того, що встановлює законодавства. Тобто, з точки зору Порядку №1487 може бути ідеальне ведення військового обліку, а ТЦК все одно вбачає порушення і намагається накласти штраф.

В такому випадку юркомпанія, що спеціалізується на таких питаннях, точно повинна знати й мати механізми оскарження неправомірності вимог ТЦК.

Ще раз звертаємо увагу, що ТЦК накладатиме штрафи не на юркомпанію, з якою укладено договір, а на посадову особу (керівника чи відповідальну особу), але у випадку наявності такого договору про надання послуг з правильно сформульованим розділом про відповідальність, можна буде вимагати від юркомпанії сплати штрафу, передбаченого договором, що по суті буде повністю або частково компенсувати адміністративний штраф.

При цьому штраф за договором буде сплачено підприємству, яке ще повинно знайти способи повернути ці кошти відповідальній особі, що сплатила штраф за постановою ТЦК. Впевнена, що з цим етапом у вас не буде проблем.

Тетяна ДОНЕЦЬ, адвокатка, шеф-редактор 7eminar

Шаблони та зразки:

Наказ про покладання обов’язків із ведення військового обліку на директора

Статті на тему:

Плани перевірок ТЦК на 2025 рік

Графік звіряння з ТЦК на 2025 рік

Штрафи від ТЦК: як та кого штрафують, як оскаржити

Які документи до ТЦК подають роботодавець і працівник: ТОП-6 ситуацій

Доплата за ведення військового обліку: рішення суду про її необов’язковість

Перевірки ТЦК: які документи з військового обліку обов’язкові на підприємстві

Відомість про наявність і технічний стан транспортних засобів на підприємстві: як скласти і подати до ТЦК